Hải

Trang

Phương

Tâm

Trinh

Minh

01

02

03

04

05

06

Member of the

Kỹ năng giao tiếp
bằng văn bản
trong kinh doanh

1. Định nghĩa và tầm quan trọng
2. Phân loại và ưu nhược điểm
3. Các yếu tố quan trọng
4. Cách cải thiện kỹ năng

1.Định nghĩa và
tầm quan trọng

Giao tiếp bằng văn bản là
gì?

-Khi các từ được sử dụng trong quá
trình giao tiếp, nó được gọi là giao tiếp
bằng lời nói.
-Chuyển thông tin bằng lời nói có thể
được thực hiện, bằng miệng hoặc bằng
văn bản.

Giao tiếp bằng văn bản là gì?
-Giao tiếp bằng văn bản là một phương
tiện giao tiếp chính thức, trong đó thông
điệp được soạn thảo cẩn thận và được xây
dựng dưới dạng văn bản.
-Trong giao tiếp kinh doanh, việc sử
dụng văn bản đã trở thành một phương
thức rất phổ biến và hữu dụng.

Tầm quan trọng của kỹ năng giao
tiếp bằng văn bản
-Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm
tình đối với người nhận thông tin.
-Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong
một số trường hợp giao tiếp kinh doanh.

Tầm quan trọng của kỹ năng giao
tiếp bằng văn bản

-Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được
khách hàng cũ, giành được khách
hàng mới.
-Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua
đối thủ cạnh tranh.

2. Phân loại và ưu nhược điểm

Phân loại

Báo cáo

Tài liệu quảng cáo

Email

1

2

3

Thư truyền thống

Điện tín

4

5

Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
-Sự trường tồn cao.
-Lưu giữ thông tin lâu dài.
-Mức độ bảo quản cao, an toàn
-Mức độ phản chiếu cao hơn
-Ít khả năng bị biến dạng hoặc
thay đổi thông tin

Nhược điểm
-Chi phí liên quan đến tài liệu và
lao động khá tốn kém.
-Phản hồi thông tin chậm
-Khó thể hiện cảm xúc thiếu sự
linh hoạt.
-Không có khả năng sửa đổi nội
dung nhanh

Video 1

3. Các yếu tố quan trọng

Văn bản quy phạm
pháp luật

Văn bản hành chính

Văn bản chuyên
ngành

Văn bản tổ chức chính
trị

3.1. HÌNH THỨC VĂN BẢN TRONG CÁC
CƠ QUAN TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP

a.Cấu trúc văn bản

-Cấu trúc văn bản hay cách thức
tổ chức văn bản là sự sắp xếp các
ý tưởng và mối quan hệ giữa các ý
tưởng
-Phần lớn, trong kinh doanh, văn
bản dạng mô tả, giải thích, trình
bày đều chứa các yếu tố cấu trúc

PENYEBAB
DAMPAK
PENANGGULANGA
N

a. Cấu

trúc văn bản

Có 5 dạng cấu trúc chính:
+Mô tả
+Xâu chuỗi
+ So sánh/Đối lập
+ Nguyên nhân/Kết quả
+ Vấn đề/Giải pháp

b.Phong cách ngôn ngữ
-Phong cách ngôn ngữ là cách diễn
đạt (nói và viết) trong từng hoàn
cảnh và người diễn đạt nhất định.
- Yêu cầu: tính ngắn gọn, chuyên
sâu, công vụ, logic và thuyết phục

b.Phong cách ngôn ngữ
-Có 4 loại phong cách ngôn ngữ
chính trong kinh doanh:
+Phong cách ngôn ngữ Báo chí
+Phong cách ngôn ngữ Chính luận
+Phong cách ngôn ngữ Hành chính
+Phong cách ngôn ngữ Khoa học

3.2.NỘI DUNG
-Đề tài: Là lĩnh vực đời sống được tác giả
nhận thức, lựa chọn, khái quát, bình giá
và thể hiện trong văn bản.
-Chủ đề: Là vấn đề cơ bản được nêu ra
trong văn bản. Nó là vấn đề được tác giả
quan tâm và thể hiện chiều sâu nhận thức
của nhà văn đối với cuộc sống

3.2.NỘI DUNG
-Tư tưởng: là sự lí giải đối với chủ đề đã nêu
lên, là nhận thức của tác giả muốn trao đổi,
nhắn gửi, đối thoại với người đọc.

4.1) Các lưu ý

NOTIFICATION

1

4.1) Các lưu ý
-Kỹ năng soạn thảo văn bản là cách
thực hiện các thao tác như nhập thông
tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản được
thực hiện trên giấy hoặc các phần mềm
ứng dụng

4.1) Các lưu ý
-Tầm quan trọng của các kỹ năng :

+Tạo ra ấn tượng về bạn dựa trên những gì
họ nhìn thấy.
+Quyết định sự thành công của hợp đồng.

4.1) Các lưu ý
-Tầm quan trọng của các kỹ năng :

+ Thể hiện sự chuyên nghiệp

4.2) Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Tập trung vào mục
tiêu chính

4.2) Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Tập trung vào mục
tiêu chính

Nếu thông điệp phức tạp,
hãy phác thảo trước

4.2) Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Tập trung vào mục
tiêu chính
Thông tin vừa đủ,
rõ ràng

Nếu thông điệp phức tạp,
hãy phác thảo trước

4.2) Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Tập trung vào mục
tiêu chính
Thông tin vừa đủ,
rõ ràng

Nếu thông điệp phức tạp,
hãy phác thảo trước
Lời văn, lịch sự,
trang trọng, dùng
đúng phong cách
ngôn ngữ

4.3 Quy trình viết thư
Tuân theo Quy trình 5D.
Bước 1:Determing the End(s) and the Means: Xác định
mục đích và cách đạt được mục đích.

ADD subtitle

Bước 2: Defining thr Reader and the Situation: Xác định
người đọc và bối cảnh có liên quan.
Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư.
Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện
những thiếu hụt sai sót.
Bước 5: Distributing the Message: Phát hành bức thư.

4.4 Kỹ năng viết thư
Để lá thư của bạn gây ấn tượng và mang
tính thuyết phục, hãy tuân theo chiến thuật
GIRO
-Gaining attention: Tạo sự chú ý.
-Increase desire: Tăng thêm sự mong muốn.
-Reducing reistance: Giảm bớt khó khăn,
trở ngại.
-Orchestration action: Lên kế hoạch hành
động.

ADD subtitle

4.4 Kỹ năng viết thư
Khi sắp xếp ý tưởng và cấu trúc của một lá thư,
bạn có thể sử dụng công thức RIPPA.
-Thiết lập mối liên hệ (Relationship).
-Cung cấp thông tin cho người nhận thư
(Information).
-Phát triển ý tưởng từng điểm một để thuyết phục
(Persuade).
-Củng cố lập luận bằng hình ảnh để thuyết phục
(Picture).
-Kết thúc bằng yêu cầu người đọc hành động
(Action).

ADD subtitle

Video 2

GẤU CON HAM ĂN

Nhận định sau là đúng hay sai ?

Giao tiếp bằng văn bản là một phương
tiện giao tiếp chính thức
SAI

ĐÚNG

Nhận định sau là đúng hay sai ?

Tính hòa hợp là một trong các
nguyên tắc cơ bản khi viết thư
Sai

ĐÚNG

Nhận định sau là đúng hay sai ?

Một nguyên tắc trong viết thư tín là mở
rộng vấn đề, tránh đi vào tiểu tiết
Sai

Đúng

Nhận định sau là đúng hay sai ?

Trang phục không phải là một trong yếu tố quan
trọng trong giao tiếp bằng văn bản trong kinh
doanh
SAI

ĐÚNG