Thư mục

Hỗ trợ kỹ thuật

  • (Hotline:
    - (04) 66 745 632
    - 0982 124 899
    Email: hotro@violet.vn
    )

Thống kê

  • lượt truy cập   (chi tiết)
    trong hôm nay
  • lượt xem
    trong hôm nay
  • thành viên
  • Chào mừng quý vị đến với Thư viện Bài giảng điện tử.

    Quý vị chưa đăng nhập hoặc chưa đăng ký làm thành viên, vì vậy chưa thể tải được các tư liệu của Thư viện về máy tính của mình.
    Nếu đã đăng ký rồi, quý vị có thể đăng nhập ở ngay ô bên phải.

    QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (FULL)

    (Tài liệu chưa được thẩm định)
    Nguồn:
    Người gửi: Đặng Thị Ngọc Thu
    Ngày gửi: 08h:20' 20-05-2013
    Dung lượng: 870.0 KB
    Số lượt tải: 135
    Số lượt thích: 0 người
    GIÁO TRÌNH

    QUẢN TRỊ
    HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    TÀI LIỆU THAM KHẢO
    Nguyễn Văn Thâm,Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước (TB lần 3), NXB. Chính trị Quốc gia, H., 2003
    Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn bản (dùng cho các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kinh tế), NXB. Chính trị Quốc gia, H., 2003
    Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB. Lao động xã hội, 2006
    Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chánh văn phòng, NXB. Thống kê, 2005
    NỘI DUNG
    ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    CÔNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
    KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH




    CHƯƠNG 1
    ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ
    HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

    1. MỘT VÀI KHÁI NIỆM CƠ BẢN
    1. 1 VĂN PHÒNG
    1.1 VĂN PHÒNG
    1.1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
    Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
    1.1.2 CHỨC NĂNG
    Văn phòng có 2 chức năng :
    - Chức năng tham mưu (văn bản), tổng hợp (thông tin)
    - Chức năng hậu cần
    1.1.3 NHIỆM VỤ
    Văn phòng có các nhiệm vụ sau :
    Hoạch định chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
    Thu thập, xử lí, quản lí và sử dụng thông tin
    Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
    Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
    Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
    Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng
    Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật tư tài sản của cơ quan.
    1.1.4 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
    Hiện đại hóa công tác văn phòng theo hướng :
    * Văn phòng điện tử
    * Văn phòng không giấy
    * Văn phòng tự động hóa
    * Văn phòng của thế kỉ 21

    Phương pháp hiện đại hóa :
    - Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng
    - Tin học hóa công tác văn phòng, sử dụng các mạng nội bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet, mạng WAN (wide area network)
    - Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính, máy fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…)
    - Không ngừng phát triển kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính…
    1.2 QUẢN TRỊ
    1.2.1 KHÁI NIỆM
    Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
    Tài nguyên bao gồm :
    - Tài nguyên hữu hình : vốn, nhân lực, thông tin…
    - Tài nguyên vô hình : trình độ quản lí, …
    1.2.2 CHỨC NĂNG
    - HOẠCH ĐỊNH (PLANNING)
    Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
    TỔ CHỨC (ORGANIZING)
    Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
    LÃNH ĐẠO (LEADING)
    Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.
    KIỂM SOÁT (CONTROLLING)
    Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu.
    1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    1.3.1 KHÁI NIỆM
    Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin.
    1.3.2 CHỨC NĂNG
    - Hoạch định công việc hành chính
    - Tổ chức công việc hành chính văn phòng
    - Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
    - Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
    - Dịch vụ công việc hành chính văn phòng

    Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch vụ hành chính văn phòng là 4 bánh xe.


    1.3.3 PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ
    CÁC CẤP QUẢN TRỊ PHỔ BIẾN TRONG CÁC CÔNG TI LỚN VÀ VỪA (THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ)

    * Cấp QTCC (Top) :
    Chủ tịch HĐQT
    Tổng Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc

    * Cấp QTTG :
    Giám đốc Quản trị nhân sự, GĐ Marketting, GĐ điều hành…

    * Cấp QTCS :
    Trưởng phòng, Quản đốc phân xưởng…

    1.3.4 PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ
    CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ
    Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng.
    Mối tương quan của công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau. Cấp QT càng cao thì hầu hết công việc thuộc về lãnh vực QT và ngược lại công việc của cấp QT càng thấp là hoạt động chuyên môn, thực tiễn.
    CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
    VĂN PHÒNG
    Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp. Tất cả các nhân viên hành chính, các cấp quản trị, tất cả mọi người ở mức độ khác nhau đầu làm công việc hành chính. Cụ thể :
    - Điện thoại
    - Soạn thảo văn bản
    - Xử lí công văn đến/ đi…
    CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ VÀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    1.3.5 NHÀ QUẢN TRỊ
    HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    Khái niệm nhà quản trị
    Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu. Nhà quản trị là người điều khiển , giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp.
    Nhà quản trị HCVP
    Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.
    1.3.6 TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    Cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau :
    - Là 1 nhà trí thức được đào tạo trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
    - Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
    - Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể CBNV trong công ti
    - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mới
    - Gần gũi, biết hòa đồng, đồng cảm với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
    - Có óc khôi hài , giúp làm việc và dịu đi những tình huống khó khăn
    - Phong cách lịch sự
    - Kiểm soát cảm xúc
    - Có nhiều ý tưởng, sáng kiến
    - Tự tin
    - Có óc phán đoán
    - Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới.
    1.3.7 CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
    Trợ lí hành chính
    Trưởng phòng hành chính/ Trưởng phòng xử lí văn bản / Trưởng phòng hồ sơ
    Giám đốc hành chính
    Phó Tổng Giám đốc hành chính
    2. HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC
    HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    2.1 HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    2.1.1 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH
    Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
    Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch (1 tài liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ti/ tổ chức phải thực hiện).
    2.1.2 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH
    HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập các thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động.
    2.1.3 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH
    Hoạch định chiến lược (Strategic planning) / dài hạn
    Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ti, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện. Thời gian thực hiện trên 5 năm.
    Hoạch định chiến thuật (Tactical planning)/ trung hạn
    Là đề ra kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự…), có tính chất trung hạn, do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các giám đốc) thực hiện. Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.
    Hoạch định tác vụ/ tác nghiệp (Operational planning)/ngắn hạn
    Là đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện. Thời gian dưới 1 năm.
    2.1.4 CÁC CĂN CỨ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH
    Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, các quyết định của cấp trên trực tiếp.
    Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của cơ quan, doanh nghiệp.
    Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp.
    Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển của thời đại
    Theo mùa (khô/ mưa…)
    Theo lễ (Tết/ các ngày lễ lớn…).
    2.1.5 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH
    Công cụ hoạch định HCVP bao gồm các dự án lớn, dự án nhỏ khác nhau. Một số công cụ ai cũng phải dùng để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày :
    - Lịch thời gian biểu công tác:
    + Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay
    +Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần
    + Thời gian biểu công tác cho GĐ và thư kí…
    - Sổ tay / sổ nhật kí
    - Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí
    - Lịch để bàn / lịch treo tường
    2.2 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
    (Công việc của các cấp quản trị)
    2.2.1 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA
    Kiểm tra giúp nhà quản trị tránh được nhiều vấn đề tồn tại, hỗ trợ họ đối phó với 5 thách đố :
    - Đối phó với bất trắc
    - Khám phá ra những bất thường
    - Xác định các cơ hội
    - Xử lí những tình huống phức tạp
    - Phân quyền có hiệu quả hơn.
    2.2.2 KHÁI NIỆM KIỂM TRA
    Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kì vọng của tổ chức.
    Kiểm tra để :
    Khuyến khích các hành vi phù hợp
    Ngăn cản các hành vi không phù hợp.
    2.2.3 MỨC ĐỘ KIỂM TRA
    Kiểm tra chiến lược (Strategic control)
    Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện. Thời gian thực hiện: hàng quý, hàng 6 tháng, hàng năm.
    Kiểm tra chiến thuật (Tactical control)
    Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn có liên quan đến các mục tiêu, chương trình… Giám sát các kết quả theo định kì và sửa sai khi cần thiết. Do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các giám đốc) thực hiện. Thời gian thực hiện: hàng tuần, hàng tháng.
    Kiểm tra tác vụ/ tác nghiệp (Operational control)
    Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kết quả hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu. Do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện.
    2.2.4 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
    PHÂN LOẠI KIỂM TRA
    - Kiểm tra hành chính (administrative control)
    Là kiểm tra các công văn giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
    - Kiểm tra công việc tác vụ/ tác nghiệp (operative control)
    Là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như : sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính trong cơ quan/ doanh nghiệp theo đúng tiêu chuẩn và thủ tục.


    CÁC PHƯƠNG PHÁP
    KIỂM TRA HÀNH CHÍNH
    Thanh tra (xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình)
    Kiểm tra ngân sách
    Kiểm tra tập trung (về 1 vấn đề cụ thể)
    Kiểm tra biểu mẫu (forms)
    Kiểm tra bằng máy móc (có tính khách quan)
    Kiểm tra chính sách (các cam kết với nhân viên, DN)
    Kiểm tra thủ tục
    Kiểm tra hồ sơ văn bản
    Kiểm tra các bản tường trình, báo cáo
    Kiểm tra bằng tiêu chuẩn
    Kiểm tra bằng lịch công tác
    TIẾN TRÌNH KIỂM TRA HÀNH CHÍNH
    Lên kế hoạch
    Lên lịch công tác
    Chuẩn bị
    Phân công công tác
    Điều hành
    Đánh giá kết quả
    So sánh đối chiếu
    Sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu/ công nhận thành tích khi đạt hoặc vượt chỉ tiêu
    TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG
    CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
    - Đo lường công việc hành chính
    Đo lường công việc là việc cần thiết để xác định hiệu quả của nhân viên hành chính và đánh giá khả năng của nhân viên một cách khách quan. Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn.
    - Tiêu chuẩn
    (1) Kích thước hay đặc tính
    (2) Chất lượng
    (3) Số lượng
    (4) Thời gian hoàn thành công việc
    CHƯƠNG 2
    CÔNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
    1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
    1.1 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ
    Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lí văn bản trong các cơ quan , doanh nghiệp.
    1.2 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ


    - Nhanh chóng
    - Chính xác
    - Bảo mật
    - Đúng pháp luật
    1.3 Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
    Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc
    Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của
    Góp phần giữ gìn bí mật
    Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí, lưu trữ văn bản
    2. TỔ CHỨC QUẢN LÍ,
    GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
    2.1 GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
    2.1.1 KHÁI NIỆM
    Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện… được gọi chung là văn bản đến.

    2.1.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÍ
    - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng kí.
    - Trước khi VB được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét.
    - Người nhận VB phải kí vào sổ.
    - VB đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời.
    2.1.3 QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN
    Bước 1: Kiểm tra và phân loại
    - Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì phải gửi trả lại nơi gửi.
    - Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng kiến của người đưa công văn.

    - Phân loại sơ bộ văn bản :
    + Loại phải vào sổ đăng kí : Là những công văn gửi cơ quan, thủ trưởng hoặc những người giữ chức vụ lãnh đạo.
    + Loại không phải vào sổ đăng kí : Thư riêng, sách, báo
    + Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng cơ quan, không có dấu mật
    + Loại không bóc bì : Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy, các đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.
    Bước 2 : Mở phong bì văn bản (những VB được phép)
    Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy định cụ thể của mỗi cơ quan, song vẫn phải bảo đảm các nội dung sau :
    - VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc bì trước.

    - Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn cần lưu ý : Phòng HC không mở những tài liệu có ghi rõ tên người nhận và có dấu “Riêng người có tên mở bì”, mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay VB đến người có tên. Những bì tài liệu có dấu “Tuyệt mật” do Chánh VP hoặc người được ủy quyền trực tiếp mở bì.
    - Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện, Cần soát lại bì xem thử đã lấy hết VB ra chưa để tránh bị sót.
    - Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của VB trong bì, nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

    - Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài liệu, phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB.
    - Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc VB cần kiểm tra, xác minh… thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
    * Đối với công văn có dấu “MẬT”
    - Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết.
    - Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để theo dõi.
    - Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người nhận.
    - Tài liệu mật gửi đến không đúng theo thủ tục quy định, chuyển ngay đến người nhận, đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi.
    - Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi những tài liệu có đóng dấu “thu hồi” (kiểm tra, đối chiếu và xóa sổ).
    Bước 3 : Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

    - Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số VB đến.
    - Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích yếu (của CV) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu. Nếu là CV mật, đóng dấu đến lên bì thư.

    - Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi VB đến. Ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Có thể ghi số đến theo từng loại VB.
    MẪU ĐÓNG DẤU NGÀY, GIỜ VÀ SỐ CÔNG VĂN ĐẾN (Kích thước 30 – 50 mm)
    Bước 4 : Trình xem
    - Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét, cho ý kiến phân phối.
    - Sau đó văn thư nhận lại VB để vào sổ CV đến, nắm nội dung CV và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các đơn vị, người có trách nhiệm giải quyết.
    - Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại trước mức độ quan trọng, khẩn của CV, bỏ vào trong một bìa hồ sơ có ghi nhãn : CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN Ý KIẾN.
    Bước 5 : Vào sổ công văn đến
    - VB cần được vào sổ ngay trong ngày đến.
    - Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động của cơ quan, có thể lập nhiều sổ theo các loại VB khác nhau.
    + Nếu số lượng CV đến hàng ngày, hàng năm nhiều thì lập các sổ đăng kí : CV cấp trên, CV cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, CV “mật”, các đơn, thư…
    + Nếu số lượng CV ít chỉ cần lập các sổ đăng kí : CV chung, CV “mật”, các đơn, thư…

    - Việc vào sổ phải đảm bảo : ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng. Tránh trùng hoặc bỏ sót số.
    BÌA SỔ ĐĂNG KÍ CÔNG VĂN ĐẾN
    MẪU NỘI DUNG ĐĂNG KÍ “CÔNG VĂN ĐẾN”
    (ĐỐI VỚI CÔNG VĂN THƯỜNG)
    Bước 6 : Chuyển giao văn bản

    - VB đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí xác nhận vào phần “kí nhận” trong sổ “Đăng kí CV đến” hoặc vào “Sổ chuyển giao VB” của văn thư.
    - Nếu CV có dấu “khẩn” phải được ưu tiên chuyển ngay, tốt nhất là trong vòng 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính.
    - Không để người không có trách nhiệm xem CV, tài liệu của người khác.
    MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
    CHO CÁC ĐƠN VỊ TRONG CƠ QUAN/ DOANH NGHIỆP
    Bước 7 : Theo dõi việc giải quyết công văn

    - Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn của các bộ phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đôn đốc giải quyết.
    - Những công việc có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú.
    (Xem sổ theo dõi việc giải quyết công văn đến)
    Sau khi VB được giải quyết xong cần được chuyển lại văn thư để lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ.
    SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN
    2.2 QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI
    2.2.1 KHÁI NIỆM
    Tất cả các loại VB do cơ quan ban hành để quản lí, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan/ doanh nghiệp được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là VB đi
    2.2.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÍ VB ĐI
    - Tất cả VB đi đều phải vào sổ quản lí VB đi ở văn thư.
    - Tất cả VB đi đều phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi.
    2.2.3 QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI
    Bước 1 : Kiểm tra lại VB
    - Kiểm tra các phần và thể thức của VB
    - Nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung…

    Bước 2 : Vào sổ đăng kí VB đi

    - Cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục các thông số quan trọng như : số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…
    - Không viết bằng bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng.
    - Không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ VB đi. Nếu số lượng VB nhiều thì lập sổ riêng cho từng loại VB.
    MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐI

    LƯU Ý
    Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột : người kí VB, đơn vị kí VB, đơn vị soạn thảo, số lượng soạn thảo…
    Để tránh nhầm lẫn trong việc gửi VB, văn thư căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi VB đi, lấy bìa đóng thành 1 hoặc 2 cặp có nhiều ngăn dùng để chia VB. Khi phân chia hết VB vào từng ô ở cặp bìa, mỗi ô kèm 1 phong bì, văn thư cho VB vào bì và viết bì.
    Bước 3 : Chuẩn bị bì thư
    - Bì thư đựng VB có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích thước do bưu điện quy định. Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ chữ bên trong VB, nếu bị ướt không mủn.
    - Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt. Phải kiểm tra kĩ các chi tiết sau :
    + Bì : Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, kí hiệu của từng CV ở góc trái.
    + Chữ “Kính gửi” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính xác.
    + Tem dán ở góc trên, bên phải.
    Bước 4 : Chuyển văn bản đi
    - VB phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày vào sổ và đăng kí phát hành.
    - VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ,
    Lưu ý : Khi chuyển VB đi phải giữ lại bản chính để vào sổ lưu trữ.
    MẪU SỔ CHUYỂN VB QUA BƯU ĐIỆN HOẶC ĐẾN CÁC CƠ QUAN
    Bước 5 : Sắp xếp bản lưu VB
    - Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, VB của ngăn nào để riêng ngăn ấy. Bản lưu phải là bản chính.

    - Trường hợp gửi VB qua đường bưu điện : có 4 bước
    + Kiểm tra kĩ những điểm : ngày tháng, địa chỉ bên trong và bên ngoài có phù hợp không, văn thư kí tên, phần đính kèm…
    + Gấp và bỏ vào bao thư
    + Cân và dán tem
    + Vào sổ công văn đi.
    2.3 QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
    2.3.1 KHÁI NIỆM
    VB nội bộ là những VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp, do chính CQ/DN ban hành.
    2.3.2 PHÂN LOẠI
    VB nội bộ bao gồm : Các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao VB…
    Mỗi loại VB nội bộ phải có sổ đăng kí riêng, trong đó nêu rõ : số, kí hiệu, ngày tháng kí, người kí, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kí nhận…
    VB nội bộ cũng được lưu như các VB khác.
    2.4 QUẢN LÍ VĂN BẢN MẬT
    Các VB mật được quản lí theo quy định của nhà nước. Cụ thể :
    - Xác định đúng đắn mức độ : Mật / Tối mật / Tuyệt mật trong các VB .
    - Thực hiện đúng các quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy…
    - Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lí tài liệu mật.
    - Chọn nhân viên, cán bộ quản lí tài liệu mật theo quy định của nhà nước. Thực hiện khen thưởng, kỉ luật kịp thời.
    Mẫu sổ công văn đến – loại mật
    GỬI TÀI LIỆU MẬT ĐI
    - Vào sổ : Vào sổ “Tài liệu mật đi” riêng để theo dõi.
    - Trường hợp tài liệu “Tuyệt mật”, người chuẩn bị VB phải lấy số CV đi và đăng kí theo đúng các cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý) cho vào bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để làm bì gửi đi.

    - Lập phiếu gửi và kèm theo với tài liệu. Phiếu gửi phải có dấu đóng độ mật, độ khẩn theo như trong tài liệu vào góc phải, phía trên của tờ phiếu
    - Tài liệu “Mật” ngoài bì đóng dấu kí hiệu chữ “C” in hoa nét đậm (không đóng dấu mật)
    - Làm bì : Tài liệu mật gửi riêng. Giấy làm bì phải dai, dày, không thấm nước.
    Tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” gửi bằng 2 bì:
    + Bì trong : Ghi rõ số và kí hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ mật. Nếu là tài liệu “Tuyệt mật” gửi đích danh người có trách nhiệm thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”.

    + Bì ngoài : Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu kí hiệu độ mật, chữ “A” in hoa nét đậm là “Tuyệt mật”, chữ “B” in hoa nét đậm là “Tối mật”.
    + Niêm phong : Bì trong của tài liệu “Tuyệt mật” và “Tối mật” sau khi dán bằng hồ và niêm phong bằng chỉ hoặc si hoặc bằng giấy mỏng khó bóc, niêm lên giao điểm các nối chéo phía sau phong bì, đóng dấu niêm phong ở các góc giấy niêm, một nửa trên bì giấy. Mực dấu niêm phong màu đỏ.

    - Giao nhận tài liệu mật : Mọi trường hợp giao nhận đều phải vào sổ, có kí nhận giữa 2 bên tại phòng làm việc theo quy định.
    - Vận chuyển tài liệu mật : Cần có phương tiện bảo quản tốt (hòm sắt, cặp có khóa). Không được giao cho người không có trách nhiệm giữ hộ.
    Mẫu sổ công văn đi – loại mật
    3. QUẢN LÍ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
    Quản lí và sử dụng con dấu theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về việc tổ chức quản lí và sử dụng con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

    3.1 CÁC LOẠI CON DẤU
    - Dấu tên cơ quan doanh nghiệp
    - Dấu văn phòng
    - Dấu công văn đến
    - Các dấu chỉ độ mật, độ khẩn
    - Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người có thẩm quyền kí VB
    3.2 NGUYÊN TẮC ĐÓNG DẤU
    - Kiểm tra VB.
    - Chỉ đóng dấu VB đúng thể thức, yêu cầu.
    - Văn thư tự tay đóng dấu.
    - Đóng dấu trùm 1/3 chữ kí lệch về phía bên trái.
    - Có thể đóng dấu treo.

    Có 3 điều KHÔNG :
    * Không đóng dấu khống chỉ
    * Không đóng nhầm lẫn con dấu
    - Không đóng trùm lên con dấu trước bị mờ
    3.3 QUẢN LÍ CON DẤU
    - Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng 1 con dấu pháp lí
    - Khắc con dấu phải do Bộ Công an quản lí
    - Mực con dấu sử dụng đúng quy định
    - Con dấu được giao cho người có trách nhiệm giữ
    - Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lí và sử dụng con dấu
    - Con dấu phải được bảo quản cẩn thận. Mất phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm.
    - Phải có giá để con dấu, không để dấu dơ bẩn.
    4. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
    4.1 KHÁI NIỆM
    Hồ sơ là một tâp (hoặc 1) VB, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể.
    4.2 CÁC LOẠI HỒ SƠ
    - Hồ sơ công vụ (công việc)
    - Hồ sơ nguyên tắc (của các VB quy phạm pháp luật)
    - Hồ sơ trình duyệt
    - Hồ sơ nhân sự
    4.3 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
    - Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư
    - Góp phần giữ gìn bí mật thông tin
    - Hạn chế lưu công văn, giấy tờ vô dụng, bỏ sót VB có giá trị
    4.4 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
    - Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
    - Giá trị VB tương đối đồng đều
    - Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu
    - VB có quan hệ logic
    - Hồ sơ phải được biên mục
    - Thuận lợi cho việc bảo quản, sử dụng.
    4.5 LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
    4.5.1 KHÁI NIỆM
    Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan, doanh nghiệp cần phải lập trong năm, được duyệt theo một chế độ nhất định.
    4.5.2 CÁC LOẠI DANH MỤC HỒ SƠ
    - Danh mục hồ sơ tổng hợp (của toàn cơ quan)
    - Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức (phòng/ ban).
    4.5.3 CÁC BƯỚC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
    Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ
    Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại
    Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ
    Bước 4: Đặt kí hiệu hồ sơ
    Bước 5: Người lập hồ sơ
    Bước 6: Thời hạn bảo quản
    4.6 LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
    4.6.1 KHÁI NIỆM
    Lập hồ sơ công việc là lập các hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu theo dõi và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ văn phòng.

    4.6.2 CÁC BƯỚC LẬP HỒ SƠ
    - Mở tài liệu
    - Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
    - Sắp xếp thứ tự VB trong 1 bộ hồ sơ
    - Biên mục hồ sơ (bên trong/ bên ngoài)
    - Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
    5. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
    5.1 KHÁI NIỆM
    Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học VB, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
    5.2 CHỨC NĂNG
    - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan.
    - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
    5.3 NỘI DUNG
    - Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
    - Xây dựng hệ thống lí luận khoa học về công tác lưu trữ.
    - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp (tùy vào quy mô của cơ quan/ doanh nghiệp).

    5.4 TÍNH CHẤT

    - Tính chất cơ mật
    - Tính chất khoa học
    - Tính chất nghiệp vụ
    GIÁO TRÌNH

    QUẢN TRỊ
    HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    ThS. Võ Văn Thành
    CHƯƠNG 4
    KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
    1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
    1.1 VĂN BẢN
    - Hiểu theo nghĩa hẹp là các tài liệu, giấy tờ. hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp.
    - Hiểu theo nghĩa là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay kí hiệu) nhất định. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau.
    1.2 VĂN BẢN QUẢN LÍ

    Là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lí của các cơ quan.
    1.3 VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC
    Văn bản quản lí nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hoá luật pháp; là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ XH thuộc phạm vi quản lí của nhà nước. Văn bản quản lí nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định.
    Các văn bản quản lí thường mang một số yếu tố nổi bật sau đây :
    1/ Yếu tố pháp lí;
    2/ Yếu tố quản lí - lãnh đạo;
    3/ Yếu tố kinh tế - xã hội;
    4/ Yếu tố văn hoá - lịch sử
    Xét theo các quan hệ trong quá trình quản lí, các văn bản thường mang những đặc điểm riêng biệt của từng lĩnh vực cụ thể hoặc của từng loại nhiệm vụ mà nó đảm nhận trong quá trình này. Từ đó ta có thể xác định các loại văn bản có đặc điểm quy phạm pháp luật, đặc điểm hành chính thông thường, các văn bản thống kê, văn bản kỹ thuật.
    1.4 VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
    Văn bản hành chính là các tài liệu, giấy tờ dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định hành chính hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phản ánh kết quả hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức đó.
    1.5 PHÂN BIỆT VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NỨƠC VỚI CÁC LOẠI VBHC KHÁC
    Văn bản quản lí nói chung hình thành trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. nhưng không phải bất cứ văn bản, tài liệu nào được sử dụng ở các cơ quan đều là văn bản quản lí nhà nước.
    Đặc trưng nổi bật của văn bản quản lí nhà nước là hiệu lực pháp lí của chúng trong quá trình quản lí nhà nước. Nó cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan quản lí và cơ quan bị quản lí, giữa các cơ quan có liên quan trong hệ thống bộ máy quản lí nhà nước nói chung.
    Các văn bản quản lí nhà nước mang tính quyền lực theo luật định.
    Văn bản quản lí nhà nước có thể thức riêng được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sự hình thành các văn bản quản lí nhà nước được thực hiện theo một quy trình xác định.
    1.6 PHÂN LOẠI VĂN BẢN

    Theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại :
    - Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
    - Hệ thống văn bản hành chính.
    1.6.1 HỆ THỐNG VĂN BẢN
    QUY PHẠM PHÁP LUẬT
    Loại văn bản này có những đặc trưng cơ bản sau :
    Do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định.
    Chứa đựng các quy tắc xử sự chung của cộng đồng, xác lập, điều chỉnh các quan hệ XH.
    Được nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp cần thiết.
    Được áp dụng nhiều lần.
    Theo quy định của "Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật", hệ thống văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước ta ban hành bao gồm :
    1/ Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ XH trong các quan hệ đối nội, đối ngoại. Luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước kí lệnh công bố.


    2/ Pháp lệnh (PL): Là văn bản có giá trị pháp lí như Luật, cụ thể hóa những nguyên tắc được quy định trong Hiến pháp. Pháp lệnh do UB thường vụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước kí lệnh công bố.
    3/ Lệnh (L): Là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, để tổng động viên hoặc động viên cục bộ tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương, để công bố Lệnh đặc xá hoặc ân xá. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành.
    4/ Nghị quyết (NQ): Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ, thông qua dự án, kế hoạch và ngân sách nhà nước, cụ thể hóa các chương trình hoạt động của Quốc hội, Hội đồng nhân dân và UBND; do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân các cấp ban hành.
    5/ Nghị quyết liên tịch (NQLT): Là Nghị quyết do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền kết hợp ban hành, thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lí nhà nước. Thẩm quyền ban hành thuộc về Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị XH cấp trung ương có thẩm quyền.
    6/ Nghị định (NĐ) : Là VB quy định chi tiết thi hành Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị quyết của UB thường vụ Quốc hội; Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa thành Luật, Pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành.
    7/ Quyết định (QĐ): Là VB dùng để quy định hoặc định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, TP, quận, huyện) điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc thẩm quyền của cơ quan hành pháp.
    8/ Chæ thò (CT): Laø VB duøng ñeå truyeàn ñaït chuû tröông, quy ñònh caùc bieän phaùp chæ ñaïo, ñoân ñoác, phoái hôïp vaø kieåm tra hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän.
    9/ Thông tư (TT): Là VB dùngđể hướng dẫn, giải thích các Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ hoặc hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lí thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ, cơ quan ngang Bộ phụ trách.
    10/ Thoâng tö lieân tòch (TTLT) : Trong tröôøng hôïp caùc Boä, cô quan ngang Boä, cô quan thuoäc Chính phuû cuøng phoái hôïp vôùi nhau hoaëc phoái hôïp vôùi moät cô quan trung öông cuûa ñoaøn theå nhaân daân ñeå quy ñònh chi tieát hoaëc höôùng daãn thöïc hieän caùc quy ñònh cuûa Chính phuû, Thuû töôùng Chính phuû.
    Hiến pháp là luật cơ bản của nhà nứơc, có hiệu lực pháp lí cao nhất. VBQPPL do cấp dưới ban hành phải phù hợp với VBQPPL của cấp trên. VBQPPL trái với Hiến pháp, trái với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ thi hành.
    1.6.2 HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG
    Văn bản hành chính thông thường là những VB mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các VBQPPL, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lí hành chính nhà nước, các tổ chức khác.
    Đây là hình thức VB được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp.

    Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại :
    - VBHC cá biệt
    - VBHC thông thường có tên gọi
    - VBHC thông thường không có tên gọi.
    Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, VBHC gồm có :
    a. VBHC CÁ BIỆT
    Có một số VBHC có hình thức như các VBQPPL nhưng chỉ để giải quyết một vấn đề cá biệt, một đối tượng cá biệt thì được gọi là VBQP cá biệt/ VB cá biệt.
    Bao gồm :
    1/ Quyết định (cá biệt) (QĐ): Là loại VB dùng để quy định các vấn đề về chế độ chính sách, tổ chức bộ máy nhân sự và giải quyết các vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các VB quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần.
    Chủ thể ban hành QĐ là thủ trưởng các cơ quan quản lí nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. U

     
    Gửi ý kiến
    print

    Nhấn Esc để đóng