Microsoft Excel 2003
Đinh Thành Trung
Khoa Tin Học Ứng Dụng
Trường Cao đẳng Công nghệ Bắc Hà
Email: trungdt38@gmail.com
Website: http://www.caodangbacha.com
Chương I: Tổng quan về Microsoft Excel
I. Khởi động và thoát khỏi Excel:
1. Khởi động:
C1: D_Click vào biểu tượng
C2: Start ? Programs ? Microsoft Excel
2. Thoát khỏi Excel:
C1: File ? Exit
C2: Click vào nút bên phải thanh tiêu đề.
C3: Alt + F4
II. Giới thiệu màn hình làm việc:
Khi khởi động, Excel được nạp vào máy tính và đưa ra màn hình làm việc như sau:

Màn hình làm việc của Excel
* Trong một tệp của Excel mặc định có 3 Sheet (có thể thay đổi số sheet mặc định này bằng cách:
Tools ? Options ? General ? nhập số lượng sheet mặc định vào hộp Sheet in new workbook ? OK
* Thanh công thức:
- Ô địa chỉ: hiển thị địa chỉ của ô đang làm việc.
- Ô công thức: hiển thị nội dung của ô (công thức, d.liệu)
* Phần bảng tính:
- Cột: có 256 cột (A ? IV)
- Hàng: có 65.536 hàng (1 ? 65.536)
- Như vậy có tất cả 256 * 65546 ô, mỗi ô có 1 địa chỉ ô, địa chỉ đó cho ta biết ô đó nằm ở cột nào, dòng nào. Địa chỉ của 1 ô được xác định là giao điểm của cột và hàng và gọi tên là: ? ?.
(Chú ý: Trong quá trình tính toán, tuyệt đối không được lấy giá trị trong ô mà phải lấy địa chỉ của ô)
* Thanh trạng thái:
Nằm dưới đáy màn hình, cho ta biết các chế độ và tình trạng làm việc hiện thời của bảng tính:
+ Ready: Trạng thái sẵn sàng chờ nhập dữ liệu
+ Enter: Trạng thái đang nhập dữ liệu.
+ Trạng thái đang sửa đổi dữ liệu.

III. Thao tác tệp tin và di chuyển trong bảng tính:
1. Tạo tệp tin mới: 3 cách
2. Lưu một tệp tin: Lần đầu
Lần thứ 2 trở đi
3. Mở 1 tệp tin có sẵn.
4. Để di chuyển con trỏ ô tới ô bất kỳ trong bảng tính, có thể dùng một trong các cách sau:
a/. Click chuột vào ô muốn đến.
b/. Gõ địa chỉ của ô vào
c/. Vào Edit (trên thanh menu) ? Go to. Hoặc Ctrl + G và gõ vào địa chỉ muốn đến.
d/. Phím TAB: quá phải 1 ô. Phím Shift+TAB: qua trái 1 ô.
e/. Phím Home: về ô đầu tiên của 1 hàng.
f/. Ctrl + mũi tên lên : về ô đầu tiên của 1 cột.
g/. Ctrl + mũi tên xuống : về ô cuối cùng của 1 cột.
h/. Ctrl + mũi tên : về ô đầu tiên của 1 hàng.
g/. Ctrl + mũi tên : về ô cuối cùng của 1 hàng.
IV. Các kiểu dữ liệu và Toán tử trong Excel
1.Các kiểu dữ liệu:
a/. Dữ liệu kiểu số (Number):
Dữ liệu nhập vào được coi là kiểu số nếu:
- Chỉ có các ký số (từ 0-9)
- Có dấu thập phân và dấu phân cách phần ngàn theo quy định của Control Panel.
- Nếu là số âm có thể có dấu trừ (vd: -245) hoặc đưa vào dấu ngoặc đơn (), vd: (500).
- Số có phần trăm % đi kèm.
- Số có đơn vị tiền tệ đi kèm.
- Số khoa học; vd: 4.59E+09
- Số nằm phía bên phải của 1 ô
b/. Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date)
Dữ liệu nhập vào được coi là kiểu ngày tháng nếu:
- Các số chỉ ngày tháng ngăn cách bởi dấu / hoặc ?
VD: 24/12/2007 hoặc 24-12-07
- Phần chỉ ngày tháng có thể là số hay chữ tiếng anh.
VD: 24/12/07 hoặc 03-Aug
- Nếu không nhập năm thì mặc nhiên là năm hiện hành.
- Không có ngày tháng mặc nhiên là 1.
- Nằm phía bên phải của 1 ô.
c/. Dữ liệu kiểu Text (chuỗi): là dữ liệu mà ký tự đầu tiên gõ vào ô là chữ cái hoặc dấu nháy đơn (?).
Trong công thức, nếu dữ liệu là kiểu chuỗi thì nhất thiết phải viết trong dấu nháy kép ? ?
(Chú ý: Nếu độ rộng của dữ liệu lớn hơn độ rộng của ô thì:
+ Dữ liệu sẽ tràn sang ô bên phải nếu ô đó còn trống.
+ Dữ liệu sẽ che khuất nếu ô bên phải đã có dữ liệu.
+ Dữ liệu xuất hiện dấu (#####) để báo tràn số.
d/. Dữ liệu kiểu công thức (Formula):
Là công thức tính toán do người sử dụng tự xây dựng lên, khi sử dụng công thức phải luôn bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+). Kết quả trong ô không phải là công thức mà là giá trị trả về của công thức đó, còn bản thân công thức được thể hiện trên thanh công thức.
2. Toán tử dùng trong công thức:
a/. Toán tử toán học: + - * /
b/. Toán tử chuỗi: & dùng để nối chuỗi với chuỗi
c/. Toán tử logic: >, <, <=, >=, =
V.) Thao tác dữ liệu và định dạng bảng tính:
1. Sao chép (di chuyển) dữ liệu:
B1: Chọn khối dữ liệu cần sao chép.
B2: Edit ? Copy (Cut) hoặc Click vào biểu tượng Copy (Cut) trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C (Ctrl + X).
B3: Chỏ chuột vào ô đầu trong vùng cần sao chép (di chuyển) dữ liệu đến.
B4: Edit ? Paste hoặc Click vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + V.
2. Xoá dữ liệu trong bảng:
B1: Chọn khối dữ liệu cần xoá
B2: Bấm phím Delete trên bàn phím.
3. Định dạng kiểu dữ liệu trong ô:
B1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng.
B2: Format ? Cells. Xuất hiện hộp thoại.
Nhãn Number (định dạng kiểu số cho dữ liệu):
General: Kiểu dữ liệu chung
Number: Định dạng kiểu số.
Decimal places: Số chữ số ở phần sau dấu thập phân.
Use 1000 separator: Định dạng dấu phẩy (,) phân cách phần nghìn.
Negative number: dạng hiển thị của số.
Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.
Accounting: Định dạng kiểu kế toán.
Date: Định dạng kiểu ngày tháng.
Time: Định dạng kiểu thời gian.
Percentage: Định dạng kiểu phần trăm.
Faction: Định dạng kiểu phân số.
Scientific: Định dạng kiểu khoa học.
Text: Định dạng kiểu chuỗi.
Special: Định dạng kiểu đặc biệt.
Custom: Định dạng kiểu tự chọn. Nếu không tìm thấy kiểu định dạng mình muốn thì gõ kiểu định dạng mình muốn vào hộp Type ? OK
Nhãn Alignment (định dạng vị trí cho dữ liệu):
Trong phần Text Alignment:
- Horizontal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang của ô.
- Vertical: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc của ô.
Trong phần Text Control:
- Wrap text: Tự động đẩy dữ liệu xuống dòng khi độ rộng của ô là không đủ.
- Shrink to fit: Tự động co dữ liệu cho vừa với độ rộng của ô.
- Merge Cell: Trộn ô.
- Orientation: Hướng của dữ liệu trong ô.
Nhãn Font (định dạng kiểu phông chữ cho dữ liệu):
(Chú ý: Cũng giống như Word, phải quy đổi phông chữ mặc định là .VnTime, cách làm như sau: Tools ? Options ? General ? Standart (chọn .VnTime), Size (chọn 12 or 14) ? OK)
Nhãn Border (định dạng đường viền):
Trong phần Preset:
None: Không có đường kẻ
Outline: Vẽ đường bao quanh cho bảng.
Inside: Vẽ đường bên trong bảng.
Trong phần Border: định dạng các đường đặc biệt.
Trong phần Line: Style: chọn nét vẽ
Color: chọn màu vẽ.
Nhãn Pattern (định dạng màu nền).
Nhãn Protection (bảo vệ văn bản).
4. Thay đổi độ rộng cột, dòng (xem thao tác):

VI. Một số thao tác cơ bản trong excel
1. Chèn thêm hàng vào bảng tính:
B1: Bôi đen số hàng cần chèn (?..)
B2: Insert ? Row (trên thanh menu)
hoặc R_Click ? Insert. Sau thao tác này, số dòng mới sẽ chèn lên phía trên số dòng vừa bôi đen.
2. Chèn thêm cột vào bảng tính:
B1: Bôi đen số cột cần chèn (?..)
B2: Insert ? Column (trên thanh menu)
hoặc R_Click ? Insert. Sau thao tác này, số cột mới sẽ chèn lên phía bên trái số cột vừa bôi đen.
3. Xoá các cột (hàng) khỏi bảng tính:
B1: Bôi đen số cột (hàng) cần xoá.
B2: Edit ? Delete (trên thanh menu) hoặc R_Click ? Delete


4. Nhập 1 dãy số tự động:
Cách 1: B1: Nhập vào số đầu tiên của dãy
B2: Bôi đen ô vừa nhập.
B3: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới của ô đó, khi con trỏ chuột có hình dấu cộng màu đen thì nhấn chuột, giữ phím Ctrl và kéo chuột tới số cuối cùng của dãy.
Cách 2: B1: Nhập vào 2 số đầu tiên của dãy
B2: Bôi đen 2 ô vừa nhập.
B3: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới của khối ô đó, khi con trỏ chuột có hình dấu cộng màu đen thì nhấn chuột và kéo chuột tới số cuối cùng của dãy.
5. Sửa dữ liệu trong ô: D_Click chuột vào ô cần chỉnh sửa hoặc chỉ chuột vào ô đó rồi nhấn phím F2.
6. Nhập ngày tháng tự động: Tương tự như khi nhập số.
(Chú ý: Để cho việc tính toán trên bảng tính Excel được chính xác cần phải thay đổi kiểu nhập ngày tháng của hệ thống. Cách làm như sau:
B1: Start ? Control Panel ? Regional and Language Options ? Customize ? Date
B2: ở mục Short date format gõ: dd/mm/yy
B3: ở mục Long date format gõ: dddd, dd MMMM, yy
B4: OK.
7. Tính tổng tự động và cách tính toán với công thức:
B1: Chọn khối (vùng số) cần tính tổng
B2: Click vào biểu tượng

trên thanh công cụ chuẩn.
Chương II: Các hàm cơ bản trong Excel
I. Các loại địa chỉ trong Excel
1. Địa chỉ tương đối:
Là loại địa chỉ thay đổi được khi sao chép dữ liệu hay công thức. Địa chỉ bình thường nhập vào trong công thức là địa chỉ tương đối.
- Được xác định dưới dạng . Vd: A10
2. Địa chỉ tuyệt đối:
Là loại địa chỉ không thay đổi được khi sao chép dữ liệu hay công thức.
- Được xác định dưới dạng: $$.Vd: $A$10
Để lấy địa chỉ tuyệt đối của ô nào đó thì ta chỉ việc lấy địa chỉ tương đối sau đó nhấn phím F4 để chuyển sang đctđ.

3. Địa chỉ của vùng:
Là địa chỉ của khối ô liên tiếp (có từ 2 ô trở lên), nó được xác định bằng cách lấy địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng và địa chỉ của ô cuối cùng trong vùng nhưng được phân cách nhau bởi dấu hai chấm.
Vd: A1:B20
$A$1:$B$20.
II. Các hàm cơ bản
1. Giới thiệu về hàm:
Là những công thức được xác định sẵn trong máy tính cho phép ta tính toán với những phép tính xác định.
- Kết quả sau phép tính không phải là hàm mà là giá trị trả về từ hàm đó.
* Tên các hàm trong Excel đều có dạng:
= Tên hàm ( danh sách đối số)







Do Excel quy định, được viết bằng tiếng anh, không phân biệt chữ hoa hay thường.
Có thể nhận các giá trị như: giá trị số, địa chỉ ô, công thức hoặc các hàm khác.
(Chú ý: có thể là 2 hay nhiều đối số, mỗi đối số trong hàm phải ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,)

2. Nhóm các hàm cơ bản:
2.1. Nhóm hàm thống kê:
2.1.1. Hàm Sum ? Hàm tính tổng
Cú pháp: =Sum(Danh sách đối số)
Chức năng: Cho kết quả là tổng của các giá trị trong DSĐS
2.1.2. Hàm Average ? Hàm tính giá trị trung bình
Cú pháp: =Average (Danh sách đối số)
Chức năng: Cho kết quả là giá trị trung bình của các giá trị có trong danh sách đối số.
2.1.3. Hàm Max ? Lấy giá trị lớn nhất.
Cú pháp: =Max (Danh sách đối số).
Chức năng: Cho kết quả là giá trị lớn nhất trong số các giá trị có trong danh sách.
2.1.4. Hàm Min ? Lấy giá trị nhỏ nhất.
Cú pháp: =Min (Danh sách đối số).
Chức năng: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong số các giá trị có trong danh sách.
2.1.5. Hàm Count ? Hàm đếm giá trị số.
Cú pháp: =Count(Danh sách đối số).
Chức năng: Hàm cho kết quả là số giá trị kiểu số và các thành phần có tính chất kiểu số trong danh sách.
2.1.6. Hàm Counta ? Hàm đếm toàn bộ dữ liệu.
Cú pháp: =Counta (Danh sách đối số).
Chức năng: Cho kết quả số giá trị có trong danh sách.

2.1.7. Hàm Rank ? Hàm xếp thứ bậc.
Cú pháp: =Rank (x, DS, m).
Trong đó:
x: giá trị cần sắp xếp
DS: địa chỉ vùng làm cơ sở để xếp thứ bậc và thường lấy địa chỉ tuyệt đối.
m: cách sắp xếp thứ bậc.
m = 0: giá trị lớn được xếp thứ trước
m= 1: giá trị nhỏ được xếp thứ trước



3. Hàm logic và hàm điều kiện.
3.1. Hàm logic
3.1.1. Hàm And ? Hàm kết hợp và
Cú pháp: =And (Btđk1, btđk2,?.,btđkn)
Chức năng:
Hàm cho kết quả là đúng (True) nếu tất cả các biểu thức điều kiện là đúng (True),
Cho kết quả sai (False) nếu một trong các biểu thức điều kiện là sai (False).
3.1.2. Hàm Or ? Hàm kết hợp hoặc.
Cú pháp: =Or (Btđk1, btđk2,?.,btđkn)
Chức năng:
Hàm cho kết quả là đúng (True) nếu một trong các biểu thức điều kiện là đúng (True),
Cho kết quả sai (False) nếu tất cả các biểu thức điều kiện là sai (False).


3.2. Hàm điều kiện
3.2.1. Hàm Sumif ? Hàm tính tổng theo 1 điều kiện
Cú pháp: = Sumif(Vcđk, ?n?, Vctt)
Trong đó:
Vcđk: địa chỉ của vùng chứa điều kiện.
n: điều kiện (có thể gõ trực tiếp vào công thức hoặc là địa chỉ của ô chứa điều kiện)
Vctt: địa chỉ của vùng cấn tính tổng.
Chức năng: Cho kết quả là tổng của các giá trị số trên Vctt tương ứng với các giá trị thoả mãn điều kiện ở Vcđk



3.2.2. Hàm Countif ? Đếm theo 1 điều kiện
Cú pháp: = Countif(Vcđk, ?n?)
Trong đó:
Vcđk: địa chỉ của vùng chứa điều kiện.
n: điều kiện (có thể gõ trực tiếp vào công thức hoặc là địa chỉ của ô chứa điều kiện)
Chức năng: Cho kết quả là số các ô trong Vcđk thoả mãn điều kiện n



3.2.3. Hàm If ? Hàm điều kiện nếu
3.2.3.1. Hàm if cơ bản
Cú pháp: = if(Btđk, giá trị 1, giá trị 2)
Trong đó:
Btđk: có dạng logic.
Giá trị 1, giá trị 2:có thể là giá trị số hoặc ?chuỗi? hoặc các công thức
Chức năng:
Nếu btđk đúng, hàm cho kết quả là giá trị 1.
Nếu btđk sai, hàm cho kết quả là giá trị 2


3.2.3.2. Hàm if tổng quát
Cú pháp:
= if(Btđk1, giá trị1, if(btđk2,giá trị2,???, if(btđkn-1, giá trị n-1, giá trị n))n-1 cái ngoặc
Chức năng:
Nếu btđk1 đúng, hàm cho kết quả là giá trị 1. Nếu btđk1 sai, hàm xét tiếp đến if thứ 2, nếu btđk2 đúng, hàm cho kết quả giá trị 2, nếu sai, hàm xét tiếp đến if thứ 3?..cuối cùng hàm xét đến if thứ (n-1), nếu btđkn-1 đúng thì hàm cho kết quả giá trịn-1, còn lại cho kết quả giá trịn



Chương III. Hàm tìm kiếm, hàm với số, chuỗi
I. Nhóm hàm với số:
1. Hàm lấy giá trị tuyệt đối.
Cú pháp: = Abs(n)
2. Hàm khai căn bậc hai.
Cú pháp: = Sqrt(n)
3. Hàm lấy phần nguyên của một số.
Cú pháp: = Int(n)
4. Hàm lấy phần dư của phép chia n cho m
Cú pháp: = Mod(n,m)
Có thể là một số
Hay là một địa chỉ
ô chứa số
Hoặc một phép toán
cho kết quả là một
giá trị số.
5. Hàm làm tròn số liệu
Cú pháp: = Round (n,m)
Chức năng: Hàm làm tròn giá trị biểu thức (hay số) n theo chỉ thị của tham số m.
Xét m:
m > 0: hàm làm tròn m chữ số thập phân sau dấu phân cách thập phân.
Vd: = Round (21.3848,1) ? 21.4
m < 0: hàm làm tròn đến m chữ số đứng trước hàng đơn vị. Vd: =Round(56456,-3) ? 56000
=Round(2585.245,-2) ? 2600
m = 0: hàm làm tròn đến chữ số hàng đơn vị
Vd: =Round(21.567,0) ? 22



II. Nhóm hàm chuỗi:
1. Hàm cắt trái:
Cú pháp: = Left(st,n)
Với st: có thể là một chuỗi ký tự được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (? ? ) hay một địa chỉ ô chứa giá trị kiểu Text.
n: là một số >0
Chức năng: Hàm cho kết quả là n ký tự phía bên trái của chuỗi st.
2. Hàm cắt phải:
Cú pháp: = Right(st,n)
Với st: có thể là một chuỗi ký tự được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (? ? ) hay một địa chỉ ô chứa giá trị kiểu Text.
n: là một số >0
Chức năng: Hàm cho kết quả là n ký tự phía bên phải của chuỗi st
3. Hàm cắt giữa:
Cú pháp: = Mid (st,n,m)
Trong đó:
st: Có thể là 1 chuỗi ký tự được đặt trong dấu nháy kép (? ?). Hay là 1 địa chỉ ô chứa giá trị kiểu Text.
n: là vị trí bắt đầu cắt ( cắt đúng từ vị trí n cắt đi).
m: số ký tự cần lấy.
Chức năng: Hàm cho kết quả là m ký tự bắt đầu từ vị trí n của chuỗi st.
VD: A1 = Lớp B2KT4
= Mid( A1,5,2) ? B2
(Chú ý: Dấu cách ? Space ? cũng được coi là 1 ký tự)
III. Nhóm hàm ngày tháng:
1. Hàm ngày tháng với các tham số
a/. Hàm Day ? Hàm lấy ngày.
Cú pháp: = Day (Dữ liệu ngày tháng)
Trong đó:
+ Nhập trực tiếp vào và phải đặt trong cặp dấu nháy kép
+ Địa chỉ của ô chứa dữ liệu kiểu Date
Chức năng: Hàm cho kết quả là Ngày của dữ liệu ngày tháng.
b/. Hàm Month ? Hàm lấy tháng.
c/. Hàm Year ? Hàm lấy năm
d/. Hàm Weekday ? Hàm cho thứ trong tuần.
2. Hàm không tham số
a/. Hàm Now.
Cú pháp: = Now ( )
Chức năng: Hàm cho kết quả là Ngày, tháng, năm và giờ của hệ thống.
b/. Hàm Today.
Cú pháp: = Today ( )
Chức năng: Hàm cho kết quả là Ngày, tháng, năm của hệ thống.

IV. Hàm tìm kiếm
1. Hàm dò tìm, tham chiếu theo cột.
Cú pháp: Vlookup (x, bảng tham chiếu, n, m)
Trong đó:
+ x: giá trị mang dò tìm
+ bảng tham chiếu: lấy giá trị tuyệt đối và không bao gồm phần tiêu đề.
+ n: số nguyên dương, chỉ số thứ tự của cột tham chiếu trong bảng tham chiếu (cột mà hàm sẽ dóng sang để lấy giá trị khi tìm được giá trị x trên cột dò tìm.)
+ m: kiểu dò tìm
m=0: giá trị trên cột dò tìm không cần sắp xếp.
m=1: cột dò tìm phải được xếp theo tăng dần.

2. Hàm dò tìm, tham chiếu theo dòng.
Cú pháp: Hlookup (x, bảng tham chiếu, n, m)
Trong đó:
+ x: giá trị mang dò tìm
+ bảng tham chiếu: lấy giá trị tuyệt đối và không bao gồm phần tiêu đề.
+ n: số nguyên dương, chỉ số thứ tự của dòng tham chiếu trong bảng tham chiếu (dòng mà hàm sẽ dóng xuống để lấy giá trị khi tìm được giá trị x trên dòng dò tìm.)
+ m: kiểu dò tìm
m=0: giá trị trên dòng dò tìm không cần sắp xếp.
m=1: dòng dò tìm phải được xếp theo tăng dần.

Chương IV: Vùng cơ sở dữ liệu và các hàm trong vùng CSDL
I. Vùng CSDL và các thao tác trong vùng CSDL.
1. Khái niệm: là vùng có cấu trúc dưới dạng các cột và các dòng, trong đó mỗi cột được gọi là một trường, còn mỗi dòng được gọi là một bản ghi.
2. Các thao tác.
2.1. Bổ xung bản ghi (nhập dữ liệu bằng Form)
* Thao tác: Vào Data ? Form.
- New: nhập mới mẫu tin
- Delete: Xoá mẫu tin hiện hành
- Restore: Khôi phục lại mẫu tin vừa sửa.
- Find Prev: Đến mẫu tin liền trước
- Find next: Đến mẫu tin liền sau
- Criteria: Nhập điều kiện tìm kiếm
- Close: Đóng cửa sổ
2.2. Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính.
B1: Bôi đen bảng tính cần sắp xếp.
B2: Vào Data ? Sort. Xuất hiện hộp thoại:
- Sort by: chọn cột làm khoá sắp xếp chính.
+ Tăng dần:
+ Giảm dần:





- Then by: Chọn cột làm khoá phụ thứ nhát (nếu có)
- Then by: Chọn cột làm khoá phụ thứ hai (nếu có)
- Header row: Không sắp xếp
tiêu đề
- No header row: Có sắp xếp
tiêu đề
2.3. Lọc dữ liệu tự động
B1: Click chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính
B2: Data ? Filter ? AutoFilter. Sau đó ở mỗi tiêu đề cột trong bảng tính xuất hiện mũi tên hướng xuống.
B3: Khi nhấp vào mũi tên, một danh sách tiêu chuẩn hiện ra, danh sách này hiển thị các giá trị duy nhất trong 1 cột. Bằng cách chọn các giá trị này, sẽ loại bỏ được các bản ghi không thoả mãn điều kiện lọc.
* Ngoài các điều kiện đó ta có thể chọn các tiêu chuẩn:
All: hiển thị tất cả các bản ghi.
Top 10: Lọc số bản ghi thoả mãn đk lớn nhất hay nhỏ nhất của cột lọc.
Sau khi chọn top 10 sẽ xuất hiện hộp thoại sau đây:




B1: Chọn kiểu lọc:
Top: Lọc theo giá trị lớn nhất
Bottom: Lọc theo giá trị nhỏ nhất
B2: Chọn số bản ghi cần hiển thị.
B3: Nhấn OK để xem kết quả.
Chú ý: Top 10 chỉ được áp dụng cho các trường (cột) có dữ liệu kiểu số
- Custom: Lọc theo điều kiện phức (có thể áp dụng cho mọi trường dữ liệu). Khi chọn Custom xuất hiện hộp thoại:
B1: Chọn toán tử logic cho đk 1
B2: Nhập giá trị của đk 1
B3: Chọn toán tử logic cho đk 2 (nếu có)
B2: Nhập giá trị của đk 2 (nếu có)
2.4. Tính tổng phụ ( = tổng theo từng thành phần)
B1: Dùng lệnh Sort để sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu.
B2: Data ? Subtotals. Xuất hiện hộp thoại.



Chọn trường vừa sắp xếp theo yêu cầu ở B1.
Chọn hàm cần dùng để thống kê.
Tích chọn trường cần tính toán.
Click Ok để chấp nhận
Click để huỷ bỏ thao tác
II. Vùng điều kiện (vùng tiêu chuẩn):
1. Khái niệm vùng tiêu chuẩn:
Là vùng có ít nhất 2 dòng, trong đó dòng đầu tiên chứa tiêu đề và dòng còn lại chứa các điều kiện. Nó được dùng để tính toán hay rút trích dữ liệu.

2. Cách lập vùng điều kiện:
a. Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện luôn phải chứa dữ liệu số.
b. Tiêu chuẩn chuỗi: Ô đk chứa dữ liệu kiểu text.
c. Tiêu chuẩn logic: >= ; <= ; > ; < ; = ; <> (khác)
d. Tiêu chuẩn kết hợp and (và): tiêu đề và điều kiện trong tiêu chuẩn và cùng nằm trên cùng 1 dòng nhưng khác cột.
e. Tiêu chuẩn kết hợp hoặc (or): tiêu đề và điều kiện trong tiêu chuẩn nằm trên cùng 1 cột nhưng khác dòng.


f. Tiêu chuẩn hỗn hợp:
Được kết hợp từ 2 tiêu chuẩn ?and? và ?or?.
III. ứng dụng vùng đk vào t.kê và các hàm CSDL
1. Rút trích dữ liệu:
B1: Thiết lập vùng điều kiện (vùng tiêu chuẩn)
B2: Đưa con trỏ vào vùng CSDL (bảng tính)
B3: Data ? Filter ? Advanced Filter
Rút trích dữ liệu thoả mãn điều kiện ra vùng khác
Lấy địa chỉ vùng điều kiện
Lấy địa chỉ vùng CSDL
Chọn đ/chỉ ô đầu tiên của vùng đích sẽ chứa dữ liệu được rút trích
2. Hàm cơ sở dữ liệu:
Cú pháp chung:
= Tênhàm (vùng cơ sở dữ liệu,n,vùng tiêu chuẩn)
Với n: Đ/chỉ ô chứa tên trường cần tính tổng
Hoặc số thứ tự của trường cần tính tổng trong VCSDL
Hoặc tên trường cần tính tổng (phải đặt trong ? ?)
2.1. Hàm tính tổng thoả mãn nhiều điều kiện:
= dsum(???..)
2.2. Hàm tính trung bình cộng thoả mãn nhiều điều kiện.
= daverage(???)
2.3. Hàm tính giá trị lớn nhất thoả mãn nhiều ĐK
= dmax (???.)

2. Hàm cơ sở dữ liệu:
2.4. Hàm tính giá trị nhỏ nhất thoả mãn nhiều ĐK :
= dmin(???..)
2.5. Hàm đếm giá trị số thoả mãn nhiều điều kiện.
= dcount(???)
2.6. Hàm đếm toàn bộ kiểu dữ liệu thoả mãn nhiều ĐK
= dcounta (???.)