CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH CỦA NHÓM 6
* Thành viên nhóm:
1. Nguyễn Thị Tú Khâm (1356130020)
2. Nguyễn Thị Ngà (1356130029)
3. Lê Thị Thanh Nguyên (1356130035)
4. Đặng Thị Quí (1356130042)
5. Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044)
6. Trần Ngọc Thiện (1356130051)
7. Huỳnh Thị Kim Thoa (1356130052)
8. Lã Thị Thu Thủy (1356130056)
Nghiệp vụ
thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của người thư ký
văn phòng
Đề 2:
Theo Từ điển Tiếng việt
Theo Oxford English Dictionary
Theo Kỷ yếu Hội thảo khoa học
Lưu trữ học và Văn phòng,
Hà Nội, 2001
I. THU THẬP THÔNG TIN:
1. Tổng quan về thu thập thông tin:
a) Khái niệm:
- Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định.
- Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được xác định trước.
b. Đặc điểm:
2. Nghiệp vụ thu thập thông tin của người
thư ký văn phòng.
a) Nhu cầu về thông tin của người lãnh đạo và của các bộ phận quản lý trong cơ quan.
- Các quy định của Đảng và Nhà nước, của cơ quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan.
- Tình hình triển khai và thực hiện các quyết định quản lý trong thực tiễn.
- Những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới, của nhân dân về những vấn đề thuộc phạm vi quản lý của cơ quan.
- Tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến lĩnh vực mà cơ quan đang quản lý.
- Các VB pháp luật/VB chỉ đạo/hướng dẫn của cấp trên vừa mới ban hành/đã ban hành từ trước nhưng vẫn còn hiệu lực.
- Các thông tin, số liệu đã được tổng hợp thông qua báo cáo của các đơn vị cấp dưới/thông qua theo dõi, khảo sát, kiểm tra từ thực tế.
- Các thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,…
- Các thông tin do các cơ quan và cá nhân phản ánh.
b) Nguồn cung cấp thông tin:
Truyền miệng
Từ văn bản
Internet
Từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,...
c) Một số phương pháp thu thập thông tin.
Thông tin từ văn bản:
-Tiếp nhận từ bưu điện cuyển tới/phải tự sưu tầm (đối với văn bản đến).
-Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu đối với công văn đi.
-Thực hiện việc thu thập các hồ sơ công việc theo quy định để đưa vào lưu trữ.
Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến...:
- Đặt mua thường xuyên các báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
- Tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề.
Thông tin truyền miệng:
- Nghe, ghi chép, tổng hợp các số liệu.
- Phỏng vấn
- Quan sát
- Thực nghiệm
- Thăm dò dư luận
- Thu thập thông tin tại hiện trường.
- Thống kê, tổng hợp
-...
1. Tổng quan về xử lý thông tin:
a) Khái niệm:
- Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc, phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.
- Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiều thông tin.
II. XỬ LÝ THÔNG TIN:
b) Đặc điểm:
- Kết quả xử lý thông tin phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh.
- Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới, thông tin bổ sung.
- Chất lượng thông tin có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố
2. Nghiệp vụ xử lý thông tin của người thư ký:
a) Nghiệp vụ tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực.
b)Nghiệp vụ phân tích và kiểm tra độ
chính xác của thông tin.
Xác định mức độ tin cậy của nguồn tin
Lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có)
Chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn
c) Các nguyên tắc xử lý thông tin.
III. CUNG CẤP THÔNG TIN:
Để thực hiện tốt nghiệp vụ này, người thư ký văn phòng phải:
1. Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin cần cung cấp.
2. Xác định các thông tin cần cung cấp.
3. Xác định nguồn tin và phương pháp lấy tin. (*)
4. Thu thập và xử lý thông tin. (*)
5. Xác định hình thức tiến hành cung cấp thông tin.
6. Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc cung cấp thông tin.
1. Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin cần cung cấp:



Hình thức cung cấp
thông tin là gì?
Thời gian cho phép
để người thư ký văn phòng
chuẩn bị và cung cấp thông tin?
Phạm vi thông tin
phải cung cấp?
Yêu cầu cung cấp
thông tin về vấn đề gì?
- Để tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin cần cung cấp và có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, người thư ký văn phòng cần xác định rõ:
2. Xác định các thông tin cần cung cấp.
Căn cứ vào yêu cầu của người lãnh đạo/bộ phận cần cung cấp tin, người thư ký văn phòng cần phải nhanh chóng xác định những thông tin cần phải cung cấp.
Việc này sẽ quyết định đến chất lượng và hiệu quả của việc cung cấp thông tin.
5. Xác định hình thức tiến hành cung cấp thông tin.
Sao chụp một phần/toàn bộ các văn bản
Cung cấp thông tin trực tiếp
Cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản
6. Nắm vững các yêu cầu cơ bản của việc
cung cấp thông tin.


CÁM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE