Học phần 2

Tin học ứng dụng
Hệ soạn thảo văn bản Word2000.
Thiết kế và trình diễn báo cáo với PowerPoint 2000.
Hồ Viết Thịnh
microsoft word 2000

?

Phần I
Hồ Viết Thịnh
I- Làm quen với word
1-MS-Word là gì?
Hệ soạn thảo văn bản chuyên nghiệp dùng để soạn thảo, lưu trữ, xử lí và in ấn văn bản nằm trong bộ Office của hãng Microsoft trên môi trường Windows. Phiên bản mới nhất là Word 2003 với khả năng nhúng kết với nhiều ứng dụng khác.
2/ Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word:
2.1-Khởi động: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft word trên DeskTop Desktop ho?c Start/Program/ Microsoft Word
Ta thấy màn hình giao di?n của Word :
Hồ Viết Thịnh
Hồ Viết Thịnh
a-�Thanh tiêu đề (Title bar): là dòng trên cùng của cửa sổ, ghi tên của ứng dụng và tên tệp tin hiện thời.
b- Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh làm việc với Word, mỗi mục chọn trên thanh thực đơn ứng với một dãy các thực đơn tương ứng.


* Thao tác để mở một menu dọc bằng cách kích chuột vào tên menu hoặc gõ Alt + ký tự đại diện( gạch chân). Menu bar gồm 9 mục:
File (Các chức năng quản lý tệp tin).
Edit (Các chức năng sửa chữa văn bản).
View (Các chức trình bày màn hình văn bản).
Insert (Các chức nằng chèn các đối tượng).
Format (Các chức năng định dạng văn bản).
Tools ( Các công cụ và tuỳ chọn khác)
Table (Các chức năng về bảng biểu).
Windows (Các chức năng làm viêc với cửa sổ).
Help (Các chức năng về trợ giúp).
Hồ Viết Thịnh
* Các tuỳ chọn của thanh menu.
Mở Tools/Customize/ Options/ Chọn
? Show full menus after a short delay: Hiện đầy đủ các thành phần của Menu cột.
? Standard and Formating toolbar share one row: Thanh Standard v� thanh Formating nằm trên cùng 1 dòng.


Hồ Viết Thịnh
*Sử dụng menu tắt.
Kích chuột phải lên một đối tượng nào đó thì s? xuất hiện danh sách các lệnh là việc với đối tượng đó.
c- Các thanh công cụ (Toolbar): Thanh công cụ có các biểu tượng trên đó, mỗi một biểu tưởng thể hiện một lệnh thông dụng, giúp bạn thao tác nhanh, thay vì phải vào menu để chon lệnh thì chỉ cần kích chuột vào nút lệnh tương ứng. Mặc định màn hình chỉ hiện 2 thanh (Standanrd) và (Formatting) còn các thanh khác ở trang thái ẩn.

Hồ Viết Thịnh
ý nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard
Hồ Viết Thịnh
ý nghĩa các biểu tượng trên thanh Formating
Hồ Viết Thịnh
*Bật tắt thanh công cụ:
Trong quá trình soạn thảo văn bản ta phải luôn bật /tắt các thanh công cụ cho phù hợp với nhu cầu sử dụng. Mỗi thanh công cụ chỉ ở một trong 2 trạng thái bật hoặc tắt, khi thanh công cụ đã hiển thị trên màn hình tức là ở trạng thái bật ngược lại chúng ở trạng thái tắt.
Muốn bật hoặc tắt các thanh công cụ ta làm như sau:
Cách 1: Mở View/Toolbars/chọn tên thanh công cụ cần mở hoặc tắt.
Hoặc kích chuột phải lên thanh bất kỳ/chọn tên thanh công cụ.
Hồ Viết Thịnh
*Các tuỳ chọn của thanh công cụ.
Muốn thay đổi các tuỳ chọn của thanh công cụ ta làm như sau:
Mở Tools/customize/ Options/ chọn
? Large Icons: Phóng to hay thu nhỏ các hình ảnh của biểu tượng
? List Font names in their font: Bật tắt hiển thị của mẫu font.
? Show ScreenTips on toolbars: Bật tắt các dòng hiện thị khi rê chuột vào từng nút lệnh.
? Show shortcut keys in ScreenTips: Bật tắt dòng hiển thị các tổ phím khi rê chuột vào từng nút lệnh.
*Thêm bớt các biểu tương trên thanh công cụ.
Muốn thêm bớt các biểu tượng trên thanh công cụ ta kích chuột vào hình mũi tên xuống sau đó chọn mục Add or Remove Buttons.
Hồ Viết Thịnh
d - Thanh cụng c? v? (Drawing bar): Các công cụ vẽ và hiệu chỉnh hỡnh vẽ.


e- Thanh trạng thái (Status bar): là dòng cuối cùng hiển thị các trạng thái làm việc của Word như: số trang, vị trí con trỏ.
f- Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar), thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): dùng để di chuyển tới phần khuất của van b?n.
g-Thước(Rulers).
- Thước kẻ dùng để diều chỉnh các điểm tab, thụt đầu dòng ,căn lề.
- Bật/tắt thước : Kích vào menu View/Ruler.
- Thay đổi đơn vị đo trênthước (Cm,Inches, Points...)
Mở Tools/Options/Genneral sau đó chọn đơn vị đo ở mục Measurements/Ok
h-Vùng soạn thảo (Text Area). Là nơi soạn thảo nội dung văn
Hồ Viết Thịnh
2.2- Thoát khỏi chương trình word
- Mở File/Exit
- ấn tổ hợp phím Alt+F4.

Muốn bỏ dấu cách 2 kí tự khi gõ Unicode: Tools/Options/ Edit/ Use mart cut and paste/OK
Hồ Viết Thịnh
3-Bộ chữ và dấu tiếng việt kiểu TELEX
a- Bộ chữ và dấu tiếng việt
oo-> ô aa-> â ee-> ê dd-> đ
[ , ow->ơ ], w, Uw-> ư aw-> ă
S-> sắc , F->Huyền , R-> Hỏi
J-> nặng, X-> Ngã Z-> Huỷ dấu
b- Chuyển chế độ gõ Anh <->Việt : ALT + Z
c- Nguyên tắc gõ :
- Gõ xong từ mới gõ dấu
- Gõ văn bản trước, sửa lỗi và định dạng sau

Hồ Viết Thịnh
d- Thay đổi cách gõ:
Kích chuột phải lên biểu tượng bộ gõ trên thanh TaskBar
Chọn Unicode hoặc bảng mã TCNV3
- Font chữ cho bảng mã TCVN3:
.Vnxxx : chữ thường, .VnxxxH : chữ in hoa.
- Font chữ cho bảng mã Unicode: Tahoma, Arial hoặc
Times New Roman : chữ thường.
ấn Shift hoặc bật Caps Lock để viết chữ In hoa.
Hồ Viết Thịnh
II- Các thao tác cơ bản trong soạn thảo và xử lí vb
1- Chọn Font chữ:
Bước 1: Mở format, chọn Font
Bước 2: Đặt các tuỳ chọn trong hộp thoại :
(1) Font tab:
. Font : Kiểu phông chữ (.Vntime)
. Font Style: Kiểu chữ (Regular, Italic, Bold)
. Size : Kích thước chữ (12-14)
. Underline: Kiểu chữ gạch chân
Hồ Viết Thịnh
. Font Color : Màu chữ
. Strikethrough: Chữ bị gạch ngang đơn
. Double strikethrough: Chữ bị gạch ngang đôi
. Superscript : Chỉ số trên (x2).
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =
. Subscript : Chỉ số dưới (x2).
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +=
. Shadow : Chọn bóng cho chữ.
. Outline : Chữ chỉ có viền ngoài.
.
Hồ Viết Thịnh
(2) Character Spacing tab: đặt khoảng cách kí tụ
(3) Text Effect tab : Đặt hiệu ứng văn bản
-> Kích nút OK : Đặt Font chữ cho văn bản hiện thời.
Hoặc Kích nút Default : đặt ngầm định cho tất cả VB
2-Soạn thảo, tìm và sửa lỗi văn bản
a-Soạn thảo nội dung văn bản: Theo nguyên tắc và kiểu gõ telex
b-Tìm sửa lỗi vb : Soát lỗi từ trên xuống dưới, từ trái sang phải
- Các phím xoá VB :
DELETE : Xoá các kí tự bên phải con trỏ
BackSpace : Xoá các kí tự bên trái con trỏ.
- Chuyển chế độ sửa chèn đè: Insert
Hồ Viết Thịnh
- Cách di chuyển trỏ trong VB:
+ Di chuyển trỏ bằng phím:
Phím ?: Di chuyển con trỏ sang trái.
Phím ?: Di chuyển con trỏ sang phải.
Phím ?: Di chuyển con trỏ lên một dòng.
Phím ?: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.
Phím Home: Về đầu dòng văn bản.
Phím End: Về cuối dòng văn bản.
Phím PageUp: Lên một trang màn hình.
Phím PageDown: Xuống một trang màn hình.
Phím Ctrl+Home: Về đầu văn bản.
Phím Ctrl+End: Về cuối văn bản.
+ Di chuyển trỏ bằng chuột:
Kích chuột vào một vị trí bất kỳ nào đó ở vùng đã soạn thảo thì con trỏ sẽ đến vị trí đó.
Kích đúp bất kỳ vị trí nào trên vùng soạn thảo.
Hồ Viết Thịnh
+ Di chuyển con trỏ đến một vị trí cụ thể.
->Kích chuột vào menu Edit/Go... to hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+G. Hộp thoại xuất hiên.








-> Chọn thành phần mà bạn muốn tới trong hộp Go to what
-> Chọn vị trí của thành phần tương ứng
-> chọn Goto.
Hồ Viết Thịnh
c- Chèn văn bản:
- Mục đích: chèn thêm văn bản vào vị trí còn thiếu
- Thao tác:
Bước 1: đặt chế độ viết chèn bằng cách ấn phím Insert
Bước 2: Chuyển trỏ tới vị trí cần chèn bằng chuột hoặc phím
Bước 3: Gõ nội dung văn bản cần thêm.
d- Nhập và tách đoạn: Đoạn (Paragraph) là 1 hay nhiều dòng văn bản được ngăn cách bởi dấu Enter (xuống dòng).
- Nhập đoạn:
-> Chuyển trỏ đến đầu đoạn 2,
-> ấn phím BackSpace
- Tách đoạn:
-> Chuyển trỏ trước chưc cái đầu của nội dung cần tách
-> ấn phím Enter
Hồ Viết Thịnh
e-Tìm và thay thế VB
B1: Mở Edit, chọn Replace
B2: Đặt các tuỳ chọn sau:
Find what : Gõ từ hoặc cụm từ cần tìm. VD : Từ KT
Replace With : Gõ từ hoặc cụm từ cần cần thay thế. VD : Kinh tế
Kích nút Find Next : tìm
Kích nút Replace : Thay thế từ tìm được
Kích nút Replace All : Thay thế tất cả từ tìm được.
-> Close : Kết thúc
Hồ Viết Thịnh
3/ Chọn chế độ hiển thị màn hình:
- Mục đích: Chọn chế độ hiển thị cho màn hình văn bản.
- Thao tác: Mở Menu View và chọn các chế độ hiển thị:
+ Nomal: Hiển thị bình thường, không hiện tiêu đề, số trang, không thực hiện được các thao tác đồ hoạ.
+ Outline: hiển thị, chỉnh sửa theo bố cục của văn bản.
+ Page Layout: Chế độ hiển thị đầy đủ như trang in.
+ Web layout: Hiển thị dưới dạng trang Web, ta có thể tạo và hiệu chỉnh trang web.
+ Full Screen: Chế độ hiển thị văn bản đầy màn hình.
Thoát khỏi nhấn phím ESC.
+ Ruler: bật/ tắt thước.
Hiển thị theo tỷ lệ màn hình:
B1: Mở view/ Zoom
B2: Chọn tỷ lệ quan sát thích hợp, OK
Hồ Viết Thịnh
4/ Thao tác khôi phục và huỷ bỏ khôi phục:
- Edit/ Undo (Ctrl+Z): Khôi phục lệnh vừa thự hiện
- Edit/ Redo: Lặp lại lệnh vừa thực hiện
5/ Thao tác chọn(đánh dấu) văn bản:
a- Mục đích: Định dạng, sao chép, cắt và xoá văn bản
b- Thao tác:
- Chọn văn bản bằng chuột
+ Đưa trỏ chuột đến đầu tài liệu muốn chọn, kéo đến phần cuối tài liệu rồi thả. + Chọn một từ riêng lẻ: Nhắp đúp chuột tại từ đó.
+ Chọn một dòng: Đưa trỏ chuột đến đầu dòng khi nào chuột biến thành mũi tên ? sau đó kích chuột phải.
+ Chọn đoạn văn bản: ấn Ctrl và kích chuột một điểm bất kỳ trên đoạn văn bản đó.
Hồ Viết Thịnh
Chú ý: Đưa trỏ chuột về bên trái văn bản khi nào trỏ chuột biến thành ?
- Kích 1 lần: chọn dòng hiện tại.
- Kích 2 lần: chọn đoạn hiện tại.
- Kích 3 lần: chọn cả văn bản.
Chọn văn bản bằng bàn phím.
+ Nhấn phím Shift + ?/? phím mũi tên để chọn văn bản sang phải hay sang trái con trỏ.
+ Nhấn phím Shift + Ctrl + ?/? : chọn từ ví con trỏ đổ lên hoặc đổ xuống.
+ Nhấn phím Shift + Home : Chọn từ vị trí con trỏ về đầu dòng
+ Nhấn phím Shift +End : Chọn từ vị trí con trỏ tới cuối dòng.
+ Nhấn phím Shift + Ctrl +Home: Chọn từ vị trí con trỏ về đầu tài liệu
+ Nhấn phím Shift + Ctrl+End : Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối tài liệu
+ Nhấn phím Ctrl + A (Edit/Select All) : Chọn toàn bộ tài liệu
C- Xoá lựa chọn khối văn bản
Kích chuột vào một điểm bất kỳ hoặc ấn 1 trong 4 phím mũi tên.
Hồ Viết Thịnh
6/ Thao tác sao chép VB và cắt dán VB:
- Mục đích: Sao chép hoặc cắt một khối văn bản vào bộ đệm rồi dán sang vị trí bất kỳ.
- Thao tác copy:
B1: Chọn khối văn bản cần sao chép.
B2: Menu Edit/ Copy (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)
- Thao tác Cut:
B1: Chọn khối văn bản cần cắt.
B2: Chọn Menu Edit/ Cut. (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +x)
- Thao tác dán:
B1: Chọn vị trí cần dán.
B2: Mở Menu Edit/ Paste. (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V).
Hồ Viết Thịnh
7- Gom văn bản (Text Spike)
- Chức năng : Gom nhiều đoạn, trang, văn bản thành một văn bản mới
- Thao tác gom văn bản:
B1: Chọn đoạn văn bản cần gom
B2: ấn Ctrl+ F3
Thao tác tương tự để gom các đoạn vb khác
- Thao tác chèn Spike:
B1: Chọn vị trí cần chèn
B2: ấn Ctrl+ Shift+ F3

8/ Xoá văn bản:
- Chọn khối cần xoá
- ấn phím Delete hoặc phím BackSpace hoặc phím SpaceBar

Hồ Viết Thịnh
9- Quản lý tài liệu trong Word
9.1- Thao tác lưu lại File mới:
B1: Mở Menu File/ Save, xuất hiện hộp thoại Save As:
B2: Đặt các tuỳ chọn:
+ Save in: Chọn ổ đĩa hoặc Folder chứa tên File cần lưu.
+ File Name: Viết tên File cần lưu.
+ Save as type: chọn kiểu File cần lưu giữ.
-> Chọn nút Save

*Chú ý: File được lưu lại trong Winword có phần mở rộng Doc
Hồ Viết Thịnh
9.2- Thao tác lưu thêm nội dung File đã có tên:
M? Menu File/Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S)
9.3 - Thao tác lưu văn bản thành một VB mới:
B1: Mở Menu File/ Save As, xuất hiện hộp thoại Save As:
B2: Đặt các tuỳ chọn:
+ Save in: Chọn ổ đĩa hoặc Folder chứa tên File cần lưu.
+ File Name: Viết tên File cần lưu.
+ Save as type: chọn kiểu File cần lưu giữ.
-> Chọn nút Save
Hồ Viết Thịnh
9.4- Thao tác đóng File:
- Mục đích: Đóng các File không cần sử dụng để giải phóng vùng nhớ của máy tính.
- Thao tác: Mở Menu File/ Close (Ctrl + W).
9.5- Thao tác mở File trên đĩa:
B1: Mở File/OPEN (Ctrl+O)
B2: Chọn Folder và tên File Cần mở
-> Chọn Open

Hồ Viết Thịnh
9.6- Thao tác mở File mới:
B1: Mở File/ New (Ctrl+N)
B2: Chọn một trong các tuỳ chọn trong hộp thoại New:
- Chọn General tab/Blank Document: Tạo văn bản mới.
- Chọn Legal Pleadings: Tạo văn bản mới theo mẫu đơn.
- Chọn Letters & Fax: Tạo văn bản mới theo mẫu thư và Fax
- Chọn Report: Tạo văn bản mới theo mẫu báo cáo.

Hồ Viết Thịnh
9.7- Bảo mật tài liệu :
B1: Mở Menu File/ Save As
B2: Chọn mục Tools/ General Options:
B3: Nhập Mật mã vào dòng:
+Password to Open :
+Password to Modify:
Xác nhận lại mật mã.
->Chọn OK, chọn Save
Hồ Viết Thịnh
10-Định dạng(Trình bày VB)
10.1 -Định dạng Kí tự (ch?)
- cách 1: Định dạng chữ bằngMenu:
B1: Chọn khối văn bản cần định dạng.
B2: Mở menu Format/Font.


Hồ Viết Thịnh
a-Tab Font:
Font: (Các loại phông chữ).
.Vntime.
.VntimeH.
...
Font style: (Kiểu chữ).
Regular: (Bình thường).
Italic: (Nghiêng).
Bold: (Đậm).
Bold Italic: (Nghiêng đậm).
Size: (Kích thước chữ).
Font Color: (màu chữ).
Underline style: (Kiểu gạch dưới).
Effects: (Hiệu ứng chữ).
Superscript: Chỉ số trên (X2) (Ctrl+ "+").
Subscript: Chỉ số dưới (X2) (Ctrl+"=").
Shadow: Chữ bóng.
Outline: Chữ viền ngoài.
.....
Font
Font style
Size
Kiểu gạch chân
Mầu chữ
Hồ Viết Thịnh
b-Tab Character Spacing (khoảng cách các kí tự).
Scale: (tỷ lệ % khoảng cách).
Spacing: (Khoảng cách các ký tự chiều ngang).
Poisition:(Khoảng cách các ký tự chiều dọc).
Hồ Viết Thịnh
c- Text Effect tab (Hiệu ứng chữ).
Animations: (Các loại hiệu ứng).
Hồ Viết Thịnh
Cách 2: Sử dụng thanh định dạng (Formating).
B1: Chọn khối văn bản cần định dạng
B2: Chọn các công cụ cần thiết để định dạng.
Chọn phông chữ:
Chọn cỡ chữ:
Chọn kiểu chữ:
Chọn màu chữ:
Căn lề văn bản:




Hồ Viết Thịnh
Cách 3: dùng tổ hợp phím:
Chọn phông chữ.
Ctrl+Shift+F.
Chọn cỡ chữ.
Ctrl+Shift+P.
Chọn kiểu chữ.
- Ctrl+B: Bật/ tắt chữ đậm
Ctrl+I: Bật/ tắt chữ nghiêng
Ctrl+U: Bật/ tắt chữ gạch chân.
Ctrl+ Shift+ D: Bật/ tắt chữ gạch chân đường đôi.
Ctrl+ Shift+A: Bật /tắt chữ In hoa.
Ctrl+ Shift+ W: Bật/tắt chữ gạch chân đường đơn từng từ.
Ctrl+ Shift+S: Chọn kiểu đề mục.
Ctrl+ Shift+Q: chọn Font chữ Symbol( F, c, v, f,.. )
Hồ Viết Thịnh
10.2 -Định dạng Tab
a- Mục đích: Sử dụng các điểm dừng của tab (Tab stop) khi ấn phím tab trong soạn thảo vb có dạng cột.
Cách 1: dùng Menu
-> Mở Menu Format chọn Tab... màn hình xuất hiện hộp thoại với các lựa chọn:
+ Tab stop Position: nhập điểm dừng cho từng Tab.
+ Alignment: Chọn kiểu căn lề cho từng Tab:
. Left : tab trái.
. Center: Tab giữa.
. Right: Tab phải.
. Decimal: Tab thập phân
. Bar : Tab ngang.
+ Leader: Chọn kiểu đường dẫn giữa 2 tab stop.
( Sau mỗi điểm dừng Tab chọn Set để cài đặt tab stop)
-> Kích chuột vào OK.
- Nhấn phím Tab để di chuyển trỏ giữa các điểm dừng của tab.
Hồ Viết Thịnh



Cách 2 : Căn lề Tab bằng thanh thước:
- Mục đích: Sử dụng thước để đặt tab stop.
Thao tác:
B1: Chọn kiểu Tab cần sử dụng trên thanh thước:
B2: Kích chuột vào vị trí cần đặt tab trên thước.
Chọn kiểu Tab
Hồ Viết Thịnh
b- Thao tác sửa/ xoá Tab.
Thao tác sửa Tab:
B1: Chọn khối vb cần sửa tab.
B1: Mở Format/Tab... màn hình xuất hiện:
Tab stop Position: chọn điểm dừng Tab cần sửa,
Aligment: kiểu Tab.
Kích chuột vào Set cho từng điểm dừng của Tab.
Xoá Tab:
B1: Chọn khối văn bản cần xoá Tab.
B2: Mở Format/Tab... màn hình xuất hiện.
Tab stop Position: Chọn Tab stop cần xoá.
Clear : Xoá từng cấp Tab.
Clear All: Xoá tất cả các điểm dừng của Tab.
B3: Chọn OK.
(ta có thể dùng chuột để di chuyển hoặc xoá các Tab Stop)
Hồ Viết Thịnh
10.3 -Định dạng đoạn(Paragraph)
a-Căn lề văn bản
B1: Chọn khối văn bản.
B2: ấn phím
Ctrl +L : Căn lề tráI
Ctrl +E : Căn giữa
Ctrl +R: Căn phải
Ctrl +J : Căn đều hai bên
Hoặc dùng các công cụ trên thanh Formating:
Hồ Viết Thịnh

Căn lề văn bản bằng Menu:
B1: Chọn khối văn bản.
B2: Mở Format/ Paragraph/ Indents and Spacing/ Aligment chọn:
Left: Căn lề trái văn bản
Centered: Căn giữa văn bản
Right: Căn phải văn bản
Justified: Căn đều hai bên
-> Chọn Ok

Hồ Viết Thịnh
b- Đặt chế độ thụt đầu dòng VB
- Dùng thước:
B1: Chọn khối VB
B2: Kích chuột vào nút trên bên trái thước kéo sang phải



- Dùng Menu:
B1: Chọn khối văn bản
B2: Mở Format/ Paragraph/Special/First line/Ok
Hồ Viết Thịnh
c-Đặt khoảng cách dòng VB:
Cách 1: Dùng phím
B1: Chọn khối văn bản.
B2: ấn phím:
Ctrl +1 : đặt khoảng cách dòng đơn
Ctrl +5 : đặt khoảng cách dòng gấp rưỡi
Ctrl +2: đặt khoảng cách dòng gấp đôi
Ctrl +0 : đặt khoảng cách các đoạn là 1 dòng.
cách 2: Dùng Menu:
B1: Chọn khối văn bản
B2: Mở Format/ Paragraph/line Spacing/chọn
Single: K/ cách đơn
1.5 line : K/cách dòng gấp rưỡi
Double : K/cách dòng gấp đôi
. . .
B3: Chọn Ok
Hồ Viết Thịnh
d- chèn/ huỷ và định dạng kí tự đầu đoạn văn bản
- Chèn/huỷ kí tự đầu đoạn: Kích nút
- Định dạng:
B1: Chọn khối văn bản.
B2: Mở Format/ Bulles and Numbering
B3: chọn kiểu kí tự/ OK

Hồ Viết Thịnh
e-Định dạng cột VB (dạng cột báo)
Cách1: Dùng thanh Standard.
B1: Chọn khối văn bản
B2: Kích chuột nút Column
B3: Chọn số cột cần lấy
Cách 2: Dùng Menu.
B1: Chọn khối văn bản
B2: Mở Format/Columns
B3: Chọn số cột, khoảng cách
giữa các cột, đường ngăn cách .
B4: Chọn Ok.


Hồ Viết Thịnh
f-Định dạng chữ cái lớn đầu đoạn VB
B1: Chọn khối văn bản
B2: Mở Format/Drop Cap
B3: đặt các tuỳ chọn











B4: Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
g- Đóng khung và đặt màu nền cho văn bản:
B1: Chọn khối văn bản
B2: Mở Format/Boder and Shading
B3: đặt các tuỳ chọn
- Border tab: chọn đường viền khung
+ Style: kiểu đường viền
+ Color: màu đường viền
+ Width: Kiểu nét của đường viền

- Shading tab: màu nền
B4: chọn Ok

Hồ Viết Thịnh
10.4-Định dạng trang
a- Đánh số trang tự động
->Mở Insert chọn PageNumber
->Đặt các tuỳ chọn sau

Vị trí số trang
Lề của số trang
Hồ Viết Thịnh
b- Đặt tiêu đề trang
B1: Mở View chọn Header and Footer

B2: Nhập tiêu đề trên vào dòng Header/ tiêu đề dưới vào dòng Footer
B3: chọn Close.
Hồ Viết Thịnh
c- Đặt lề, khổ giấy, hướng của trang VB
B1: Mở File/ Page Setup
B2: đặt các trang tuỳ chọn sau
- Margins tab (đặt lề của trang)
Hồ Viết Thịnh

- Paper size tab: Đặt cỡ và hướng trang vb
Chọn Ok hoặc Default
Hồ Viết Thịnh
III- Thao tác với bảng biểu trong word
1. Cách tạo bảng biểu(TABLE)
Cách 1:
B1: Kích nút Insert Table
B2: Chọn số dòng và số cột cần lấy
Cách 2:
B1: Mở TABLE chọn Insert Table
B2: Đặt các lựa chọn
Number of Columns: Số cột
Number of Rows : Số dòng
-> Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
2. Một số thao tác trong bảng biểu
a-Di chuyển trỏ trong bảng biểu
Cách 1 Dùng chuột: Kích vào ô cần mang trỏ tới
Cách 2 Dùng phím:
Tab : sang phải một ô
Shift + Tab Sang trái 1 ô
Alt+ Home: đưa trỏ tới ô đầu tiên của hàng hiện thời
Alt+ End: đưa trỏ tới ô cuối cùng của hàng hiện thời
Alt+ PageUp: đưa trỏ tới ô đầu tiên của cột hiện thời
Alt+ PageDown: đưa trỏ tới ô cuối của cột hiện thời


Hồ Viết Thịnh
b- Cách chọn ô, dòng, cột và bảng:
Cách 1: Dùng chuột
- Chọn Ô: kích chột vào góc dưới bên trái ô cần chọn
- Chọn dòng: kích chột vào lề bên trái dòng cần chọn
- Chọn cột: kích chột trên đầu cột cần chọn
- Chọn cả bảng: kích chột vào nút góc trên bên trái bảng



Cách 2: Dùng Menu
B1: Để trỏ ở vị trí cần chọn
B2: Mở Table/ Select/ chọn:
Table: chọn cả bảng
Column: chọn cột hiện thời
Row: Chọn hàng hiện thời
Cells: Chọn Ô hiện thời

Hồ Viết Thịnh
c-Chỉnh độ rộng cột
Cách 1: dùng chuột
B1: Kích chuột vào đường giao giữa hai cột
B2: Giữ kéo sang tráI hoặc sang phảI
Cách 2: Dùng Menu
B1: Chọn cột cần chỉnh
B2: Mở Table/ Table Properties/ Column/ chọn độ rộng mới/ OK
d-Đánh số thứ tự tự động
B1: BôI đen các ô cần đánh số
B2: Kích nút numbering trên thanh Formating
Hồ Viết Thịnh
e-Thêm dòng
- Chèn thêm dòng:
B1: Chọn vị trí cần thêm
B2: Mở Table/ Insert Rows Above: thêm dòng vào phía trên dòng hiện thời
hoặc Rows below: thêm dòng vào phía dưới dòng hiện thời
- Nối thêm dòng:
B1: Để trỏ ở ô cuối của bảng,
B2: ấn phím Tab
Hoặc để trỏ ở đáy bảng, mở Table/Insert Rows Above/ chọn số dòng cần lấy/OK

Hồ Viết Thịnh
f-chèn thêm cột:
B1: Chọn vị trí cần thêm
B2: Mở Table/Insert Columns to the Left: thêm cột bên trái cột hiện thời
hoặc Column to the Right: thêm cột bên phải cột hiện thời.
e- chèn thêm ô:
B1: Chọn vị trí cần thêm
B2: Mở Table/Insert Cells
Shift Cell Right: Thêm ô và đẩy ô hiện thời sang phải
Shift Cell Down: Thêm ô và đẩy ô hiện thời xuống dưới
Insert Entire Row: Thêm cả hàng vào vị trí hiện thời
Insert Entire Coloumn: Thêm cả cột vào vị trí hiện thời
Hồ Viết Thịnh
e-Xoá ô, dòng, cột, bảng
->BôI đen dòng hay cột cần xoá
->Mở Table/Delete/ chọn:
Table : xoá cả bảng
Rows :Xoá dòng
Columns: Xoá cột
Cells: Xoá ô
Hồ Viết Thịnh
f- Nhập nhiều ô thành 1 ô (Merge Cell)
B1: BôI đen các ô
B2: Mở Table/Merge Cell
Hoặc dùng chức năng Erase trên thanh Tables and Borders
g-Tách 1 ô thành nhiều ô(Split)
B1: BôI đen ô
B2: Mở Table/ Split cell
Number of Rows : chọn số dòng
Number of Columns: chọn số cột
B3: Chọn OK
Hoặc dùng chức năng Draw trên thanh Tables and Borders
Hồ Viết Thịnh
3-Chuyển văn bản thành bảng biểu và ngược lại
a-chuyển vb thành bảng biểu
Bước 1: Soạn thảo vb có dạng cột, ngăn cách bởi dấu ",", ";" hoặc Tab
Bước2 : BôI đen vb
Bước 3: Mở Table/ Convert Text to Table/OK
b-chuyển bảng biểu thành vb
B1:chọn bảng biểu
B2: Mở Table/Convert table to Text
B3: Chọn lkí tự ngăn cách/OK
Hồ Viết Thịnh
4- Nhập và tách bảng
- Tách bảng:
B1: Chọn vị trí cần tách
B2: Mở Table/ Split table.
- Nhập bảng: Xoá dòng ngăn cách giữa 2 bảng.
5-Sắp xếp và tính toán trong bảng biểu
a-Sắp xếp vb trong bảng biểu:
B1: Chọn bảng
B2: Mở Table/Sort
B3: đặt các lựa chọn:
-Sort by: Chọn tên cột cần sắp xếp
-Ascengding: sắp tăng dần
-Descending: sắp giảm dần
->OK
Hồ Viết Thịnh
b-Tính toán trong bảng biểu
B1: Để trỏ ở ô lấy kết quả
B2: Mở Table/Formula
B3: Nhập công thức tính vào dòng Formula/OK
Chú ý: công thức phảI bắt đầu là dấu =
trong đó biểu thức có thể là:
- các giá trị là số, địa chỉ các ô
- Các phép toán liên kết: +, -,*, /, ^
- các hàm
Hồ Viết Thịnh
+Sum:tính tổng các ô
Sum(above) : tính tổng các ô từ trên xuống
Sum(Left) : tính tổng các ô từ trái sang
+Average: tính trung bình
+Max: tính giá trị lớn nhất
+Min: tính giá trị nhỏ nhất
..
Hồ Viết Thịnh
6-Định dạng bảng biểu:
a-Định dạng bằng tay:
B1: Chọn thành phần cần định dạng.
B2: Mở Format/Borders and Shading
B3: Đặt các lựa chọn:
. Borders: Kiểu, cỡ, mầu viền
. Shading: Mầu nền các ô.
Chọn OK

Hồ Viết Thịnh
Định dạng bằng thanh dụng thanh Tables and Borders
B1: Bật thanh dụng cụ: Mở View/ Toolbars/ Tables And Borders.
B2: Chọn thành phần cần định dạng:
B3: Chọn các công cụ định dạng trên thanh Tables And Borders
Hồ Viết Thịnh
b-định dạng tự động
B1: Chọn bảng
B2: Mở Table/ Table AutoFormat.
B3: chọn biểu mẫu thích hợp
->OK
c- Định dạng hướng của vb trong ô
B1: Chọn ô cần định dạng
B2: Mở Format/ Text Direction
B3: chọn hướng cần lấy, OK

Hồ Viết Thịnh
IV- Tạo dựng đồ hoạ trong văn bản
1. Chèn hình ảnh vào VB
1.1-Chèn ảnh từ ClipArt(thư viện ảnh có sẵn trong OFFice)
B1: Chọn vị trí đặt ảnh trong vb
B2: Mở Insert/ Picture/ ClipArt





B3: Chọn nhóm và ảnh cần lấy, chọn Insert Clip
Hồ Viết Thịnh
1.2-Chèn ảnh từ các tệp tin ảnh
B1: Chọn vị trí đặt ảnh trong vb
B2: Mở Insert /Picture / From file.






B3: Tim Folder và chon File ảnh cần lấy/ Chọn Insert
Hồ Viết Thịnh
1.3 Điều khiển hình ảnh trong văn bản
B1: Mở thanh Picture : Chọn View/Toolbars chọn Picture
B2: Chọn hình ảnh và chọn :

Tăng độ sáng
Giảm độ sáng
VB quanh ảnh
Tăng độ tương phản
Giảm độ tương phản
Tạo khung cho ảnh
VB tuôn theo dạng ảnh
VB ở trên và dưới ảnh
Hình ảnh nằm dưới vb
Hình ảnh nằm trên vb
VB xuyên vào hình ảnh
Chỉnh đường bao của hình ảnh
Xén ảnh
Chèn ảnh mới
Vị trí ảnh trong văn bản
Hồ Viết Thịnh
1.4 Chỉnh kích thước và Vị trí của ảnh trong vb
- Chỉnh kích thước: Kích và kéo chuột tại một trong các điểm điều khiển quanh hình ảnh.
- Di chuyển ảnh: Kéo chuột - thả hình ảnh đến vị trí mới.
1.5 Tạo hình vẽ bằng thanh Drawing.
- Mở thanh Drawing: View/ Toolbars/ Drawing.
- Các công cụ trên thanh Drawing

Hồ Viết Thịnh
- Thao tác vẽ:
B1: Kích chuột chọn công cụ vẽ trên thanh Drawing
B2: Giữ và kéo chuột tại vị trí muốn đặt ảnh trong vb
Chú ý: Muốn vẽ những hình cân đối, ta ấn Shift đồng thời kéo chuột để vẽ. Muốn đưa vb vào hình vẽ, ta kích chuột phảI vao hình vẽ chọn Add Text.
- Copy hình vẽ:
B1: Chọn hình vẽ
B2: ấn Ctrl, kích chuột kéo đến vị trí cần copy.
- Xoá hình vẽ:
B1: Chọn hình vẽ
B2: ấn phím Delete
Hồ Viết Thịnh
1.6 Nhóm và huỷ nhóm hình ảnh:
- Nhóm hình ảnh:
B1:Chọn các hình ảnh cần nhóm (giữ shift đồng thời kích chuột vào các hình cần chọn).
B2: Kích nút Draw trên thanh Drawing/ Group.
- Huỷ nhóm hình ảnh:
B1: Chọn nhóm hình ảnh
B2: Kích nút Draw trên thanh Drawing/ UnGroup.
1.7 Xếp lớp hình ảnh:
B1: Chọn hình ảnh.
B2: Kích nút Draw/ Order/ chọn
- Bring to Front: chuyển lên trên các hình hiện thời
- Send to Back: Chuyển về phía sau các hình ảnh hiện thời
- Bring Forward: Chuyển về lên trên 1 hình ảnh hiện thời
- Send Backward: Chuyển về phía sau 1 hình ảnh hiện thời
- Bring in Front of Text: Chuyển hình ảnh hiện thời lên trên vb
- Send Behind Text: Chuyển hình ảnh hiện thời xuống dưới vb
Hồ Viết Thịnh
1.8- Tạo đường viền, mầu nền, độ bóng và 3D cho hình vẽ:
B1: Chọn hình vẽ
B2: Chọn công cụ:

Hồ Viết Thịnh
2. Chèn biểu đồ vào VB
B1: Chọn bảng số liệu
B2: Mở Insert/ Picture/Chart






Hồ Viết Thịnh
3. Chèn chữ nghệ thuật(WordArt)
B1: Mở insert chọn Picture chọn WordArt






B2: Chọn 1 kiểu dáng
B3: Chọn Font và nhập văn bản vào dòng Your Text Here/ Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
4- Tạo và định dạng TextBox:
- TextBox: là hộp chứa vb
- Cách tạo: Mở Insert/TextBox/ Kéo-thả chuột nơi đặt TextBox.
- Định dạng TextBox:
B1: Chọn TextBox
B2: Mở Format/TextBox để định dạng.
Hồ Viết Thịnh
5- Chèn công thức và ký hiệu toán học
B1: Chọn vị trí trong vb
B2: Mở Insert/Object/ Ms Equation 3.0/ OK


B3: Lựa chọn các công thức và ký hiệu cân lấy trên thanh Equation, kết hợp với các kí tự bàn phím để tạo công thức
6- Tạo sơ đồ tổ chức.
Cách 1: sử dụng công cụ Drawing.
Cách 2: Sử dụng tiện ích: Microsoft Organization Chart.
7- Chèn bảng tính từ Excel
B1: chọnvị trí đặt bảng tính
B2: Mở Insert/Object/ Microsoft Excel WorkSheet / OK
B3: Sử dụng các kỹ năng về bảng biểu và các hàm để tính toán
Hồ Viết Thịnh
8/ Thao tác chèn File:
a- Chức năng: Chèn tệp văn bản vào tệp văn bản hiện thời.
b- Thao tác:
B1: Mở Insert/ File
B2: Đặt các tuỳ chọn sau:
+ Look in: Ta chọn ổ đĩa, thư mục chứa tên File cần chèn.
+ Chọn tên File cần lấy.
Chọn Insert.
Hồ Viết Thịnh
9/ Thao tác chèn chú thích:
a- Chức năng: Sử dụng các từ gõ tắt, sau đó ghi chú thích ở cuối mỗi trang văn bản.
b- Thao tác:
B1: Kích chuột chọn vị trí có ký tự cần chú thích
B2: Mở Insert/ chọn Footnote
B3: Gõ lời chú thích cuối trang,
Chú ý: Nếu ta xoá ký tự chú thích phía trên đoạn văn bản thì phần ký tự chú thích phía dưới tự động biến mất.
10/ Chèn ngày giờ hệ thống vào văn bản:
a- Chức năng: Chèn ngày giờ hệ thống tồn tại trên máy tính vào văn bản
b- Thao tác:
B1: Chọn vị trí đặt ngày tháng/Mở Insert / Date and Time...
B2: Chọn kiểu ngày giờ cần chèn/ Chọn nút OK.
Hồ Viết Thịnh
11/ Ký tự đặc biệt
a- Chức năng: chèn ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào văn bản
b- Thao tác:
B1: Chọn vị trí
B2: Mở Insert/ Symbol









B3: Chọn font chữ và ký tự cần lấy/ chọn Insert

Hồ Viết Thịnh

V- Chỉnh văn bản bằng Style

Khái niệm về Style:
Là mẫu định dạng của 1 đoạn vb đã được định dang trước, sau đó sử dụng định dạng này để định dạng cho các đoạn văn bản khác tạo nên sự đồng nhất trong văn bản.
Hồ Viết Thịnh
1/ Thao tác tạo Style:
-> Chọn đoạn văn bản cần tạo Style
-> Mở menu Format chọn mục Style... chọn nút New màn hình xuất hiện:
+ Name : gõ tên Style cần tạo mẫu.
+ Format : Chọn mục định dạng:
. Font : Định dạng phông chữ
. Paragraph : Định dạng đoạn văn bản
. Tab... : Định dạng Tab
. Border : Định dạng khung.
. Numbering : Định dạng kiểu số.
-> Lựa chọn nút OK
-> Chọn nút Apply.
Hồ Viết Thịnh
2/ Thao tác sử dụng Style:
- Mục đích: áp dụng Style đã tạo cho đoạn văn bản lựa chọn.
Thao tác:
-> Chọn đoạn văn bản cần áp dụng Style.
-> Mở Menu Format/ Style... Trong tab Styles: chọn tên Style cần áp dụng, chọn Apply.
* Chú ý: Ta có thể sử dụng thanh công cụ để chọn tên Style cần áp dụng cho đoạn văn bản.
Hồ Viết Thịnh
3/ Thao tác sửa Style:
Mục đích: Thay đổi thuộc tính của Style đã tồn tại.
- Thao tác:
->BôI đen đoạn văn bản chứa Style cần sửa.
->Mở Format chọn mục Style... Chọn nút Modify màn hình xuất hiện:
Hồ Viết Thịnh
Chọn Format/ Font: Định dạng phông chữ
. Paragraph : Định dạng đoạn văn bản
. Tab... : Định dạng Tab
. Border : Định dạng khung.
. Numbering : Định dạng kiểu số.
->chọn nút OK/ Apply.
* Chú ý: Sau khi sửa xong Style tất cả các đoạn văn bản có sử dụng chung tên Style đều được thay đổi theo kiểu định dạng của Style đã sửa.
Hồ Viết Thịnh
4/ Thao tác xoá Style:
- Mục đích: Xoá đi tên Style không cần sử dụng để đưa đoạn văn bản về kiểu định dạng ngầm định.
Thao tác:
->BôI đen đoạn văn bản chứa Style cần xoá.
->Mở Format/ Style.chọn tên style cần xoá chọn nút Delete.
* Chú ý: Sau khi xoá Style tất cả các đoạn văn bản có sử dụng chung kiểu Style đó đều được biến đổi.
Hồ Viết Thịnh
VI- một số tính năng cao cấp của word
1/ Tính năng tự động sửa ký tự(AutoCorrect):
a-Chức năng: Tự động sửa ký tự gõ sai bằng ký tự hoặc từ hoặc cụm từ đã được đặt sẵn.
b-Thao tác:
-> Menu Tools /chọn mục AutoCorrect...
-> Đặt các tuỳ chọn sau:
+ Replace: Gõ ký tự hoặc từ, cụm từ cần thay thế.
+ With : Gõ ký tự hoặc từ, cụm từ để thay thế.
+ Add: Nhận thêm giá trị nhập vào
+ Delete: Xoá đi ký tự trong bảng hiển thị
->Chọn OK.

Hồ Viết Thịnh
2/ Tính năng (AutoText):
a- Chức năng: AutoText là đoạn văn bản thường dùng được ghi lại bởi một kí tự nào đó, để chèn vào tài kiệu khi cần thiết.
b- Cách đặt AutoText:
-> Chọn đoạn văn bản cần phím tắt.
-> Mở Menu Insert /chọn Auto Text /chọn mục Auto Text
->Đặt các tuỳ chọn sau:
+ Name: Gõ ký tự đại diện cho đoạn văn bản(tên AutoText).
+ Add: Thêm 1 AutoText
c- Chèn AutoText vào văn bản:
-> Chọn vị trí đặt AutoText
-> Gõ tên AutoText
-> Nhấn phím F3.
Hồ Viết Thịnh
3/ Macro
a- Chức năng: Macro là công cụ ghi lại các thao tác thường sử dụng khi soạn thảo VB, để thực hiện lại mỗi khi ra lệnh.
b- Cách tạo Macro:
-> Mở Tools /chọn Macro /chọn Record new macro.
-> Đặt tên Macro hoặc phím tắt/chọn Assign
-> Thực hiện các thao tác:
Soạn thảo và định dạng nội dung văn bản hoặc bảng biểu cần ghi lại
-> Chọn nút Stop
c- Thực hiện Macro :
-> Chọn vị trí trong VB
-> ấn phím nóng hoặc Mở Tools/ Macro/Macro
-> Chọn tên Macro cần thực hiện /Chọn Run

Hồ Viết Thịnh
4 / Trộn văn bản (Mail Merge)
a- Chức năng: Dùng để trộn 2 văn bản đã có thành một văn bản
thường được sử dụng khi in giấy báo, giấy mời, bì thư cho nhiều người cùng một lúc :
b- Điều kiện : có 2 tệp văn bản đã ghi trên đĩa
- Tệp thứ nhất (Form- mẫu văn bản)
- Tệp dữ liệu có dạng bảng biểu.
c- Thao tác:
Bước 1: Tạo 2 tệp văn theo điều kiện trên.
Bước 2: Trộn văn bản
-> Mở tệp văn bản mẫu (Form)
-> Mở Tools/ Mail Merge.
Hồ Viết Thịnh
->Thực hiện các tuỳ chọn sau:
-Main Document/Create/ Form letter/Active windows
-Datasource/Get data/Open data Source/chọn tệp dữ liệu/open/Edit Main Document.
-> Trộn dữ liệu bằng thanh dụng cụ Mail Merge
- Chọn vị trí cần đặt dữ liệu/ Insert merge Field/ cột chứa DL
thao tác tương tự để lấy dl từ trường khác.
->Thực hiện thao tác trộn: Start Mail Merge/Merge
Hồ Viết Thịnh
5-Tạo nhãn và bì thư:
-> Mở Tools/ Envelopes and Labels
-> Chọn Tab Envelopes (tạo bì thư), đặt
+Delivery Address: Nhập địa chỉ nơi nhận
+Return Address: Nhập địa chỉ nơi gửi.
-> Chọn Add to Document để đưa vào vb hoặc chọn Print để in ra máy in.
Thao tác tương tự với tab Labels.


Hồ Viết Thịnh
6/ Thao tác chèn File:
a- Chức năng: Lựa chọn một File văn bản sau đó chèn vào File văn bản đang được mở hiện thời.
b- Thao tác:
-> Mở Insert/ File
-> Đặt các tuỳ chọn sau:
+ Look in: Ta chọn thư mục hoặc ổ đĩa chứa tên File cần chèn.
+ Chọn tên File cần lấy.
-> OK.
Hồ Viết Thịnh
7/ Thao tác chèn chú thích:
a- Chức năng: Sử dụng các từ gõ tắt, sau đó ghi chú thích ở cuối mỗi trang văn bản.
b- Thao tác:
-> Kích chuột chọn vị trí có ký tự cần chú thích
-> Mở Insert/ chọn Footnote
-> Gõ lời chú thích cuối trang,
Chú ý: Nếu ta xoá ký tự chú thích phía trên đoạn văn bản thì phần ký tự chú thích phía dưới tự động biến mất.
8/ Chèn ngày giờ hệ thống:
a- Chức năng: Chèn ngày giờ hệ thống tồn tại trên máy tính.
b- Thao tác:
-> Chọn vị trí đặt ngày tháng/Mở Insert / Date and Time...
-> Chọn kiểu ngày giờ cần chèn.
-> Chọn nút OK.
Hồ Viết Thịnh
VII- in ấn tàI liệu
1. Cài đặt trang in
1.1- Đánh số trang (Insert/ Page Numbers)
1.2- Đặt tiêu đề trang (View/Header and Footer)
1.3-CàI đặt cỡ, lề, hướng trang in (File/Page Setup)

Hồ Viết Thịnh
2. In tài liệu :
B1: Chuẩn bị máy in (Nguồn đIện và giấy in)
B2: Mở File chọn Print
B3: Đặt các tuỳ chọn sau:












->Chọn OK