Phần 4: MICROSOFT EXCEL
Bài 1: Giới thiệu Excel
Giới thiệu cửa sổ Excel
Thanh bảng chọn
Thanh công cụ chuẩn
Thanh định dạng
Thanh công thức
Ô địa chỉ
Thanh tiêu đề
Trang tính
Tên trang tính
Thanh trạng thái
Tên hàng
Tên cột
Ô tính đang được chọn
Giới thiệu cửa sổ Excel
Hộp tên (ô địa chỉ): Là ô ở góc trên, bên trái trang tính, hiển thị địa
chỉ của ô được chọn
Thanh công thức: Thanh công thức cho biết nội dung của ô đang được
chọn
Thanh công thức
Hộp tên
Khái niệm cột, hàng, ô, sheet, workbook
Cột:
Các cột của các trang tính được đánh thứ tự liên tiếp từ trái sang phải bằng các chữ cái bắt đầu từ A, B, C,… Các kí tự này được gọi là tên cột.
Hàng:
Các hàng của các trang tính được đánh thứ tự liên tiếp từ trên xuống dưới bằng các số bắt đầu từ 1, 2, 3,… Các số này được gọi là tên hàng.
Ô:
Vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô tính (gọi tắt là ô) dùng để chứa dữ liệu. Địa chỉ của một ô tính là cặp tên cột và tên hàng mà ô nằm trên đó.
Khối:
Khối là tập hợp các ô tính liền nhau tạo thành một vùng hình chữ nhật. Địa chỉ của khối là cặp địa chỉ của ô trên cùng bên trái và ô dưới cùng bên phải, được phân cách nhau bởi dấu (:).
Cột
Hàng
Ô
Khối
Trang tính (Sheet): Gồm các cột và các hàng là miền làm việc chính của
bảng tính.
Khái niệm cột, hàng, ô, sheet, workbook
Bảng tính (Workbook): Một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Khi
mở một bảng tính mới, bảng tính thường chỉ gồm ba trang tính. Các trang
tính được phân biệt bằng tên trên các nhãn ở phía dưới màn hình
Bảng tính điện tử Excel
Trang tính đang được kích hoạt là trang tính đang được hiển thị trên màn hình, có nhãn trang màu trắng, tên trang viết bằng chữ đậm
Tên trang tính
Một số thao tác cơ bản
Chọn các đối tượng trên trang tính:
Chọn một ô: Đưa con trỏ tới ô đó và nháy chuột
Ô C2 đã được chọn
Chọn một hàng: Nháy chuột tại nút tên hàng
Hàng thứ 2 đã được chọn
Một số thao tác cơ bản
Chọn một cột: Nháy chuột tại nút tên cột
Cột C đã được chọn
Chọn một khối: Kéo thả chuột từ một ô góc đến ô góc đối diện. Ô chọn
đầu tiên sẽ là ô được kích hoạt
Khối B3:D6 đã được chọn
Một số thao tác cơ bản
Chọn nhiều khối: Nếu muốn chọn đồng thời nhiều khối khác nhau, hãy
chọn khối đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt chọn các khối tiếp theo
Khối A1:B3 và D4:D8 đã được chọn
Khối A1:B3 và D4:D6 đã được chọn
Chọn trang tính: Nháy chuột vào nhãn trang tính
Đổi tên trang tính: Chọn Format/Worksheet/Rename hoặc chuột phải
vào tên trang tính chọn Rename/gõ tên mới và ấn Enter
Chèn một trang tính mới: Chọn Insert/Worksheet hoặc chuột phải
vào tên trang tính chọn Rename
Xóa một trang tính: Chọn Edit/Delete Sheet hoặc chuột phải
vào tên trang tính chọn Delete
Một số thao tác cơ bản
Nhập dữ liệu vào trang tính:
Nhập và sửa dữ liệu:
Để nhập dữ liệu vào một ô của trang tính nháy chọn ô đó và gõ dữ liệu vào
từ bàn phím. Kết thúc việc nhập dữ liệu cho ô đó có thể chọn một ô tính
khác hoặc nhấn phím Enter.
Để sửa dữ liệu của một ô cần phải nháy đúp chuột vào ô đó và thực hiện
việc sửa chữa tương tự như khi soạn thảo văn bản.
Di chuyển trên trang tính:
Có thể di chuyển giữa các ô theo hai cách:
Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím: Nếu ô cần di chuyển tới ở gần ô
đang được kích hoạt, sử dụng các phím mũi tên , , ,  để di chuyển.
Sử dụng chuột và thanh cuốn: Nếu ô cần kích hoạt nằm trong phạm vi màn
Hình, sử dụng các thanh cuốn để đưa vùng trang tính có chứa ô vào phạm
vi màn hình và nháy chuột vào ô đó.
Gõ chữ Việt trên trang tính:
Tương tự như khi làm việc với chương trình soạn thảo văn bản:
Mở VietKey/Chọn kiểu gõ Telex/
chọn bảng mã TCVN3 cho các font bắt đầu là .Vn
chọn bảng mã Unicode cho các font TimeNewRoman Hoặc Arial…
Kiểu dữ liệu cơ bản
Dữ liệu số: Dữ liệu số là các số 0, 1,…, 9, dấu cộng (+) chỉ số dương. Dấu
trừ (-) chỉ số âm và dấu % chỉ tỉ lệ %. Dữ liệu này tự động căn lề phải ô dữ
liệu sau khi nhập, trong trường hợp ô dữ liệu không đủ độ rộng để chứa thì
dữ liệu tạm thời để dưới dạng khoa học.
Dữ liệu kí tự: Là dãy các chữ cái, chữ số và các kí hiệu. Dữ liệu dạng này
tự động căn lề trái ô dữ liệu sau khi nhập, trong trường hợp ô dữ liệu không
đủ độ rộng để chứa dữ liệu thì dữ liệu tạm thời tràn sang các ô tiếp theo nếu
các ô kế bên chưa có dữ liệu hoặc tạm thời khuất đi nếu các ô kế bên đã có
dữ liệu.
Dữ liệu số tự động căn lề phải
Dữ liệu kí tự tự động căn lề trái
Dữ liệu kí tự tràn sang các ô tiếp theo
Dữ liệu kí tự bị che khuất
Dữ liệu ngày tháng: Được nhập theo dạng ngày tháng định dạng trong
Control Panel. Dữ liệu ngày tháng tự động căn lề phải ô dữ liệu sau khi nhập,
trong trường hợp ô dữ liệu không đủ độ rộng để chứa dữ liệu thì tạm thời
để dưới dạng ###
Kiểu dữ liệu cơ bản
Dữ liệu ngày tháng tự động căn lề phải
Dữ liệu ngày tháng để dưới dạng ###
Kiểu dữ liệu cơ bản
Dữ liệu dạng công thức: Được bắt đầu bởi dấu “=“ sau đó đến các phép toán
Kí hiệu các phép toán trong công thức:
+ : Kí hiệu phép cộng
- : Kí hiệu phép trừ
* : Kí hiệu phép nhân
/ : Kí hiệu phép chia
^ : Kí hiệu phép lấy lũy thừa
% : Kí hiệu phép lấy %
Thứ tự thực hiện các phép toán: Các phép toán trong cặp dấu ngoặc đơn
“(“ và “)” được thực hiện trước, sau đó đến các phép nâng lên lũy thừa, tiếp
theo là các phép nhân và phép chia, cuối cùng là các phép cộng và phép trừ.
Dữ liệu dạng công thức
Nhập công thức:
Kiểu dữ liệu cơ bản
1. Chọn ô cần nhập công thức
2. Gõ dấu =
3. Nhập biểu thức
4. Ấn Enter hoặc chuyển sang ô khác để kết thúc
Kiểu dữ liệu cơ bản
Sử dụng địa chỉ trong công thức: Trong các công thức tính toán với dữ liệu
có trong các ô, dữ liệu đó thường được cho thông qua địa chỉ của các ô (hoặc
Hàng, cột hay khối).
Việc nhập công thức có chứa địa chỉ hoàn toàn tương tự như nhập các công
thức thông thường. Khi nhập công thức có thể gõ địa chỉ ô hoặc nháy chuột
vào ô để lấy địa chỉ ô.
Sử dụng địa chỉ trong công thức
Sao chép công thức
1. Chọn ô cần copy công thức
2. Nháy nút Copy
3. Chọn các ô cần dán công thức
2. Nháy nút Paste
Tại ô D4 sẽ thấy công thức:
=B4 + C4
Tại ô D4 sẽ thấy công thức:
=B4 + C4
Khi sao chép một ô có nội dung là công thức chứa địa chỉ, các địa chỉ được
điều chỉnh để giữ nguyên quan hệ tương đối về vị trí so với ô đích.
Sao chép nội dung các ô có công thức:
Sao chép công thức
Khi di chuyển nội dung các ô có công thức chứa địa chỉ, các địa chỉ trong công
thức không bị điều chỉnh; nghĩa là công thức được sao chép y nguyên
Di chuyển nội dung các ô có công thức:
1. Chọn ô cần di chuyển công thức
2. Nháy nút Cut
3. Chọn các ô cần dán công thức
2. Nháy nút Paste
Tại ô D4 sẽ thấy công thức:
=B3 + C3
Tại ô D4 sẽ thấy công thức:
=B3 + C3
Chú ý: Khi thực hiện các thao tác trên trang tính, nếu thực hiện nhầm, hãy
sử dụng nút lệnh Undo trên thanh công cụ để khôi phục lại trạng thái
trước đó một cách nhanh chóng.
Trong Excel có hai dạng địa chỉ ô:
Địa chỉ tương đối – tuyệt đối
Địa chỉ tương đối: là loại địa chỉ ô mà sau mỗi bước nhảy, giá trị của ô
sẽ tham chiếu đến ô tương ứng trong bảng tính.
Để nhập địa chỉ ô dạng này, ta nhập vào theo dạng:
Tên cột tên hàng
Sử dụng địa chỉ tương đối trong công thức
Địa chỉ tương đối A1 và B1
Địa chỉ tương đối – tuyệt đối
Địa chỉ tuyệt đối: là loại địa chỉ ô mà sau mỗi bước nhảy, giá trị của ô
sẽ tham chiếu đến một ô nhất định được khai báo theo dạng tuyệt đối.
Để nhập địa chỉ ô dạng này, ta nhập vào theo dạng:
$Tên cột $tên hàng
Sử dụng địa chỉ tuyệt đối trong công thức
Địa chỉ tuyệt đối $C$3 và $B$10