Banner-baigiang-1090_logo1
Banner-baigiang-1090_logo2

MUỐN TẮT QUẢNG CÁO?

Thư mục

Quảng cáo

Thống kê

  • truy cập   (chi tiết)
    trong hôm nay
  • lượt xem
    trong hôm nay
  • thành viên
  • Tìm kiếm theo tiêu đề

    Tìm kiếm Google

    Quảng cáo

    Quảng cáo

  • Quảng cáo

    Hướng dẫn sử dụng thư viện

    Hỗ trợ kĩ thuật

    Liên hệ quảng cáo

    • (04) 66 745 632
    • 0166 286 0000
    • contact@bachkim.vn

    ViOLET Chào mừng năm học mới

    Tổ chức họp báo - ThS. Hoàng Xuân Phương

    Nhấn vào đây để tải về
    Báo tài liệu có sai sót
    Nhắn tin cho tác giả
    (Tài liệu chưa được thẩm định)
    Nguồn: ThS Hoàng Xuân Phương
    Người gửi: Nguyễn Minh Kha
    Ngày gửi: 22h:39' 24-06-2015
    Dung lượng: 4.5 MB
    Số lượt tải: 14
    Số lượt thích: 0 người
    CHÚ Ý: TÀI LIỆU NÀY CỦA THS. HOÀNG XUÂN PHƯƠNG – ĐHKH XH VÀ NHÂN VĂN TP.HCM
    MỤC TIÊU
    Môn học này được thiết kế nhằm giúp bạn:
    Hiểu rõ vai trò của họp báo
    Có kỹ năng tổ chức các buổi họp báo
    NỘI DUNG
    Vai trò họp báo
    Cách thức tổ chức
    Phân tích tình huống thực tiễn
    Tại sao phải tổ chức
    họp báo?



    Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu của doanh nghiệp
    Củng cố và tạo niềm tin đối với đối tác & người tiêu dùng.
    Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin ra thị trường và mời gọi đầu tư, hợp tác
    Kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông.
    Tổ chức họp báo khi nào?
    Khi có sự kiện
    Khi cần truyền thông
    Khi có khủng hoảng
    Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ mới
    Thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng…
    Tổ chức chương trình khuyến mãi lớn
    Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn
    Những hình thức tương tự có PV báo chí
    Lễ khai trương, khởi công.
    Kỷ niệm ngày thành lập.
    Lễ tung sản phẩm mới.
    Những cuộc gặp gỡ, đối thoại thân mật với báo giới.
    TÍNH CHẤT CỦA BUỔI HỌP BÁO
    Hợp pháp (có giấy phép của Sở Văn hóa – Thông tin)
    Nghiêm túc
    Chia sẻ thông tin
    Đối thoại cởi mở và trung thực
    CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP BÁO
    Sơ đồ quy trình tổ chức họp báo
    Các bước tổ chức họp báo
    Chuẩn bị


    HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH CT
    Các câu hỏi quan trọng
    Mục đích họp báo là gì ?
    Mục tiêu cụ thể muốn đạt được là gì?
    Ai tổ chức chính, phối hợp với ai ?
    Chương trình cụ thể khi họp báo là gì?
    Khi nào tổ chức?
    Tổ chức ở đâu ?
    Khách mời là ai?
    Ai sẽ tham gia trong chương trình ?
    Ngân sách tổ chức
    Xác định mục tiêu cụ thể của buổi họp báo


    Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải?
    Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng tải?
    100% PV hài lòng và có thiện cảm với chủ thể
    Hiệu quả truyền thông : chính xác, trung thực, tích cực.=> tạo thiện cảm đối với công chúng
    Dư luận phản hồi tích cực
    Các bước tổ chức họp báo
    Chuẩn bị
    HỌP TEAM
    Họp nội bộ, lên nội dung chương trình. Phân công nhân sự hỗ trợ

    Các bước tổ chức họp báo
    Bộ phận event

    Khảo sát địa điểm tổ chức (nội dung khảo sát địa điểm 1, 2)
    Lên proposal, kịch bản chương trình.
    Tuyển PG
    Làm việc với MC, nhóm múa/ca sĩ


    Kế hoạch địa điểm
    Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm:
    Trung tâm thành phố hay tại trụ sở chính?
    Không khí: sang trọng, ấm cúng, gần gũi
    Kỹ thuật: độ cách âm, độ sáng, nguồn điện
    Diện tích trang trí: mặt tiền, bên trong…
    Bàn ghế, chỗ đậu xe
    Lập danh sách các địa điểm cần khảo sát
    Lên kế họach khảo sát các địa điểm
    Đưa ra một khoản thời gian thích hợp để hòan tất việc khảo sát và quyết định chọn địa điểm
    Chụp ảnh toàn bộ địa điểm : bên ngoài, bên trong, các vị trí trọng yếu
    Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm: vị trí lễ tân, lối vào, bảng hướng dẫn .v.v.
    Thử hình dung nhiều phương án bố trí mặt bằng khác nhau trước khi quyết định chọn phương án tốt nhất
    NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
    Trình tự của một buổi họp báo:
    Đón tiếp các phóng viên, phát tài liệu và thông cáo báo chí.
    Đại diện cho công ty nêu lý do của cuộc họp báo.
    Nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp báo
    Mong muốn được hỗ trợ về truyền thông.
    Các bài thuyết trình.
    Q & A
    Kết thúc
    Cấu trúc chương trình họp báo (ví dụ)
    8h30-9h30 : Đón khách mời, dùng tiệc nhẹ
    9h35 : Khai mạc họp báo
    9h37-9h50 : Chủ tọa phát biểu TCBC
    9h55-11h00 : Hỏi-đáp dành cho PVBC
    11h05 : Cảm ơn-kết thúc họp báo
    11h06-11h30 : Tặng quà, khách mời ra về
    KỊCH BẢN CHI TIẾT
    Cấu trúc chương trình gọn nhẹ, súc tích nhưng đầy đủ
    Kịch bản đơn giản, liền lạc, đặt giờ cho diễn tiến của buổi họp báo càng chặt chẽ càng tốt
    Mang tính đối thoại, tương tác tích cực : bố trí các phương tiện truyền thông tại chỗ (nếu cần) như TV, màn hình, poster, brochure, banner…
    CHECKLIST
    Lên bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận. Đến thời gian quy định thu lại dữ liệu và chứa vào 1 folder chuẩn bị chương trình. Lên ngân sách chi tiết


    Checklist họp báo
    Checklist họp báo
    Tổ chức nhân lực
    Việc tính toán, tổ chức và phân công nhân sự nội bộ hợp lý, chính xác sẽ hạn chế được nhiều rủi ro, tiết kiệm, hiệu quả cao hơn
    Mỗi thành viên tham gia nhóm tổ chức phải hiểu rõ công việc đảm nhiệm của mình là gì
    Cơ cấu nhân sự thể hiện tính chuyên môn hóa có mở rộng để tạo độ kết dính và độ linh hoạt cần thiết
    Thuê ngoài những mảng công việc không phải chuyên môn của mình. Chỉ cần theo dõi tiến độ và kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng
    LÀM VIỆC VỚI MC
    MC là người nắm giữ hơn 50 % thành công và là linh hồn của chương trình
    Cần chọn MC chất giọng và ngoại hình phù hợp với chương trình
    Kiểm tra lịch làm việc của MC
    Ký hợp đồng thể hiện sự ràng buộc về thời gian làm việc (MC nên đến trước chương trình 45 phút, cập nhật danh sách khách mời và rút lại nội dung chương trình lần cuối



    LÀM VIỆC VỚI MC
    Đặt ra yêu cầu trang phục với MC (có những chương trình về thời trang hoặc chương trình đặc biệt sẽ mặc trang phục của Ban tổ chức)
    Gửi MC Script chương trình trước nhất một ngày cho MC. Giúp MC nắm rõ nội dung chương trình. Cần đọc chính xác trên của các VIP người nước ngoài
    Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC

    Làm việc với nhóm múa – lễ tân
    - Kiểm tra lịch làm việc của nhóm múa và tuyển lễ tân cho chương trình
    Soạn hợp đồng và ký với nhóm múa (quy định thời gian, trang phục, bài hát/múa); PG dặn cách trang điểm. Và lên công ty lấy trang phục trước 1 ngày (trang phục cần được ủi ngay ngắn, dặn dò cả trang phục lót - nếu mặc đầm ống, buổi tối sẽ trang điểm đận hơn sáng). Phân công nhiệm vụ và vị trí cho lễ tân.
    TUYỂN LỄ TÂN
    Tùy theo tính chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân cho phù hợp.
    Chọn trang phục cho Lễ tân
    Cần đáp ứng yêu cầu của khách mời
    Huấn luyện lễ tân
    Nhiệm vụ của lễ tân trong buổi HB:
    Đón tiếp khách mời
    Xác nhận khách mời có mặt (ký tên, gửi lại name card…)
    Phát Press Kit
    Gởi quà tặng (cuối chương trình)
    Các bước tổ chức họp báo
    Bộ phận PR

    - Soạn công văn xin phép họp báo
    Xác định thành phần tham dự
    Mời phóng viên tham dự chương trình
    MC Script
    Soạn công văn xin phép họp báo

    Nếu CT có treo banner phải soạn công văn xin phép ở Sở Thông tin, thao và Du lịch (Thủ tục, mẫu công văn xin phép treo Banner, giấy Uỷ quyền)
    Soạn công văn họp xin phép tổ chức họp báo và gửi lên Sở thông tin và Truyền thông tại số 59 – 61 Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Q.1, TP.HCM
    Công văn xin phép gồm các thủ tục

    Xác định thành phần tham dự
    PV báo chí có quan hệ tốt
    Đại diện cơ quan chức năng (Sở VH-TT, Sở thương mại…)
    Khách mời Chuyên gia
    Đại diện BLĐ Doanh nghiệp, VIP nội bộ
    Các thành phần có liên quan khác (cá nhân, đơn vị thứ ba có ủng hộ…)

    Số lượng và đối tượng cụ thể, cần căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của thông tin và phạm vi cần PR
    Thành phần tham dự (tt)
    Đối với VIP nội bộ
    Thông báo cụ thể kế hoạch chung và vai trò của mỗi người trong cuộc họp báo
    Hỗ trợ họ chuẩn bị thông tin, bài báo cáo, phát biểu
    Thông điệp nhất quán
    Báo chí và Khách mời
    Lên danh sách có contact cụ thể
    Gởi thư mời
    Gởi thư mời 01 tuần trước khi họp báo
    Xác nhận lại trước 02 ngày
    Bước 1: Lập danh sách báo – đài sẽ mời tham dự
    Bước 2: Từ danh sách báo – đài sẽ căn cứ vào nội dung thông tin bạn muốn xuất hiện trên mặt báo, lên danh sách phóng viên ứng với từng ban của mỗi báo.
    Bước 3: Mời phóng viên tham dự
    - Cần thực hiện thứ tự các bước sau:
    Gọi điện thoại mời (hỏi lịch các anh/chị, nếu chưa có địa chỉ mail thì xin anh/chị)
    Gửi thư mời qua email (nội dung thư mời cần ngắn gọn, súc tích; không nên soạn nội dung thư mời dài dòng quá ), nội dung email (đính kèm thư mời)

    Mời phóng viên tham dự chương trình, trình tự các bước;
    Mời phóng viên tham dự chương trình
    Nhắn tin vào điện thoại của phóng viên
    Công ty A trân trọng kính mời anh/chị đến tham dự buổi lễ “ Họp báo ra mắt nhãn hàng thời trang Moda Mundo”.
    - Vào lúc: 8h30 – 9h30, ngày 11/5/2010
    - Địa điểm: Khách sạn Rex
    Anh/chị cố gắng sắp xếp thời gian đến tham dự và hỗ trợ em đưa tin.
    Em Ngọc Châu


    Mời phóng viên tham dự chương trình
    Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc nhở lại anh/chị
    Sáng ngày tổ chức khoảng 6h30 nhắn tin một loạt cho các anh/chị đã được mời tham dự
    Lưu ý:
    Câu hỏi mồi: Đặt 1 số câu hỏi mà phóng viên thường hỏi và
    tự trả lời gửi cho người diễn thuyết trong họp báo (tránh lúng túng trong họp báo)
    Đặt 1 số câu hỏi dự trừ nhờ anh/chị phóng viên quen thân hỏi trong CT


    Mời phóng viên tham dự chương trình
    MC SCRIPT
    - Sau khi kịch bản được duyệt (kịch bản dùng để phát cho nhân sự chạy CT), người phụ trách MC Script sẽ viết lời và gửi đi duyệt.
    - Gửi lại MC Script cho người phụ trách làm việc trực tiếp với MC và chuyển email cho MC
    CHUẨN BỊ TƯ LIỆU HỌP BÁO
    Press kit
    Viết TCBC
    Video clip
    Bài phát biểu
    V. Các bước tổ chức họp báo
    Bộ phận logistic
    Làm việc với bộ phận sân khấu – Âm thanh – Ánh sáng
    - Đưa ra yêu cầu cụ thể và ký hợp đồng ràng buộc
    Âm thanh không được hư hỏng, bị rè, chuẩn bị Micro đầy đủ - Bố trí café, ăn nhẹ… trước họp báo
    Lập kế hoạch ngân sách

    Lập kế hoạch ngân sách
    Ngân sách thường được xây dựng dựa trên checklist công việc thực tế
    Checklist công việc càng tỉ mỉ, chi tiết càng hạn chế những phát sinh
    Dành một ngân khoản dự phòng cho những phát sinh ngoài dự trù
    Kế họach ngân sách phải được chủ doanh nghiệp, GĐ tài chính duyệt trước khi triển khai mọi họat động
    V. Các bước tổ chức họp báo
    Bộ phận thiết kế

    -Thiết kế không gian họp báo, backdrop và POSM.
    Thiết kế không gian dựa trên bảng khảo sát địa điểm
    Bố trí phương tiện nghe-nhìn (TV, Projector, tranh ảnh, triễn lãm ảnh ,nhạc hòa tấu…) trong thời gian PVBC chờ đợi.
    Thiết kế POSM
    Lập danh mục các POSM
    Thư mời & bì thư
    Folder
    Letter Head
    Bút, Viết
    Banner, Backdrop
    Lên kế họach thiết kế & sản xuất POSM
    Trình duyệt & hiệu chỉnh marquette
    Duyệt chi phí
    Chuyển nhà in sản xuất
    Theo dõi tiến độ SX và kiểm tra chất lượng
    Họp triển khai nội bộ
    02 ngày trước buổi họp báo, mời Đại diện Doanh nghiệp tham gia họp chung với nhóm tổ chức
    Rà soát tình hình thực hiện của các mảng công việc. Đưa ra biện pháp khắc phục tức thì nếu có sự cố
    BLĐ thông qua nội dung, kế họach lần cuối
    Tiên đoán những phát sinh và đề xuất cách thức ứng phó với các tình huống phát sinh
    “Bài binh bố trận” tại hiện trường :
    Xác định các vị trí tác nghiệp trọng yếu trước và trong khi họp báo
    Phân công người đảm trách kết nối BLĐ, khách mời, kỹ thuật viên
    Thống nhất giờ G với đại diện BLĐ
    Kiểm tra lần cuối
    Kiểm tra lại các hạng mục chuẩn bị : Press kit, kỹ thuật, trang trí, quà tặng, tiệc nhẹ… đều đã sẵn sàng tối thiểu
    02 tiếng trước giờ họp
    Test tình trạng sử dụng của các phương tiện bổ trợ: bộ đàm, âm thanh bàn chủ tọa,điện đóm, máy chiếu, .v.v.
    Bố trí 02 mic không dây chuyển cho PVBC phát biểu trong phần hỏi-đáp
    Tiến hành họp báo
    Bảo đảm bắt đầu đúng giờ
    Cần xác định giờ nhất định để bắt đầu khi lượng khách mời chưa đến đông đủ hay đã có mặt khoảng 80%
    Bố trí nhân sự vừa đủ trong phòng họp báo. Người điều hành chính phải có mặt để kịp thời nắm bắt diễn tiến buổi họp
    Bám sát nội dung kịch bản, hạn chế tối đa những thay đổi đột xuất
    Tập trung vào thông tin chính, đi thẳng vào vấn đề
    Có thời gian dành cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi
    Trả lời chính xác, gãy gọn câu hỏi của PVBC
    Đề nghị hoãn lại để trả lời sau đối với những câu hỏi quá nhạy cảm hoặc thiếu sự chuẩn bị chu đáo
    Các bước tổ chức họp báo
    Chạy CT
    Mọi người vào vị trí đã được phân công (dùng bộ đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khỏi vị trí)
    Nhân viên PR: Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách
    Danh sách phóng viên

    Các bước tổ chức họp báo
    Chạy CT
    2. Nhân viên phụ trách âm thanh – ánh sáng:
    Đứng ở vị trí cố định và điều khiển chương trình.
    3. Người theo MC: sẽ đứng cạnh MC để nhắc nhở và xử lý 1 số tình huống, thay đổi trong kịch bản chương trình
    Quà tặng khách mời
    Quà tặng
    Có ý nghĩa
    Có giá trị thẩm mỹ
    Có giá trị sử dụng
    Có giá trị quảng cáo
    Trao vào cuối buổi họp báo
    Các bước tổ chức họp báo
    Sau Họp báo
    - Nhân viên PR và PGs sẽ tiễn khách, tặng quà (nếu có)
    Nhân viên PR
    Viết email cảm ơn anh/chị đã đến tham dự chương trình
    - Tin đã được đăng, được phát sóng cần gọi điện thoại hoặc nhắn tin cảm ơn anh/chị một lần nữa.
    - Cuối cùng là theo dõi tin và nộp báo cáo PR và báo cáo event
    - Tin đi trên báo và trên TH

    Đánh giá, đúc kết
    Bài học kinh nghiệm về công tác tổ chức
    Rút kinh nghiệm về các sự cố đã xảy ra trong quá trình chuẩn bị
    Rút kinh nghiệm về các sự cố đã xảy ra trước, trong và sau buổi họp báo
    Đánh giá hiệu quả truyền thông đã thực hiện:
    Tổng kết số tin bài đã đăng
    Thống kê số tin bài đạt mục tiêu truyền thông đề ra và
    Thống kê số tin bài không đạt mục tiêu
    Tập hợp bản copy của số tin bài đóng thành tập làm báo cáo
    Hiệu chỉnh sau rút kinh nghiệm & lưu trữ
    Hiệu chỉnh nội dung & chỉ giữ lại phiên bản cuối cùng
    Lập hệ thống lưu trữ hợp lý
    Lưu ý
    Không “ôm đồm” hay sơ sài về nội dung thông tin
    Phát ngôn viên bàn chủ tọa cần tránh “thuyết giảng”, quảng cáo quá mức về doanh nghiệp, sản phẩm.
    Chú trọng sử dụng ngôn từ chính xác, chừng mực. Tránh bày tỏ thái độ “quá khích” hay dùng từ tạo sự phản kháng không đáng có
    Quá nhiều bài phát biểu của các thành phần không quá quan trọng
    Kéo dài quá lâu do kết cấu chương trình lỏng lẻo.
    ĐIỀU KHIỂN CUỘC PHỎNG VẤN
    Trong
    Tự tin, chắc chắn (confident)
    Rõ ràng, chính xác (clarity)
    Kiểm soát, làm chủ tình hình (control) bằng quy tắc ABCD
    Awake: Biết/ không biết (tôi không nghiên cứu về…)
    Bridge: Bắc cầu (Tuy nhiên, điều tôi vừa nói không có nghĩa là…)
    Contral/Clarity: Chính xác (Tóm lại/ như vậy điều tôi muốn nói, chính xác là…
    Draw: Gây chú ý/ ấn tượng: Điều thực sự mới mẻ/ ấn tượng là…)
    ĐIỀU KHIỂN CUỘC PHỎNG VẤN
    Kinh nghiệm
    Biết mới nói
    Đúng vai trò
    Chia sẻ! Không đấu trí!
    Chưa tự tin (thiếu thông tin): hẹn lại hoặc từ chối (nếu được mời bình luận)
    Khi khủng hoảng: Không từ chối. Dùng thông tin đúng mực
    Nhà phỏng vấn có thể tường thuật cả cử chỉ, thái độ của bạn
    Có thể phóng viên ảnh chụp hình khi bạn đang nói
    Hãy thỏa thuận cách làm việc trước khi bước vào cuộc phỏng vấn
    CHÚC CÁC BẠN
    SẼ TỔ CHỨC HB THÀNH CÔNG!
     
    Gửi ý kiến