Bài 3: Hoàn thiện tài liệu

I- Các thiết lập trang in:
Thực hiện File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup gồm 4 tab:
1. Tab Page:
- Portrait: In bảng tính theo chiều dọc trang giấy.
- Landscape: In bảng tính theo chiều ngang trang giấy.
- Paper size: Chọn khổ giấy (thường là khổ A4).
- Print quality: Chọn độ phân giải khi in (độ phân giải càng cao bản in càng đẹp).
- First page number: Xác định số trang bắt đầu.
2. Tab Margins: (Xác định các lề cho trang in)
- Top: Thay đổi lề trên trang giấy.
- Bottom: Thay đổi lề dưới trang giấy.
- Left: Thay đổi lề trái trang giấy.
- Right: Thay đổi lề phải trang giấy.
- Header: Xác định khoảng cách cho tiêu đề đầu.
- Footer: Xác định khoảng cách cho tiêu đề cuối.
- Horizontally: Căn bảng tính giữa trang giấy theo chiều ngang.
- Vertically: Căn bảng tính giữa trang giấy theo chiều dọc.
3. Tab Header/Footer: (Tạo tiêu đề đầu và cuối cho trang in)
Sử dụng hộp Header và hộp Footer để chọn một kiểu tiêu đề có sẵn. Hoặc có thể nhấn vào nút Custom Header hay nút Custom Footer để tự tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối. Hộp thoại Header hay Footer tương ứng sẽ hiện ra gồm 3 phần:
+ Left Section: Phần bên trái tiêu đề.
+ Center Section: Phần giữa của tiêu đề.
+ Right Section: Phần bên phải tiêu đề.
- Người sử dụng có thể nhập bất kì văn bản nào cho mỗi phần. Ngoài ra có thể nhấn vào các nút phía trên của hộp thoại để thêm những thông tin đặc biệt vào các phần của tiêu đề:

Thay đổi font chữ.

Chèn số trang.

Chèn tổng số trang.

Chèn ngày tháng năm hiện hành.

Chèn giờ hiện hành.

Chèn tên file.

Chèn tên bảng tính.

4. Tab Sheet:
- Print area: (Vùng in) Nhập địa chỉ vùng cần in vào hộp.
- Rows to repeat at top: Chọn hàng cần lặp lại trên đỉnh mỗi trang in.
- Columns to repeat at left: Chọn cột cần lặp lại bên trái mỗi trang.
- Gridlines: Xác nhận in cả các đường lưới.
- Black and while: Chỉ in hai màu đen và trắng.
- Draft quality: In chất lượng thấp nhưng giảm được thời gian in.
- Row and column headings: In cả các nhãn hàng, nhãn cột.
- Down, then over: In các trang theo thứ tự từ trên xuống dưới.
- Over, then down: In các trang theo thứ tự từ trái sang phải.
II- Xem trước khi in:
Chọn File/Print Preview hoặc nhấn nút Print Preview trên thanh công cụ. Màn hình Preview hiện ra cho phép xem toàn thể từng trang bảng tính.

Sử dụng các nút:
- Next: Tới trang tiếp theo.
- Previous: Về trang trước.
- Zoom: Phóng to / thu nhỏ trang in.
- Print: In.
- Setup: Mở hộp thoại Page Setup.
- Margins: Làm xuất hiện các dấu định lề quanh trang giấy. Dùng chuột kéo các dấu này để thay đổi các lề của trang.
- Page Break Preview: Cho phép thay đổi dấu ngắt trang bằng cách kéo chuột.
- Close: Thoát khỏi chế độ xem trước khi in.
- Help: Hiện màn hình trợ giúp.
III. In tài liệu:
Thực hiện File/Print, xuất hiện hộp thoại Print:
- Chọn kiểu máy in trong hộp Name.
- Chọn All để tất cả các trang