Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
1
Microft Word
Vũ Trường Giang
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
2
Microsft Word
Các thao tác cơ bản
Định dạng văn bản
Các đối tượng trên văn bản
Làm việc với bảng biểu
Các kỹ năng hỗ trợ
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
3
I. Các thao tác cơ bản
Khởi động Microsoft Word
Click vào Start/ Programs/ Microsoft Word.
Click vào biểu tượng Microsoft Word trên thanh Shortcut Bar.
Double Click vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền.
Click vào Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Word.
Thoát khỏi Microsoft Word
Nháy chuột vào Close góc trên phải cửa sổ.
Chọn File/ Exit.
Double Click vào biểu tượng ở góc trên trái cửa sổ.
Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.
Lưu ý: Nếu văn bản chưa được lưu thì khi thoát khỏi Word sẽ có hộp thoại hỏi ta có muốn lưu lại không:
Yes: đồng ý, No: không lưu, Cancel: không thoát.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
4
I. Các thao tác cơ bản
Màn hình soạn thảo Microsoft Word
Thanh tiêu đề (Title Bar): Chứa tên của tài liệu đang mở.
Thanh thực đơn (Menu Bar): Chứa tên các menu lệnh.
Các thanh công cụ (ToolBar): Gồm các biểu tượng lệnh. Bao gồm thanh công cụ Standard, Formatting, Drawing, Table and Border...
Thước canh (Ruler): Hiển thị lề, độ rộng văn bản.
Thanh cuộn ngang, cuộn dọc (Scroll Bar)
Thanh trạng thái (Status): Hiển thị các thông số tài liệu.
Vùng soạn thảo văn bản (Text Area): Là nơi soạn thảo.
Dấu nháy (Insert Point): Là nơi định vị dữ liệu nhập vào.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
5
I. Các thao tác cơ bản
Tạo mới, Mở, lưu văn bản
Tạo mới một văn bản (3 cách)
Chọn File/ New/Blank Document.
Click biểu tượng New Blank Document trên thanh Standard.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Mở văn bản đã tồn tại
Bước 1:Click File/ Open...hoặc Click biểu tượng Open trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Bước 2: Chọn đường dẫn đến tập tin cần mở trong khung Look in.
Bước 3: Chọn tập tin cần mở nhấn Enter hoặc Double Click lên tập tin đó hoặc nhấn nút Open.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
6
I. Các thao tác cơ bản
Lưu văn bản
Bước 1:Click File/ Save hoặc Click biểu tượng Save trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu trong khung Save in.
Bước 3: Nhập tên tập tin trong khung File name cuối cùng nhấn nút Save.
Lưu ý: Chọn File/ Save As để lưu tập tin với tên khác hoặc vị trí khác.
Chọn chế độ lưu tự động: Click Tools/ Options/ Save/ Chọn số phút cần lưu trong khung Save AutoRecover infor every, nhấn OK để đồng ý với chế độ lưu tự động vừa chọn.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
7
I. Các thao tác cơ bản
Các thao tác trên văn bản
Các thao tác với chuột
Các thao tác với phím
Các phím mũi tên: Dùng để di chuyển trong văn bản.
Home: Về đầu dòng.
End: Về cuối dòng.
Ctrl+Home: Về đầu văn bản.
Ctrl+End: Về cuối văn bản.
Page Up: Lên một trang màn hình.
Page Down: Xuống một trang màn hình.
Enter: Xuống dòng, kết thúc đoạn.
Shift+Enter: Xuống dòng chưa kết thúc đoạn.
Ctrl+Enter: Ngắt trang (sang trang mới).
Ctrl+Z: Xoá thao tác vừa làm.
...
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
8
I. Các thao tác cơ bản
Chọn khối văn bản
Để nhập, chỉnh sửa văn bản: Kích thước, Font chữ, Canh lề. ta phải chọn khối văn bản sau đó mới tiến hành căn chỉnh. Cách chọn khối như sau:
Chọn một từ: Double Click vào từ đó.
Chọn một câu: Nhấn Ctrl đồng thời Click vào vị trí bất kỳ trong câu.
Chọn một đoạn: Double Click vào khoảng trống bên trái của đoạn muốn chọn.
Chọn một dòng: Click vào khoảng trống bên trái của dòng đó.
Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Chọn khối văn bản liên tiếp: Click and Drag
Các thao tác trên khối
Chọn khối trước khi thao tác.
Xoá khối: Nhấn phím Delete hoặc Edit/ Clear/ Contents.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
9
I. Các thao tác cơ bản
Di chuyển khối:
Bước 1: Chọn Edit/ Cut hoặc Click biểu tượng Cut trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
Bước 2: Di chuyển dấu nháy đến vị trí mới.
Bước 3: Chọn Edit/ Paste hoặc Click biểu tượng Paste trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Sao chép khối:
Bước 1: Chọn Edit/ Copy hoặc Click biểu tượng Copy trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
Bước 2: Di chuyển dấu nháy đến vị trí khác.
Bước 3: Chọn Edit/ Paste hoặc Click biểu tượng Paste trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Có thể sao chép khối bằng cách đưa trỏ chuột vào khối nhấn Ctrl đồng thời Click and Drag đến vị trí khác.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
10
I. Các thao tác cơ bản
Hiệu chỉnh màn hình soạn thảo Microsoft Word
Các chế độ hiển thị
Normal View: Là kiểu dùng cho việc nhập nhanh dữ liệu, kiểu dạng tài liệu không được hiển thị. Chọn View/ Normal để hiển thị văn bản ở chế độ này.
Print Layout View: Hiển thị tài liệu theo khuôn dạng trang giấy.Thường được dùng vì dễ quản lý văn bản. Chọn View/ Print Layout để hiển thị văn bản ở chế độ này.
Web Layout View: Hiển thị như trang Web không có ngắt trang.
Outline View: Hiển thị tài liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ.
Phóng to thu nhỏ
Chọn View/ Zoom.../ Chọn % và chọn OK.
Hoặc chọn % trên hộp Zoom trên thanh Standard.
Hoặc nhấn giữ phím Ctrl đồng thời lăn chuột.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
11
I. Các thao tác cơ bản
ẩn hiện các thanh công cụ
Click View/ Toolbars/ Chọn thanh công cụ cần ẩn hoặc hiện hoặc Right Click vào vùng trống trên thanh Toolbar chọn tên thanh công cụ cần ẩn hoặc hiện.
Một số thanh công cụ thường dùng
Standard: Thanh công cụ chuẩn.
Formatting: Thanh định dạng.
Tables and Border: Tạo bảng và đường viền.
Drawing: Thanh công cụ vẽ.
...
ẩn hiện thước canh
Click View/ Ruler.
Di chuyển thanh công cụ
Nhấn vào đầu bên trái của thanh giữ và drag đến vị trí mới.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
12
I. Các thao tác cơ bản
Chuyển đổi đơn vị đo
Click Tools/ Options/ General/ Measurement units/ Chọn đơn vị đo cuối cùng nhấn OK.
Soạn thảo tài liệu
Soạn thảo tiếng Việt.
Mở bộ gõ Vietkey2000 trên màn hình Desktop.
Trong mục kiểu gõ: Chọn Telex và chọn hai mục tiếng Anh và tiếng Việt.
Trong mục bảng mã:
Chọn TCNV3-ABC(.VnTime...) đối vói các font .Vn...
Chọn VNI-Win(.VNI-Times) đối vói các font .VNI-...
Chọn Unicode dựng sẵn đối vói các font Unicode như Times New Roman, Arial, Tahoma...
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
13
I. Các thao tác cơ bản
Khi thiết lập xong nhấn vào nút luôn nổi hoặc nút Taskbar.
Cách gõ Telex
Caps Lock: Chữ hoa không dấu.
Shift + chữ thường: cho chữ đầu là chữ hoa.
Delete: Xoá ký tự dứng sau dấu nháy.
Backspace: Xóa ký tự đứng trước dấu nháy.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
14
II. Định dạng văn bản
Định dạng chữ.
Định dạng đoạn văn bản.
Định dạng cột văn bản.
Định dạng Tabs.
Định dạng Bullets And Nunbering.
Định dạng mầu nền, Drop Cap.
Sao chép kiểu định dạng.
Định dạng trang văn bản.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
15
1. Định dạng chữ
Sử dụng hộp thoại Font
Click Format/ Font... Hoặc Right Click chọn Font
Font: Chọn font chữ
Font style: Kiểu Font thường(Regular), nghiêng(Italic), đậm(Bold), vừa đậm vừa nghiêng(Bold Italic).
Size: Cỡ chữ.
Font color: Màu chữ.
Underline style: Kiểu gạch chân.
Effects: Các hiệu ứng cho chữ.
Preview: Xem trước kết quả.
Click OK để chấp nhận các thông số vừa chọn.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
16
1. Định dạng chữ
Sử dụng thanh định dạng(Formatting).
Hộp Font: Chọn font chữ
Hộp Size: Chọn cỡ chữ.
Chữ B (Bold): Chữ đậm.
Chữ I (Italic): Chữ nghiêng.
Chữ U (Underline): Chữ gạch chân.
Chữ A (Font color): Màu chữ.
Sử dụng phím tắt
Ctrl + [: Giảm cỡ chữ một đơn vị.
Ctrl + ]: Tăng cỡ chữ một đơn vị.
Ctrl + B: Chữ đậm.
Ctrl + I: Chữ nghiêng.
Ctrl + U: Chữ gạch chân.
Ctrl+ = hoặc Ctrl+Shift+ =: Chỉ số trên, dưới.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
17
2. Định dạng đoạn văn bản
Sử dụng hộp thoại Paragraph
Click Format/ Paragraph.../ Chọn Insdent and Spacing.
Alignment: Căn chỉnh lề.
Left: Canh trái.
Centered: Canh giữa.
Right: Canh phải.
Justified: Căn dều hai bên.
Left: Khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.
Right: Khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.
Spacial: Trường hợp đặc biệt.
First line: Dòng đầu thụt vào so với các dòng khác.
Hanging: Các dòng khác thụt vào so với dòng đầu.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
18
2. Định dạng đoạn văn bản
Before: Khoảng cách của đoạn so với đoạn trước.
After: Khoảng cách của đoạn so với đoạn sau.
Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.
Single: Các dòng cách nhau một khoảng cách đơn.
Double: Các dòng cách nhau một khoảng cách bằng hai lần khoảng cách đơn.
1,5 lines: Các dòng cách nhau một khoảng cách bằng 1,5 lần khoảng cách đơn.
Sử dụng thanh Formatting:
Biểu tượng Align Left: Canh trái.
Biểu tượng Align Right: Canh phải.
Center: Canh giữa.
Justify: Canh đều hai bên.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
19
2. Định dạng đoạn văn bản
Sử dụng phím tắt:
Ctrl+1: Các dòng cách nhau một khoảng cách đơn.
Ctrl+2: Các dòng cách nhau một khoảng cách bằng hai lần khoảng cách đơn.
Ctrl+5: Các dòng cách nhau một khoảng cách bằng 1,5 lần khoảng cách đơn.
Ctrl+L: Canh trái.
Ctrl+R: Canh phải.
Ctrl+E: Canh giữa.
Ctrl+J: Canh đều hai bên.
Ctrl+M: Tăng lề trái.
Ctrl+Shift+M: Giảm lề trái.
Ctrl+Q: Huỷ bỏ định dạng đoạn văn bản.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
20
3. Định dạng cột trong văn bản
Click Format/ Columns...
Presets: Xác định cách chia cột theo mẫu định sẵn.
Number of Columns: Chọn số cột cần chia.
Line between: Hiển thị đường phân chia giữa các cột.
Nhấn OK để đồng ý chia cột theo các thông số đã thiết lập.
Có thể chia cột bằng cách Click biểu tượng Columns trên thanh Standard. Để thay đổi độ rộng của các cột hay khoảng cách giữa các cột ta có thể hiệu chỉnh trực tiếp trên thước canh.
Nhấn Ctrl+Shift+Enter: Để chuyển đổi nhập dữ liệu giữa các cột. Hoặc Click Insert/ Break.../ Column Break.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
21
4. Định dạng Tab
Click Format/ Tabs...
Tab stop position: Xác định khoảng cách Tab.
Alignment: Xác định kiểu Tab.
Left: Điểm Tab nằm bên trái.
Right: Điểm Tab nằm bên phải.
Center: Điểm Tab nằm giữa.
...
Leader: Xác định dạng thể hiện khi gõ Tab.
Nhấn nút Set để định nghĩa Tab.
Nhấn nút Clear để xoá Tab đã định nghĩa.
Nhấn OK để đồng ý với các thao tác vừa chọn.
Có thể sử dụng thước canh để định dạng Tab.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
22
5. Bullets and Numbering
Chọn khối văn bản cần định dạng.
Click Format/ Bullets and Numbering...
Bulleted: Xác định các dấu đầu đoạn.
Chọn loại dấu thích hợp nhấn OK.
Numbered: Xác định thứ tự đầu đoạn.
Chọn loại dấu thích hợp nhấn OK.
Có nhiều tuỳ chọn bằng cách Click vào nút Customize...
Để bỏ định dạng chọn None.
Ngoài ra có thể sử dụng thanh Formatting để định dạng Bullet and numbering bằng cách Click vào nút Bullets hoặc nút Numbering
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
23
6. Màu nền, Drop Cap
Định dạng màu nền
Chọn văn bản cần tô màu.
Click Format/ Border and Shading.../ Chọn Shading/ Chọn màu cần tô cuối cùng Click nút OK.
Hoặc Click biểu tượng HighLight trên thanh Formatting.
Định dạng Drop Cap
Chọn đoạn cần định dạng Drop Cap.
Click Format/ Drop Cap.
Chọn vị trí Drop Cap trong khung Position.
Chọn Font cho ký tự Drop Cap trong khung Font.
Line to drop: Số dòng mà Drop Cap thể hiện.
Click OK để đồng ý định dạng Drop Cap.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
24
7. Định dạng trang văn bản
Sao chép kiểu định dạng
Chọn khối văn bản cần sao chép định dạng.
Click vào biểu tượng Format Painter trên thanh Standard.
Chọn khối văn bản cần định dạng.
Định dạng trang văn bản
Click File/ Page Setup...
Tab Margins: Thiết lập lề và hướng trang.
Margins
Top: Lề trên.
Bottom: Lề dưới.
Left: Lề trái.
Right: Lề phải.
Gutter: Chiều rộng của gáy sách.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
25
7. Định dạng trang văn bản
Orientation
Portrait: Đặt giấy theo chiều đứng,
Landscape: Đặt giấy theo chiều ngang.
Tab Paper : Thay đổi kích cỡ, khổ giấy.
Chọn khổ giấy trong hộp Paper size.
Xác định chiều rộng, chiều cao trong hộp Width, Height.
Văn bản pháp luật và văn bản hành chính khổ A4(210mm x 297mm). Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển khổ A5(148mm x 210mm).
Lề trên: 20 - 25 mm.
Lề dưới: 20 - 25 mm.
Lề trái: 30 - 35 mm.
Lề phải: 15 - 25 mm.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
26
III. Các đối tượng trên văn bản
Chèn ký tự đặc biệt.
Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh.
Vẽ và hiệu chỉnh hình vẽ.
Tạo và hiệu chỉnh WordArt.
Tạo và hiệu chỉnh Textbox.
Chèn biểu đồ vào văn bản.
Chèn công thức toán học vào văn bản.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
27
III. Các đối tượng trên văn bản
Chèn ký tự đặc biệt
Chọn vị trí cần chèn. Click Insert/ Symbol...
Chọn bảng ký tự trong hộp Font (thường dùng là bảng Symbol và bảng Webdings, Wingdings, Wingdings2) .
Chọn ký tự thích hợp nhấn nút Insert để chèn. Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Symbol.
Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh
Chèn từ Clip Art
Chọn vị trí cần chèn. Click Insert/ Picture/ Clip Art.../ Nhấn nút Search/ Click vào bức ảnh để thực hiện chèn.
Chèn từ tập tin hình
Chọn vị trí cần chèn. Click Insert/ Picture/ From file.../ Chọn hình cần chèn Double Click hoặc nhấn nút Insert để chèn.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
28
III. Các đối tượng trên văn bản
Hiệu chỉnh hình ảnh:
Di chuyển, xoá hình ảnh:
Chọn hình ảnh cần di chuyển hoặc xoá.
Để di chuyển Click and Drag đến vị trí mới, để xoá nhấn phím Delete.
Hiệu chỉnh kích thước hình ảnh:
Chọn hình ảnh cần hiệu chỉnh, các nút hiệu chỉnh xuất hiện.
Đưa trỏ chuột đến nút hiệu chỉnh, Click and Drag để phóng to hay thu nhỏ hình ảnh.
Định dạng cách trình bày hình ảnh:
Right Click vào hình ảnh, chọn Format Picture.../ Layout/ Chọn kiểu trình bày trong khung Wrapping style, chọn OK để đồng ý với định dạng vừa chọn.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
29
III. Các đối tượng trên văn bản
Vẽ và hiệu chỉnh hình vẽ
Sử dụng thanh Drawing để vẽ hình.
Chọn hình cần vẽ, Click and Drag để vẽ hình.
Hiệu chỉnh hình vẽ(tương tự như hình ảnh).
Tô màu cho hình vẽ:
Click biểu tượng Line color để tô màu cho nét vẽ. Để có nhiều màu chọn mục More Line Color...
Click biểu tượng Fill color để tô màu nền cho hình vẽ. Để có nhiều kiểu tô chọn mục Fill Effects...
Click biểu tượng Shadow Style để tạo bóng đổ. Để hiệu chỉnh bóng đổ chọn mục Shadow Settings...
Click biểu tượng 3-D Style để tạo hiệu ứng nổi. Để hiệu chỉnh hiệu ứng nổi chọn mục 3-D Settings...
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
30
III. Các đối tượng trên văn bản
Tạo và hiệu chỉnh WordArt
Tạo WordArt:
Click Insert/ Picture/ WordArt...hoặc Click vào biểu tượng Insert WordArt trên thanh Drawing.
Chọn kiểu WordArt thích hợp, Click OK.
Chọn Font, cỡ chữ, đậm, nghiêng cho WordArt.
Nhập nội dung WordArt, Click OK.
Hiệu chỉnh WordArt:
Các thao tác: Xoá, di chuyển, hiệu chỉnh kích thước, tô màu, bóng đổ, hiệu ứng nổi, định dạng cách trình bày tương tự như đối với hình vẽ và hình ảnh.
Ngoài ra để hiệu chỉnh WordArt ta Click vào WordArt, lúc này thanh WordArt xuất hiện, Click vào các biểu tượng để hiệu chỉnh cho WordArt.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
31
III. Các đối tượng trên văn bản
Tạo và hiệu chỉnh Text Box
Tạo Text Box:
Click Insert/ Text Box hoặc Click biểu tượng Text Box trên thanh Drawing.
Hiệu chỉnh Text Box(tương tự như với văn bản và hình ảnh).
Chèn biểu đồ vào văn bản
Chèn biểu đồ: Insert/ Picture/ Chart/ Nhập số liệu thích hợp/ Click ra vị trí bất kỳ ngoài biểu đồ để thực hiện chèn.
Hiệu chỉnh biểu đồ:
Các thao tác: Xoá, di chuyển, thay đổi kích thước tương tự như đối với hình ảnh.
Thay đổi kiểu biểu đồ: Double Click vào biểu đồ, Click Chart/ Chart Type.../ Chọn biểu đồ thích hợp Click OK.
Thay đổi dữ liệu: Double Click vào biểu đồ, sửa dữ liệu ở bảng dữ liệu. Nhấn ra vị trí bất kỳ ngoài biểu đồ.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
32
III. Các đối tượng trên văn bản
Chèn công thức toán học
Chèn công thức:
Chọn vị trí thích hợp.
Click Insert/ Object.../ Microsoft Equation 3.0/ OK.
Soạn thảo xong Click ra vị trí bất kỳ ngoài công thức.
Hiệu chỉnh công thức:
Các thao tác: Xoá, di chuyển, thay đổi kích thước tương tự như đối với hình ảnh.
Hiệu chỉnh nội dung:
Double Click vào công thức cần hiệu chỉnh.
Hiệu chỉnh xong Click ra vị trí bất kỳ ngoài công thức.
Lưu ý: Để giảm độ phức tạp trong khi chèn công thức ta không nên thay đổi Font chữ cho công thức(để mặc định).
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
33
IV. Làm việc với bảng biểu
Tạo bảng biểu
Các thao tác trên bảng
Chỉnh sửa bảng biểu
Định dạng đường viền
Chèn công thức vào bảng
Tạo tiêu đề, sắp xếp trên bảng
Chuyển bảng thành văn bản
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
34
IV. Làm việc với bảng biểu
Tạo bảng biểu
Chọn vị trí thích hợp.
Click Table/ Insert/ Table...hoặc Click biểu tượng Insert Table trên thanh Table and Border.
Hộp thoại Insert Table xuất hiện.
Number of columns: Số cột cần tạo.
Number of rows: Số dòng cần tạo
Fixed column width: Cố định độ rộng của cột.
AutoFit to contents: Tự động thay đổi theo nội dung.
AutoFit to Window: Tự động thay đổi theo cửa sổ.
AutoFormat...: Chọn mẫu biểu có sẵn.
Click OK để thực hiện chèn bảng biểu vào văn bản.
Có thể sử dụng biểu tượng Insert Table trên thanh Stadard để chèn bảng biểu vào văn bản.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
35
IV. Làm việc với bảng biểu
Các thao tác trên bảng
Nhập, chỉnh sửa chữ: Chọn ô cần thao tác và làm như nhập văn bản ngoài bảng.
Cách hiển thị trong ô: Chọn ô, Click Format/ Text Direction...
Di chuyển trong bảng: Sử dụng các phím mũi tên, phím Tab hoặc Click chuột để di chuyển dấu nháy đến ô thích hợp.
Chọn khối các ô trong bảng:
Chọn cả bảng, một cột, một dòng, một ô: Click vào ô muốn chọn. Click Table/ Select/ Table, Column, Row, Cell.
Hoặc Click and Drag để chọn các ô thích hợp.
Sử dụng chuột kết hợp với phím Ctrl, Shift để có nhiều sự lựa chọn thuận tiện.
Ngoài ra để chọn cả bảng: Click vào biểu tượng ở góc trên trái hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+Shift+5 trên bàn phím số.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
36
IV. Làm việc với bảng biểu
Trình bày bảng:
Click chọn bảng. Click Table/ Table Properties...Hoặc Right Click chọn Table Properties...
Hộp thoại Table Properties xuất hiện.
Chọn các mục Table, Column, Row, Cell để hiệu chỉnh các thông số trình bày cho bảng, cột, dòng, ô.
Ngoài ra để canh chỉnh chữ trong ô ta Right Click vào ô đó chọn Cell Alignment và chọn kiểu canh chỉnh thích hợp.
Di chuyển bảng: Đưa chuột đến biểu tượng ở góc trên trái của bảng Click and Drag đến vị trí mới.
Thay đổi kích thước bảng: Chọn bảng, đưa chuột đến biểu tượng góc dưới phải Click and Drag để thay đổi kích thước.
Thay đổi kích thước của dòng, cột: Đưa chuột đến danh giới của dòng, cột. Click and Drag để thay đổi kích thước.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
37
IV. Làm việc với bảng biểu
Chỉnh sửa bảng biểu
Chèn thêm các đối tượng: Bảng, cột, dòng, ô vào trong bảng ta làm như sau:
Chọn vị trí muốn chèn, Click Table/ Insert/ Table..., Column, Row, Cell. Khi thực hiện ta quan tâm đến một số từ tiếng anh: Left(trái), Right(phải), Above(trên), Below(dưới).
Xoá các đối tượng: Bảng, cột, dòng, ô trong bảng ta làm như sau:
Chọn đối tượng muốn xoá, Click Table/ Delete/ Table, Column, Row, Cell.
Lưu ý: Nếu chọn khối sau đó nhấn phím Delete thì chỉ xoá được dữ liệu trong bảng.
Chia bảng thành hai bảng: Đưa dấu nháy đến dòng làm dòng đầu của bảng thứ hai. Click Table/ Split Table.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
38
IV. Làm việc với bảng biểu
Các thao tác trộn, tách ô trong bảng:
Trộn nhiều ô thành một ô:
Chọn khối các ô.
Click Table/ Merge cells.
Hoặc Right Click chọn Merge cells.
Hoặc Click biểu tượng Merge cells trên thanh Table and Border.
Tách một ô thành nhiều ô:
Chọn ô cần tách, Click Table/ Split Cells...
Hoặc Right Click chọn Split Cells...
Hoặc Click biểu tượng Split Cells trên thanh Table and Border.
Xác định số dòng, cột cần tách, nhấn OK.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
39
IV. Làm việc với bảng biểu
Định dạng đường viền, màu nền
Chọn khối cần đình dạng.
Click Format/ Border and Shading.../ Borders.
Xác định các thông số cho đường viền.
Setting: Xác định kiểu đường viền.
Style: Xác định dạng đường viền.
Color: Màu đường viền.
Width: Độ dày của đường viền.
Để thêm bớt đường viền bằng cách Click vào các biểu tượng bên khung Preview hoặc Click trực tiếp lên các cạnh trong khung này.
Để tô màu nền cho bảng: Click Format/ Border and Shading.../ Shading/ Chọn màu trong bảng Fill, Click OK.
Ngoài ra sử dụng thanh Table and Border(nhanh hơn).
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
40
IV. Làm việc với bảng biểu
Chèn công thức vào bảng
Chọn ô hiển thị kết quả. Click Table/ Formula.../ Nhập công thức/ Click OK.
Tạo tiêu đề, Sắp xếp cho bảng
Tạo tiêu đề:
Chọn các dòng muốn tạo tiêu đề, Click Table/ Heading Row Repeat. Để bỏ tiêu đề làm ngược lại.
Sắp xếp dữ liệu trong bảng:
Chọn khối dữ liệu cần sắp xếp,Click Table/ Sort...
Sort by: Cột sắp xếp chính.
Then by: Cột sắp xếp phụ.
Ascending: Tăng dần.
Descending: Giảm dần.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
41
IV. Làm việc với bảng biểu
Chuyển bảng thành văn bản
Chuyển bảng thành văn bản:
Chọn khối dữ liệu cần chuyển sang dạng văn bản.
Click Table/ Convert/ Table to Text...
Hộp thoại Convert Table to Text xuất hiện.
Xác định các thông số trước khi chuyển:
Paragraph marks: Các ô được ngăn cách nhau bởi dấu ngắt đoạn.
Tabs: Các ô ngăn cách nhau bởi một Tab.
Commas: Các ô ngăn cách bởi một dấu phẩy.
Other: Các ô ngăn cách nhau bởi ký hiệu dược nhập vào từ bản phím.
Click Ok để thực hiện chuyển bảng thành văn bản.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
42
V. Các kỹ năng hỗ trợ
Tìm kiếm, thay thế , Di chuyển
Thiết lập AutoCorrect
Spelling and Grammar
Header and Footer, Chú thích
Đánh số trang, Xem trước khi in
In ấn văn bản
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
43
V. Các kỹ năng hỗ trợ
Tìm kiếm và thay thế
Tìm kiếm:
Click Edit/ Find...hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.
Hộp thoại Fìnd and Replace xuất hiện với Tab Find được chọn. Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find what. Nhấn Nút Find Next để tìm. Click nút Cancel hoặc Close để đóng.
Tìm kiếm và thay thế:
Click Edit/ Replace...hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.
Hộp thoại Fìnd and Replace xuất hiện với Tab Replace được chọn. Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find what. Nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace with.
Click nút Find Next để tìm kiếm.
Click nút Replace để thay thế từ vừa tìm được.
Click nút Relace All để thay thế tất cả.
Click nút Cancel hoặc nút Close để đóng.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
44
V. Các kỹ năng hỗ trợ
Thiết lập AutoCorrect
Click Tools/ AutoCorrect Options.../ AutoCorrect
Capitalize first letter of sentences: Tự động viết hoa đầu đoạn và đầu câu.
Capitalize first letter of table cells: Tự động viết hoa đầu đoạn trong ô của bảng.
Capitalize names of days: Tự động viết hoa các từ chỉ tên thứ trong tuần.
Để gõ tắt trong Microsoft Word ta làm như sau:
Nhập từ gõ tắt trong hộp Replace.
Nhập từ hoặc cụm từ đầy đủ trong hộp With.
Nhấn nút Add để định nghĩa.
Nhấn nút Delete để xoá.
Nhấn OK để đồng ý với các thông số vừa chọn.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
45
V. Các kỹ năng hỗ trợ
Spelling and Grammar
Click Tools/ Options.../ Spelling & Grammar.
Chọn các mục sau:
Check spelling as you type: Bật chức năng kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh tự động.
Check Grammar as you type: Bật chức năng kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh tự động.
Lưu ý: Khi bật các chức năng trên khi soạn thảo văn bản tiếng Việt Microsoft Word sẽ báo các lỗi bằng các dấu hiệu dưới các từ hoặc các câu.
Màu xanh: Lỗi về ngữ pháp.
Màu đỏ: Lỗi về chính tả.
Để bỏ các chế độ này ta là ngược lại.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
46
V. Các kỹ năng hỗ trợ
Header and Footer, Chú thích
Tạo Header and Footer
Click View/ Header and Footer.
Nhập nội dung cho tiêu đề trên.
Click nút Switch Between Header and Footer để chuyển qua lại giữa Header và Footer.
Nhập nội dung cho Footer.
Định dạng Header and Footer giống như đối với văn bản.
Tạo chú thích
Đưa dấu chèn vào sau từ muốn tạo chú thích.
Click Insert/ References/ Footnote.../ Nhấn nút Insert,
Nhập nội dung chú thích.Click ra vùng văn bản để trở về soạn thảo thông thường.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
47
V. Các kỹ năng hỗ trợ
Đánh số trang, Xem trước khi in
Đánh số trang
Click Insert/ Page Numbers...
Position: Xác định vị trí là đầu hay cuối.
Alignment: Xác định canh trái, phải hay canh giữa.
Show number on first page: Đánh cả trang đầu tiên.
Click OK để thực hiện đánh số trang tự động.
Xem trước khi in
Click File/ Print Preview hoặc Click biểu tượng Print Preview trên thanh Standard.
Sử dụng các nút để thực hiện phóng to, thu nhỏ, chỉnh sửa trang hay chỉnh sửa văn bản.
Click nút Close để đóng chế độ Print Preview.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
48
V. Các kỹ năng hỗ trợ
In ấn văn bản
Click File/ Print...hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl+P.
Name: Chọn tên máy in.
Page range:
All: In toàn bộ văn bản.
Current page: In trang hiện hành.
Pages: In các trang được chỉ định.
Selection: Chỉ in vùng được chọn.
Number of copies: Số bản in.
Print:
All page in range: In toàn bộ văn bản xác định trong khung Page range.
Odd pages, Even page: In trang lẻ, trang chẵn.
Vũ Trường Giang
DNTN Thanh Sơn
49
Kết thúc