QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
Hành chánh văn phòng là gì?
Thế nào là quản trị hành chánh văn phòng?
Nhiệm vụ của hành chánh văn phòng
Ai là người quản trị hành chánh văn phòng?


Nội dung
Phần 1- Công tác văn thư
Phần 2- Quản lý và lưu trữ hồ sơ
Phần 3- Hoạch định, sắp xếp chuyến đi công tác
Phần 4- Kỹ năng sử dụng điện thoại
Phần 1- Công tác văn thư
Công tác văn thư
Tổ chức quản lý công tác văn thư
Quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đi
Tổ chức quản lý công tác văn thư
Khái niệm công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư
Yêu cầu của công tác văn thư
Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư
Khái niệm công tác văn thư
Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, gồm:
Xây dựng văn bản cho tổ chức
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của tổ chức

Nội dung công tác văn thư
Xây dựng văn bản
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Yêu cầu của công tác văn thư
Nhanh chóng
Chính xác
Bí mật
Hiện đại
Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thư
Trách nhiệm đối với Giám Đốc, Trưởng Phòng:
Giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến bộ phận, phòng/ ban mình
Soạn thảo văn bản trong phạm vi trách nhiệm của mình
Ký văn bản theo qui định của công ty
Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thư (tt)
Trách nhiệm của Phòng Hành Chánh:
Nhận, xem xét, phân phối công văn đến
Kiểm tra, đăng ký công văn đi
Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Ban giám đốc

Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thư (tt)
Trách nhiệm của Nhân viên nói chung:
Nhận công văn do Phòng Hành Chánh phân phối
Thảo các văn bản trong phạm vi trách nhiệm của mình
Lưu trữ công văn
Bảo đảm bí mật, an toàn văn bản
Thực hiện nghiêm túc mọi qui định cụ thể chế độ văn thư của công ty

Quản lý văn bản đến
Nguyên tắc chung
Nhận văn bản đến
Đóng dấu đến
Đăng ký văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Theo dõi việc giải quyết văn bản
Trách nhiệm của thư ký

Nguyên tắc chung
Bộ phận văn thư tiếp nhận
Văn thư phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật
Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển văn bản

Nhận văn bản đến
Xem nhanh văn bản
Phân loại các văn bản vừa nhận
Thư riêng, tạp chí
Văn bản gửi đến tổ chức:
Loại phải bóc bì
Loại không phải bóc bì
Đóng dấu đến
Để xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư
Biết được văn bản đến ngày nào, là văn bản thứ bao nhiêu
Trình Trưởng Phòng Hành Chánh
Khi văn bản đến không ghi rõ tên người nhận
Trưởng Phòng Hành Chánh quyết định chuyển cho bộ phận liên quan



Đăng ký văn bản đến
Để quản lý, thống kế văn bản đến để tiện tra tìm
Văn bản phải được chuyển trong ngày
Văn bản khẩn phải được chuyển trước
Văn bản mật phải được đăng ký vào sổ riêng
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản phải được chuyển đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết
Văn bản có độ khẩn được chuyển trước
Có thể dùng sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển
Trách nhiệm của thư ký
Nhận văn bản
Trình văn bản cho lãnh đạo
Giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến
Giải quyết những văn bản giao dịch ít quan trọng
Chuyển văn thư đến các phòng ban liên quan
Xây dựng & Quản lý
văn bản đi
Giúp lãnh đạo thảo văn bản
Trình ký và làm thủ tục gủi văn bản đi
Sắp xếp và bảo quản bản lưu

Công việc của thư ký:
Giúp lãnh đạo thảo văn bản
Khi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương pháp viết tay
Khi lãnh đạo đọc cho thư ký đánh máy trực tiếp
Khi lãnh đạo đọc cho thư ký ghi tốc ký
Thư ký tự thảo văn bản
Điền các sự kiện vào các bản mẫu in sẵn
Viết thư chúc mừng, lời phát biểu, chia buồn....


Trình ký và làm thủ tục
gửi văn bản
Nếu phát hiện văn bản chưa chính xác, thư ký giúp điều chỉnh
Giúp lãnh đạo phát hiện văn bản giả mạo
Trình lãnh đạo ký và chuyển bộ phận văn thư gửi đi


Trình ký và làm thủ tục
gửi văn bản (tt)
Cách gấp thư
Sắp xếp và bảo quản bản lưu
Mỗi văn bản phải có 2 bản lưu: 1 ở phòng mình và một ở văn thư cơ quan
Bản lưu được phân loại và sắp xếp theo phương pháp sau:
Chia theo từng loại & sắp xếp theo thứ tự mỗi loại
Phân theo thời gian
Quản trị hồ sơ
Hồ sơ & Quản trị hồ sơ là gì?
Tiến trình quản trị hồ sơ
Các công cụ lưu trữ
Hệ thống lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ & quản trị hồ sơ
Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc

Quản trị hồ sơ là việc hoạch định, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc
Tiến trình quản trị hồ sơ
Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
Lên lịch lưu trữ
Lưu chuyển hồ sơ
Hủy bỏ hồ sơ
Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
Hồ sơ tối cần thiết
Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ thường sử dụng
Hồ sơ không cần thiết

Lên lịch lưu trữ
Sẽ giữ hồ sơ đang sử dụng trong bao lâu
Sẽ giữ lại hồ sơ không còn hoạt động trong bao lâu


Lưu chuyển hồ sơ
Lưu chuyển vĩnh viễn
Lưu chuyển theo định kỳ
Kế hoạch một giai đoạn
Kế hoạch hai giai đoạn
Kế hoạch giai đoạn tối đa tối thiểu



Hủy bỏ hồ sơ
Hủy hàng ngày
Hủy bỏ theo lịch



Công cụ lưu trữ
Hồ sơ để đứng
Hồ sơ để nằm
Hồ sơ để hai bên
Hồ sơ dễ truy tìm
Hồ sơ bánh xe
Hồ sơ để trên kệ
Hồ sơ di động
Hồ sơ để trên bàn
Hồ sơ treo


Hệ thống lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ tên theo A, B, C
Hồ sơ đề tài theo A, B, C
Hồ sơ khu vực địa lý theo A, B, C



Bài tập thực hành
Anh chị vui lòng cho trình bày cách anh chị lưu trữ:
Các qui trình đã kiểm soát từ các phòng ban khác
Các thông báo nội bộ từ các phòng ban khác
Vật tư: 2 File còng 7 cm; 2 phân trang 21 tờ

Thời gian chuẩn bị: 5 phút
Thời gian trình bày: 3 phút


Hoạch định
các chuyến công tác
Phác thảo chuyến đi
Lập hồ sơ chuyến đi
Đối chiếu chính sách cơ quan
Đăng ký trước
Soạn thảo lịch trình chuyến đi
Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
Kiểm tra chuyến đi phút chót



Phác thảo chuyến đi
Mục đích của chuyến đi
Địa điểm đến
Ngày tháng và số ngày đi công tác
Thời gian các buổi làm việc

Lập hồ sơ chuyến đi
Đăng ký và xác nhận đăng ký
Những nơi mà mình sẽ làm việc
Thông tin về người mình sẽ tiếp xúc
Tài liệu
Các cuộc hẹn và xác nhận
Lập danh sách những thứ cần mang theo

Đối chiếu với chính sách công ty
Chế độ công tác phí
Thủ tục ứng tiền
Thủ tục thanh toán

Đăng ký trước
Vé máy bay, tàu, xe
Nơi ở
Xác nhận lại


Soạn thảo lịch trình chuyến đi
Lịch làm việc
Soạn thảo lịch trình chuyến đi (tt)
Lịch di chuyển
Soạn thảo lịch trình chuyến đi (tt)
Lịch làm việc & di chuyển được gửi đến:
Cấp trên trực tiếp của người đi công tác
Người đảm nhiệm công việc của người đi công tác
Người đi công tác giữ bản chính
Bài tập thực hành
Lập kế hoạch di chuyển đi công tác
Lên kế hoạch đảm nhận công việc ở nhà
Ai là người đảm nhiệm công việc khi bạn đi công tác
Có thể dời lại hay đề nghị người khác tham dự các buổi họp, hội đã được hẹn trước


Kiểm tra lần cuối
Lập bảng kiểm tra danh mục các vật cần mang theo
Kỹ Năng Sử Dụng
Điện Thoại
Mười điều cơ bản khi
sử dụng điện thọai
1. Chuẩn bị

Các dụng cụ hỗ trợ:
Viết, giấy, tâm lý
Nội dung
Thông tin liên quan
Tâm lý
2. Giao tiếp điện thọai
Ngôn ngữ, lời nói, giọng nói rõ ràng, ngắn gọn
Tự giới thiệu tên/phòng ban/ công ty
Trình bày lý do cuộc gọi
Thể hiện sự nhiệt tình
Sẵn sàng trao đổi
3. Cách yêu cầu chờ điện thọai/ chuyển điện thọai
Biết rõ tên người gọi
Tên người cần nghe
Lý do của cuộc gọi
4. Kiểm sóat cuộc gọi
Lắng nghe
Trả lời
Đặt câu hỏi
Kiểm sóat chủ đề và thời gian
5. Ghi chép và chuyển tin nhắn
Ghi chép tin nhắn thông tin chính xác
Nội dung
Thời gian
Địa điểm
Chuyển tin nhắn đúng người, đúng thời điểm
6. Tránh những tạp âm khi đang điện thọai
Âm thanh do ăn uống
Nói chuyện với người khác khi đang điện thọai
Thở dài
Các lại âm thanh khác
7. Tạo sự tập trung cho người nghe
Lý do của cuộc gọi
Lợi ích của cuộc gọi
8. Không ngắt quãng khi đang điện thọai
Không ngưng giữa cuộc gọi để nói chuyện khác
Không để người đối thọai chờ quá lâu
9. Tạo ra tín hiệu phản hồi
Tỏ thái độ đang tập trung lắng nghe tốt:
Vâng
Đúng rồi
Tôi hiểu
Anh/ chị có thể lặp lại
10. Để lại ấn tượng tốt vào cuối cuộc
điện thọai
Cảm ơn
Sẽ liên lạc lại
Cuộc trao đổi rất có ích/rất vui
Tạm biệt/ hẹn gặp lại
Thực hành
Gọi Điện Thọai
5 bước để gọi điện thọai
Chuẩn bị: Giấy, viết, nội dung.
Tự giới thiệu: Tên/ phòng ban/công ty
Ví dụ: Chào anh Nam/ Tèo phòng nhân sự đây ạ!
Tèo có thể nói chuyện với anh 5 phút được không ạ?
Nói rõ lý do gọi
Ví dụ: Tèo gọi để xin số liệu báo cáo tháng 10.
Tóm lại ý chính vừa nói
Chào tạm biệt/ cảm ơn



Tiếp nhận điện thoại
Nhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuông
Tự giới thiệu/ Chào người gọi
Ví dụ: Công ty ABC nghe ạ!
Trực - phòng bán hàng nghe ạ!
Xử lý cuộc gọi
Ví dụ: Em/ tôi có thể giúp gì không ạ!
Anh/chị vui lòng chờ máy ạ!
Anh/chị cần gặp ai ạ?
Kết thúc cuộc gọi
Ví dụ: Cảm ơn anh/chị
Nhận tin nhắn
Trong trường hợp người cần liên hệ đi vắng, bạn có thể yêu cầu người gọi vui lòng gởi lại tin nhắn.
Tin nhắn gởi đúng người
Nội dung ngắn gọn, rõ ràng
Ghi rõ thời gian, địa điểm hẹn (nếu có)
Ví dụ: Anh chị có nhắn gì không ạ, em sẽ chuyển đến anh/chị Tám
Xin lỗi, anh Quang đi vắng/đang bận điện thoại. Em có thể giúp gì cho Anh?
Anh/chị có thể cho biết tên và công ty nào để nhắn lại anh Quang ạ!



Chuyển Cuộc Gọi
Ví dụ:

Anh chị vui lòng chờ máy.
Chị Dung, thuộc bộ phận mua hàng là người phụ trách vấn đề này. Anh có thể nói chuyện với chị Dung được không?
Anh vui lòng giữ máy, em sẽ chuyển máy cho chị Dung, số máy nhánh 123.
Cảm ơn