BÀI GIẢNG MICROSOFT EXCEL
GV: Cấn Đình Thái
Trường CĐ nghề Văn lang HN
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL
Microsoft Office Excel 2003 là phần mềm xử lý bảng tính điện tử trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office do hãng phần mềm Microsoft phát triển
Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt hơn và giao diện thân thiện với người dùng
1. Khởi động Excel
C2: Nhấn trái chuột vào
Start/Program/ Microsoft Office chọn MS-Excel
Thanh tiêu đề
Thanh menu
Thanh công cụ chuẩn
Thanh công cụ định dạng
Con trỏ màn hình
Tên cột
Tên dòng
Các Sheet
Thanh cuốn ngang
Thanh cuốn dọc
Thanh công thức
Nơi hiển thị vị trí của con trỏ màn hình
2. Thoát khỏi Excel
C1: File  Exit
C2: Click vào nút bên phải thanh tiêu đề.
C3: Alt + F4
Muốn ghi lại thì bấm trái chuột vào Yes
Không muốn ghi lại thì bấm trái chuột vào No
Muốn quay về soạn thảo tiếp
3. Tùy chọn chế độ làm việc của Excel
Ẩn/ hiện thanh công thức
Ẩn/ hiện thanh trạng thái
Ẩn/ hiện các thanh công cụ
4. Workbook trong Excel
- Mỗi Workbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các worksheet.
- Trong một Workbook có thể có tối đa 255 sheet.
(Các phiên bản cũ từ Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet. Từ Excel 97, máy mở ngầm định 3 Sheet.)
- Cách thay đổi số Sheet ngầm định: Tools/ Options sau đó gõ số Sheet ngầm định muốn mở trong hộp Sheet in new workbook của mục General.
5. WorkSheet trong Excel
- Mỗi bảng tính bao gồm các dòng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là các ô (cells).
- Mỗi worksheet có 65536 dòng. Tiêu đề dòng nằm ở đầu của mỗi dòng và được đánh số từ 1 đến 65536.
- Mỗi worksheet có 256 cột. Tiêu đề của cột được đánh như sau: A, B, C, ..., IU, IV.
- Mỗi ô của worksheet đều có địa chỉ riêng.
+ Địa chỉ của ô trong worksheet được xác đinh bởi tên của cột và tên của dòng tạo ra ô đó
+ Tên cột luôn đứng trước tên dòng
+ Ví dụ: ô A1 là ô giao giữa cột A và dòng 1.
- Vùng: là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau
- Địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và địa chỉ ô góc dưới phải của vùng.
- Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc địa chỉ của ô đầu tiên và ô cuối cùng phân cách bởi ký hiệu :
- Ví dụ: B4:C7
là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7
6. Di chuyển con trỏ màn hình
6.1. Sử dụng chuột
- Thao tác: Bấm trái chuột tại ô muốn chọn
- Chú ý: Nếu ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, thì sử dụng thanh cuốn dọc hoặc thanh cuốn ngang để cuộn tới vị trí cần thiết và bấm trái chuột vào ô cần chọn.
6.2. Sử dụng bàn phím
Cách 1:
- Thao tác: Sử dụng các phím mũi tên hoặc kết hợp với các phím chức năng đưa ô muốn chọn.
- Ví dụ: sang trái (), sang phải (), lên trên (), xuống dưới (), về ô trái trên của bảng tính (CTRL + Home).
Cách 2:
- Thao tác: Ấn phím F5, rồi gõ vị trí ô cần đến, sau đó ấn phím Enter.
Gõ vị trí cần đến
Chọn nút này hoặc ấn Enter
7. Thao tác với tệp tin
a. Mở tệp tin mới
C1: Bấm trái chuột vào File/ New
C3: nhấn tổ hợp phím: CTRL + N
b. Lưu tệp tin hiện hành vào bộ nhớ
C1: Bấm trái chuột vào File/ Save
C3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + S
1
2
Chọn thư mục chứa tệp
2
Ấn nút này để ghi
3
c. Mở tệp tin đã lưu trên máy
C3: nhấn tổ hợp phím: CTRL + O
C1: Bấm trái chuột vào File/ Open
1
2
Chọn thư mục chứa tệp
1
Bấm trái chuột vào file cần mở
2
Ấn nút này để mở
3
d. Đóng tệp tin
Bấm trái chuột File/ Close
Khi đóng cửa sổ văn bản nếu tài liệu soạn thảo chưa được đặt tên hoặc đã đặt tên song chưa lưu lại sự thay đổi vừa thực hiện , khi đó MS-Excel sẽ hiển thị hộp thoại như sau:
Lưu lại sự thay đổi
Không lưu lại sự thay đổi
Quay lại màn hình soạn thảo
8. Thao tác với dữ liệu trong worksheet
a. Nhập dữ liệu
- Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu.
- Các kiểu dữ liệu
+ Kiểu hằng: biến kiểu hằng là các biến có giá trị không đổi
+ Kiểu Text: giá trị kiểu Text sẽ hiển thị từ phía trái ô.
Chú ý: các số muốn hiển thị dưới dạng Text thì thêm ký hiệu ` hoặc dấu cách trước dãy số đó.
+ Kiểu Number: giá trị kiểu số sẽ hiển thị từ phía phải ô.
Chú ý: Muốn gõ số âm thì gõ dấu - trước số đó.
Kiểu số bao gồm các kiểu sau:
 Kiểu số thông thường
 Kiểu ngày tháng
 Kiểu thời gian
+ Kiểu công thức
Công thức là một biểu thức chứa các hằng, địa chỉ ô, hàm và các toán tử.
Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=) hay dấu cộng (+)
Cú pháp:
= hoặc +
+ Kiểu lôgic
- Giá trị của kiểu này chỉ có thể là True hoặc False
b. Lựa chọn dữ liệu
 Chọn dòng
- Chọn một dòng: kích chuột vào tiêu đề của dòng đó.
- Chọn nhiều dòng liền nhau: kích và rê chuột trong vùng tiêu đề dòng; hoặc kích vào tiêu đề dòng đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề dòng cuối.
- Chọn nhiều dòng cách nhau: kích vào một tiêu đề dòng, giữ Ctrl và kích vào các tiêu đề dòng còn lại.
 Chọn cột
- Chọn một cột: kích chuột vào tiêu đề của cột đó.
- Chọn nhiều cột liền nhau: kích và rê chuột trong vùng tiêu đề cột; hoặc kích vào tiêu đề cột đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề cột cuối.
- Chọn nhiều cột cách nhau: kích vào một tiêu đề cột, giữ Ctrl và kích vào các tiêu đề cột còn lại.
 Chọn ô
- Chọn một ô: kích chuột vào ô đó.
- Chọn nhiều ô liền nhau: kích và rê chuột qua tất cả các ô muốn chọn; hoặc kích vào ô đầu tiên, giữ Shift và kích vào ô cuối cùng trong vùng ô muốn chọn.
- Chọn nhiều ô cách nhau: kích chuột vào một ô, ấn và giữ Ctrl, sau đó kích chuột vào các ô còn lại muốn chọn.
9. Thêm/ bớt dòng (cột) trong worksheet
- Lựa chọn số dòng (cột) muốn thêm vào
- Chọn Insert/ Row (Insert/ Column)
a. Thêm dòng (cột)
- Lựa chọn số dòng (cột) muốn xóa.
- Bấm phải chuột vào vùng vừa chọn, sau đó bấm trái chuột vào Delete.
b. Xóa dòng (cột)
- Lựa chọn số ô muốn thêm (xóa).
- Insert/ Cells…
b. Thêm/ Xóa ô
Đẩy dữ liệu ô được chọn sang phải
Đẩy dữ liệu ô được chọn xuống dưới
Đẩy dữ liệu ô được chọn xuống dưới
Đẩy dữ liệu ô được chọn sang cột bên phải
10. Điều chỉnh độ rộng của cột, chiều cao của dòng
C1: Đưa trỏ chuột vào giữa tiêu đề của 2 cột (dòng) đó sao cho
con trỏ có hình dấu + thì bấm trái chuột và rê theo ý muốn.
C2:
B1: Bôi đen các cột (dòng) cần điều chỉnh
B2: Để trỏ chuột vào vùng vừa bôi đen rồi bấm phải chuột, sau đó chọn ColumnWidth (RowWidth)
B3: Gõ giá trị muốn cột (dòng) định dạng theo
B4: Chọn OK hoặc ấn phím Enter
11. Định dạng bảng tính
B1: Bôi đen dữ liệu cần định dạng
B2: Format/ Cells…
B3: Chọn thẻ Font rồi định dạng như MS-Word
a. Định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, hướng chữ
b. Định dạng canh lề: thực hiện như MS-Word
B1: Bôi đen dữ liệu cần định dạng
B2: Format/ Cells…
B3: Chọn thẻ Border rồi định dạng như MS-Word
c. Định dạng khung viền
B1: Bôi đen các ô cần trộn
B2: Bấm trái chuột vào biểu tượng trên thanh định dạng
c. Trộn ô
B1: Chọn ô đã thực hiện thao tác trộn
B2: Chọn Edit/ Clear/ Formats
d. Tách ô
B1: Chọn ô muốn định dạng
B2: Chọn Format/ Cells…
B3: Chọn thẻ Number
e. Định dạng các kiểu dữ liệu
Chọn thẻ
Nơi hiển thị kết quả
B4: Chọn kiểu định dạng trong hộp Category
B5: Chọn các thông số khác tuỳ thuộc vào kiểu định dạng
General: định dạng chung
+ dữ liệu kiểu text khi gõ vào sẽ được dóng thẳng đều bên trái ô
+ dữ liệu kiểu số khi gõ vào sẽ được dóng thẳng đều bên phải ô
Number: định dạng các số thông thường
+ Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.
+ Use 1000 Separators(,) - dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn
+Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm.
Currency: Dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ.
+ Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân
+ Symbol: Chọn kí hiệu tiền tệ của các nước
+Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm.
Date: định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type
Time: định dạng giờ theo mẫu được chọn trong hộp Type
Percentage: định dạng kiểu phần trăm.
+ Decimal Places: tổng chữ số sau dấu chấm thập phân
Text: định dạng số theo kiểu Text
Special: định dạng theo mã vùng và số điện thoại
Custom: tuỳ theo khuôn dạng được gõ trong hộp Type.
B6: OK
 Định dạng kiểu ngày tháng
Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category ở bảng Number chọn mục Date và chọn cách hiển thị bên khung Type.
Nếu không vừa ý ta có thể tạo kiểu ngày tháng cho riêng mình bằng cách chọn mục Custom trong khung Category, và gõ dạng cần thiết vào khung Type
12. Tính toán trong Excel
a. Cách gõ công thức, chỉnh sửa công thức
 Cách gõ công thức
 Cách chỉnh sửa công thức
Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=) hay dấu cộng (+)
Cú pháp:
= hoặc +
Biểu thức là sự kết hợp của các toán tử và các toán hạng
+ Toán hạng: là giá trị cụ thể hoặc địa chỉ ô, vùng
+ Toán tử: + - * / < <= > >= <> =
C1: Bấm trái chuột 2 lần liên tiếp vào ô chứa công thức cần chỉnh
C2: Để con trỏ màn hình ở ô chứa công thức cần chỉnh sau đó
bấm trái chuột vào thanh công thức
b. Địa chỉ
 Địa chỉ tương đối:
là địa chỉ của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức. Địa chỉ đó sẽ bị biến đổi theo vị trí tương ứng của nơi được sao chép đến khi thực hiện thao tác sao chép công thức.
Ví dụ

Khi đó: - Tại ô C2 = A2*B2
- Tại ô C3 = A3*B3
- Tại ô C4 = A4*B4
 Địa chỉ tuyệt đối:
- là địa chỉ ô hoặc vùng không bị thay đổi theo vị trí tương ứng của nơi được sao chép đến khi thực hiện thao tác sao chép công thức.
- Dấu $ được thêm vào trước tên cột và tên dòng để chỉ ra rằng địa chỉ đó là địa chỉ tuyệt đối.
Ví dụ
Khi đó: - Tại ô C2 = A2*$B$2
- Tại ô C3 = A3*$B$2
- Tại ô C4 = A4*$B$2
 Cách sao chép công thức
B1: Đưa con trỏ màn hình về ô đầu tiên chứa công thức
B2: Để trỏ chuột vào góc phải dưới cùng của ô đó, khi trỏ chuột có hình dấu cộng thì bấm trái chuột, giữ nguyên rồi kéo qua tất cả các ô cần tính toán
b. Một số hàm cơ bản
Cú pháp: Tên hàm (danh sách các đối số)
+ Tên hàm: gõ theo quy ước của Excel
+ Đối số: có thể là một giá trị kiểu số, một xâu ký tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức hay những hàm khác
 Một số hàm cơ bản
 Các hàm số học
 Hàm tính căn bậc hai
+ Cú pháp: SQRT (số hoặc địa chỉ ô chứa số)
+ Ý nghĩa: cho giá trị là căn bậc hai của số hoặc giá trị của
địa chỉ ô chứa số
+Ví dụ:
 Hàm tính trị tuyệt đối
+ Cú pháp: ABS (số hoặc địa chỉ ô chứa số)
+ Ý nghĩa: cho giá trị là trị tuyệt đối của số hoặc giá trị của
địa chỉ ô chứa số
+ Ví dụ:
 Hàm làm tròn số
+ Cú pháp:
ROUND (số hoặc địa chỉ ô chứa số, giá trị làm tròn)
+ Ý nghĩa: làm tròn số hoặc giá trị của địa chỉ ô chứa số
+ Ví dụ:
- Nếu giá trị làm tròn = 0 => làm tròn đến phần nguyên
- Nếu giá trị làm tròn > 0 => làm tròn các số ở phần thập phân chính xác đến số giá trị làm tròn.
- Nếu giá trị làm tròn < 0 => làm tròn về phía bên trái dấu thập phân.
 Hàm tính tổng
+ Cú pháp:
SUM (danh sách các số hoặc địa chỉ chứa số)
+ Ý nghĩa: cho tổng của các số trong danh sách
+ Ví dụ:
 Các hàm thống kê
+ Chú ý: - đối số của hàm SUM có thể là một vùng hoặc một số vùng chứa các giá trị số.
- Các giá trị trong đối số cách nhau bởi dấu phẩy
 Hàm tính trung bình cộng
+ Cú pháp:
AVERAGE (danh sách các số hoặc địa chỉ chứa số)
+ Ý nghĩa: cho trung bình cộng của các số trong danh sách
+ Ví dụ:
 Hàm tìm giá trị lớn nhất
+ Cú pháp:
MAX (danh sách các số hoặc địa chỉ chứa số)
+ Ý nghĩa: cho giá trị lớn nhất trong các số của danh sách
+ Ví dụ:
 Hàm tìm giá trị nhỏ nhất
+ Cú pháp:
MIN (danh sách các số hoặc địa chỉ chứa số)
+ Ý nghĩa: cho giá trị nhỏ nhất trong các số của danh sách
+ Ví dụ:
 Hàm đổi giá trị số sang kiểu text
+ Cú pháp:
TEXT (value, format_text)
+ Ý nghĩa: đổi giá trị số value về kiểu text
+ Ví dụ:
 Các hàm đổi kiểu
 Hàm đổi giá trị text của một số thành số
+ Cú pháp: VALUE (text)
+ Ý nghĩa: đổi giá trị text của một số thành số
+ Ví dụ:
 Hàm lấy các ký tự bên trái xâu
+ Cú pháp: LEFT (text, tổng số ký tự lấy)
+ Ý nghĩa: cho một dãy "tổng số ký tự lấy" ký tự có mặt trong xâu text tính từ trái qua phải của xâu text.
+ Ví dụ:
 Các hàm ký tự
 Hàm lấy các ký tự bên phải xâu
+ Cú pháp: RIGHT (text, tổng số ký tự lấy)
+ Ý nghĩa: cho một dãy "tổng số ký tự lấy" ký tự có mặt trong xâu text tính từ phải qua trái của xâu text.
+ Ví dụ:
 Hàm lấy các ký tự bất kỳ trong xâu
+ Cú pháp: MID (text, vị trí bắt đầu, số ký tự lấy)
+ Ý nghĩa: cho một dãy "số ký tự lấy" ký tự trong xâu text tính từ "vị trí bắt đầu".
+ Ví dụ:
 Hàm chuyển xâu thành chữ thường
+ Cú pháp: LOWER (text)
+ Ý nghĩa: chuyển xâu text thành chữ in thường
+ Ví dụ:
 Hàm chuyển xâu thành chữ in hoa
+ Cú pháp: UPPER (text)
+ Ý nghĩa: chuyển xâu text thành chữ in hoa
+ Ví dụ:
 Hàm chuyển các ký tự đầu trong xâu thành chữ in hoa
+ Cú pháp: PROPER (text)
+ Ý nghĩa: chuyển các ký tự đầu trong xâu text thành chữ
in hoa
+ Ví dụ:
 Nhóm hàm lôgic
 Hàm AND
+ Cú pháp: AND (danh sách các biểu thức lôgic)
+ Ý nghĩa: trả về giá trị TRUE nếu tất cả các biểu thức logic có giá tri là TRUE và trả về giá trị FALSE trong các trường hợp còn lại.
+ Ví dụ:
 Hàm OR
+ Cú pháp: OR (danh sách các biểu thức lôgic)
+ Ý nghĩa: trả về giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức logic có giá tri là FALSE và trả về giá trị TRUE trong các trường hợp còn lại.
+ Ví dụ:
 Hàm NOT
+ Cú pháp: NOT (biểu thức lôgic)
+ Ý nghĩa: trả về giá trị FALSE nếu biểu thức lôgic có giá tri là TRUE và trả về giá trị TRUE nếu biểu thức lôgic có giá trị FALSE
+ Ví dụ:
 Hàm điều kiện
+ Cú pháp:
IF (biểu thức logic, giá trị khi biểu thức đúng,
giá trị khi biểu thức sai)
+ Ý nghĩa: hàm trả về "giá trị khi biểu thức đúng" nếu biểu thức logic cho giá trị đúng; còn nếu biểu thức logic cho giá trị sai thì hàm sẽ trả về "giá trị khi biểu thức sai"
+ Ví dụ 1:
+ Ví dụ 2:
+ Ví dụ 3:
 Nhóm hàm tìm kiếm
 Hàm VLOOKUP
+ Cú pháp: VLOOKUP (x, vùng tham chiếu, n, 0)
+ Ý nghĩa: Tìm giá trị x ở cột thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ n
+ Ví dụ:
 Hàm HLOOKUP
+ Cú pháp: HLOOKUP (x, vùng tham chiếu, n, 0)
+ Ý nghĩa: Tìm giá trị x ở dòng thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng ở dòng thứ n
+ Ví dụ:
13. Thao tác sắp xếp, lọc dữ liệu
a. Thao tác sắp xếp
+ Chú ý: Nếu dữ liệu trong cột thuộc kiểu có thứ tự: kiểu số,
kiểu xâu ký tự, kiểu tiền tệ… thì có thể sắp xếp
+ Thao tác:
B1: Chọn một ô trong cột cần sắp xếp
B2: Chọn Data/ Sort
B3: Chọn tên cột cần sắp xếp trong mục Sort by
B4: Chọn sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần
B5: OK
Chọn cột
Chọn kiểu sắp xếp
Đồng ý
Chú ý:
+ Thông thường một bảng bao giờ cũng có dòng tiêu đề cho cột, ví dụ: Họ và tên, ĐTB,… và khi sắp xếp Excel tự động biết loại bỏ dòng tiêu đề này. Song trong trường hợp bảng đang xét không có dòng tiêu đề cột thì phải chọn mục No header row để tiến hành sắp xếp cả dòng đầu tiên.
+ Với kiểu dữ liệu text nếu không muốn phân biệt chữ hoa chữ thường thì bấm trái chuột vào nút Option rồi bỏ dấu chọn ở mục Case Sensitive.
+ Nếu không muốn sắp xếp cả bảng thì phải lựa chọn toàn bộ vùng muốn sắp xếp trước khi thực hiện thao tác sắp xếp.
b. Thao tác lọc dữ liệu
Để lọc các dữ liệu theo một tiêu chuẩn nào đó, phải tạo trước các vùng dữ liệu và vùng tiêu chuẩn, sau đó lần lượt tiến hành các thao tác sau:
- Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu.
- Chọn Data/ Filter/ Advanced Filter
Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Advanced Filter
- Trong vùng Action: chọn Filter the List, in Place.
- Xác định địa chỉ vùng dữ liệu vào hộp List Range.
- Xác định địa chỉ vùng tiêu chuẩn vào hộp Criteria Range.
- Ấn Enter hay nhấn nút lệnh OK.
Khi đó các bản ghi không thoả mãn điều kiện bị giấu đi. Trên bảng tính chỉ xuất hiện các bản ghi thoả mãn điều kiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã đưa ra.
Chú ý:
Nếu muốn hiện lại tất cả các dữ liệu thì thực hiện thao tác sau: Data/Filter/ Show all
+ Ví dụ:
Vùng dữ liệu
Vùng tiêu chuẩn
Sau khi thực hiện lọc theo vùng tiêu chuẩn ta được như sau:
14. In ấn
a. Định dạng lề
Bấm trái chuột vào File/ Page Setup/ Margins rồi lựa chọn như MS - Word.
Lề trên
Lề trái
Lề phải
Lề dưới
Căn trang vào giữa theo chiều ngang trang in
Căn trang vào giữa theo chiều dọc trang in
b. Định dạng hướng giấy, cỡ giấy
Bấm trái chuột vào File/ Page Setup/ Paper rồi lựa chọn như MS - Word.
Hướng giấy
Cỡ giấy
c. Đánh số trang
B1: Bấm trái chuột vào File/ Page Setup/ Header/Footer
B2: Chọn vị trí đánh số trang (bấm trái chuột vào Custom Header… hoăc Custom Footer…)
B3: Bấm trái chuột vào vị trí muốn đánh số trang
B4: Bấm trái chuột vào nút chèn số trang
B5: OK
B6: OK
d. Xem trước khi in
Bấm trái chuột vào File/ Print Preview
XIN CẢM ƠN !