Chương 2:
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
(Presentation Skill)
NỘI DUNG
Một số câu hỏi
Bước chuẩn bị
Đặc điểm của một bài thuyết trình
Trình bày bằng phương tiện trực quan
Thuyết trình bằng overhead projector
Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
1. Một số câu hỏi
Thuyết trình là gì?
Ai cần ai?
Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đông người
Thời gian trình bày “ngắn”
Người nói cần người nghe
Hay
Người nghe cần người nói
2. Bước chuẩn bị
Không chuẩn bị là
Chuẩn bị cho thất bại
2. Bước chuẩn bị
Xác định tình huống
Phân tích thính giả và diễn giả
Xác định mục tiêu
Thu thập thông tin
Xây dựng bài thuyết trình
Tập luyện
Xác định tình huống
Tại sao có buổi thuyết trình này
Cái gì được cung cấp cho người nghe
Kết quả của buổi thuyết trình này như thế nào
Giới hạn vấn đề
Đánh giá môi trường bên ngoài
Phân biệt gốc rễ vấn đề
Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số
Đơn giản hóa tình huống
Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được
Thông tin thường xuyên được cập nhật
Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực
Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan
Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế
Phân tích thính giả và diễn giả
Đánh giá văn hóa tổ chức
Xác định thính giả
Phân tích thính giả
Phân tích diễn giả
Đánh giá văn hóa tổ chức
Phong cách giao tiếp trang trọng hay không?
Ăn mặc trang trọng hay không?
Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động?
Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc?
Thái độ an toàn hay mạo hiểm?
Xác định thính giả
Thính giả vãng lai, bất đắc dĩ
Người gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới …
Thính giả cơ sở
Người dự để biết là chính
Thính giả tiềm ẩn
Người dự chưa xác định rõ mục tiêu
Thính giả quyết định
Người dự mong muốn thật sự đến nội dung thuyết trình
Phân tích thính giả
Những thông tin về cá nhân người nghe: độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa.
Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?: Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào?
Những mong đợi của người nghe là gì? Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe?
Phân tích diễn giả
Động cơ, mục đích
Cảm giác, sự chú tâm
Sự gần gũi và hấp dẫn
Sự tin tưởng của thính giả
Địa vị và quyền lực
Xác định mục tiêu
Chọn chủ đề
Thính giả muốn nghe
Có tính mới mẻ
Mình biết sâu
Mục đích tổng quát
Thông tin
Thuyết phục
Giải trí
Mục tiêu cụ thể
Phụ thuộc vào mục đích
Phụ thuộc vào các phân tích
Phụ thuộc vào yêu cầu của diễn giả
Thu thập thông tin
Tra cứu (tài liệu, thư viện, Internet …)
Phỏng vấn
Điều tra
Dự giờ
Quan sát, lắng nghe …
Nói là Bạc,
im lặng là Vàng,
lắng nghe là Kim cương
Xây dựng bài thuyết trình
Bố cục một bài thuyết trình tốt
Phân chia nội dung bài thuyết trình
Bố cục bài thuyết trình tốt
Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân. Vào đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới...)
Nội dung: Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo:
logic
theo thứ tự thời gian
từ tổng thể tới cụ thể
từ điều đã biết đến cái chưa biết
từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn
Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?...)
Phân chia bài thuyết trình
Phần trình bày trên các slide (tài liệu)
Trình bày đẹp, chú ý:
Loại chữ và kích cỡ chữ, sự phân bố, nền
Dùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽ
Video, âm thanh
Phần để nói
Ngôn ngữ cử chỉ, giọng nói, giao tiếp với người nghe
Hiểu những tài liệu trình bày (tự tin)
Tập luyện
Mẫu bút chì còn hơn trí nhớ tốt
Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ
Tập một mình
Tập trước nhóm nhỏ
Mô phỏng
3. Đặc điểm của một bài thuyết trình
Ngắn gọn, rõ ràng
Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp
Sử dụng hình ảnh, video, âm thanh
Sử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợ
Ngắn gọn, rõ ràng
Ngắn và đơn giản nội dung
Rõ ràng về nội dung, từ ngữ
Sử dụng màu sắc phù hợp:
Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung
Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn
Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feet
Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp
Quá trình giao tiếp
Ngôn ngữ giao tiếp
Giao tiếp bằng ngôn ngữ:
Phát âm, giọng nói, tốc độ nói
Phong cách ngôn ngữ:
Nói thẳng
Nói lịch sự
Nói ẩn ý
Nói mỉa mai, châm chọc
Giao tiếp phi ngôn ngữ:
Ánh mắt, nét mặt, nụ cười
Ăn mặc, trang điểm, trang sức
Tư thế, động tác
Khoảng cách, vị trí bàn
Quà tặng
Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, NXB Hà Nội, 2005
Hình ảnh, video, âm thanh
Hình ảnh: Rõ ràng, chân thật, mới,
Video: Ngắn, rõ, sạch, mới
Âm thanh: Vừa đủ nghe, không tạp âm

(Liên quan đến nội dung trình bày; Không làm sao lãng thính giả)
Phần mềm và phương tiện
Phần mềm:
Bản quyền
Dễ sử dụng, nhiều hiệu ứng, đa năng
Phương tiện:
Dễ có
Dễ sử dụng
Đa năng
4. Trình bày bằng phương tiện trực quan
Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
Thiết kế để giúp người nghe
Trình bày trực quan nên…
Trình bày trực quan tốt là …
Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày
Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
“người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% thời gian
Lắng nghe nhớ khoảng 12%, còn đọc nhớ khoảng 50%
Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
Vậy:
Thật tôi nghiệp cho người nghe !
Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.
Hiệu quả khi sử dụng hình ảnh
Khả năng lưu thông tin
Thiết kế để giúp người nghe
Organize
Illustrate
Repeat
Dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có cấu trúc
Cung cấp 1 "jig saw puzzle boxtop" để người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của bạn.
Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày.
Giúp người nghe chuyển data thành thông tin
Vẽ 1 bức hình.
Kể 1 câu chuyện.
Đưa ra những so sánh.
Cải thiện sự tiếp thu data đối với người nghe
Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời gian.
Thường xuyên lập lại.
Trình bày trực quan nên…
Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt
Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp bằng lời nói
Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc, hình ảnh và âm thanh
Trình bày trực quan tốt là …
Visible
Clear
Simple


Mọi người xem thấy rõ
Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet.
Cần phải tính
Độ rộng của màn hình
Khoảng cách từ projector tới màn hình
Khoảng cách của mọi người tới màn hình
Số từ của từng dòng
3 tới 4 là tối ưu
6 tới 7 là tối đa
Số dòng của mỗi slide
Ít hơn 10

Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng
Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng
Dùng màu để tập trung trên thông tin then chốt
Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt
Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói
Âm điệu
Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục
Loại ra thông tin không liên quan
Làm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc …
Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày
Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh…
Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý nghĩa của màu sắc
Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc làm biến mất slide …
Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc chuyển chủ đề mới
Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)
5. Sử dụng overhead projector
Những tiện lợi của Overhead Projectors
Những điểm bất tiện của Overhead Projectors
Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors
Overhead Projection Survival Kit
Những tiện lợi của Overhead Projectors
Tập trung được sự chú ý của thính giả :
Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày.
Ngừng sự chú ý lên người nói.
Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày
Highlight các điểm quan trọng
Viết lên giấy trong như viết lên bảng.
Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt các giấy trong lên nhau.
Giấy trong dễ mang đi.
Những điểm bất tiện của Overhead Projectors
Overhead projector khó vận chuyển.
Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn slides
Các kỹ thuật trình bày với
Overhead Projectors
Chuyển đổi sự chú ý :
Vào màn hình hay vào người trình bày.
Tắt projector khi không dùng.
"Chalkboarding"
Dùng projector như bảng đen
Pointing để nhấn mạnh
Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi chiếu.
Các kỹ thuật trình bày với
Overhead Projectors
Highlighting
Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.
Che nội dung trình bày
Mở từng chủ đề mỗi lúc.
Hướng chú ý vào phần được mở.
Ngừa sự sao lãng.
Phủ lấp các giấy trong lên nhau
Làm đơn giản các khái niệm phức tạp.
Từng phần được trình bày từng lúc.
Overhead Projection Survival Kit
Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :
Extension Cord (dây nối).
Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu).
Spare Bulb (bóng dự phòng).
Transparency Pen (bút lông xóa).
Acetate Film (giấy trong).
6. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:
Nói
Đứng
Đối diện
Điểm chính

Công cụ
Thời gian
Diện mạo
Chiến lược
Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
Nói: Nói chứ không phải là đọc bài.
Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm.
Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.
Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiều
Đứng: Đứng và di chuyển
Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói..
Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗ
Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp…
Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
Đối diện: Đối diện cử tọa
Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào. Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp.
Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa
Điểm chính: Trọng tâm
Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết.
Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình.
Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
Công cụ:
Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn, chính xác
Tránh nói với screen mà nói với cử tọa
Thẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu, thành ngữ, lời kết ..)
Thời gian:
Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau khi thuyết trình
Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide
Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ
Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
Diện mạo
Buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe
Buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng.
Chiến lược trình bày
Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ
Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp
Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp
CẢM ƠN