Bài 8: Sắp xếp và lọc dữ liệu
Ý nghĩa và tác dụng của sắp xếp và lọc dữ liệu
Các thao tác cơ bản để sắp xếp và lọc dữ liệu
NỘI DUNG
- Sắp xếp dữ liệu là hoán đổi vị trí các hàng của bảng dữ dữ liệu để giá trị dữ liệu trong một hay nhiều cột được sắp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần.
1. Sắp xếp dữ liệu
Ngầm định, thứ tự của cột có dữ liệu kiểu kí tự là thứ tự theo bảng chữ cái tiếng Anh. Để sắp xếp dữ liệu ta thực hiện các bước sau:
Bước 1. Nháy chuột chọn một ô trong cột cần sắp xếp dữ liệu.
Bước 2. Chọn lệnh Sort Ascending trong nhóm Sort & Filter của dải lệnh Data để sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc lệnh Sort Descending để sắp xếp theo thứ
tự giảm dần).
Ví dụ: Trang tính dưới đây là kết quả thi đấu của đoàn vận động viên các nước tham gia SEAGAMES 28

Để sắp xếp các nước theo tổng số huy chương đạt được, em có thể thực hiện như sau:
Bước 1. Nháy chuột chọn một ô có dữ liệu số trong cột F (ví dụ ô F3).
Bước 2. Chọn lệnh Sort Descending trong nhóm Sort & Filter trên dải lệnh Data để sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Em sẽ nhận được kết quả như hình bên:
- Lọc dữ liệu là chọn và chỉ hiển thị các hàng thỏa mãn các tiêu chuẩn nhất định nào đó.


2. Lọc dữ liệu
Để lọc dữ liệu, em sử dụng lệnh
Filter trong nhóm Sort & Filter trên dải
lệnh Data. Quá trình lọc gồm hai bước chính.
Bước 1: Chuẩn bị
Em thực hiện các thao tác sau :
- Nháy chuột chọn một ô trong vùng có dữ liệu
cần lọc
- Mở dải lệnh Data và chọn lệnh Filter trong
nhóm Sort & Filter.
Sau bước này em sẽ thấy các biểu tượng xuất
hiện cạnh các tiêu đề cột ( hình 1.90a)
Bước 2: Lọc dữ liệu
Nháy chuột vào biểu tượng mũi tên trên hàng tiêu đề cột có giá trị dữ liệu cần lọc.
Nháy chuột chọn các giá trị dữ liệu cần lọc trên danh sách hiện ra rồi nháy OK

Các hàng mà dữ liệu của ô tại cột đó đúng bằng một trong các giá trị đã chọn sẽ được hiển thị và tất cả các hàng khác bị ẩn đi. Tên của các hàng được chọn đổi thành màu xanh. Trên tiêu đề cột có dữ liệu đã lọc xuất hiện biểu tượng thay thế cho
Tiếp theo có thể nháy chuột vào biểu tượng trên hàng tiêu đề của các cột khác để lọc các hàng thoả mãn thêm các tiêu chí bổ sung
Kết quả lọc dữ liệu không sắp xếp lại dữ liệu; kết quả lọc được hiển thị theo thứ tự ban đầu, những hàng không thỏa mãn tiêu chuẩn lọc bị ẩn đi
Sau khi có kết quả lọc ta có thể:
Nháy chuột vào biểu tượng trên tiêu đề cột có dữ liệu đã lọc và chọn Clear Filter from… (trong đó … là tên tiêu đề cột dữ liệu) hoặc nháy chuột để chọn Select All (Hiển thị tất cả) rồi nháy OK để hiển thị lại toàn bộ danh sách dữ liệu mà vẫn tiếp tục làm việc trong chế độ lọc
Để thoát khỏi chế độ lọc thì chọn lại lệnh Filter
3. Lọc các hàng có giá trị lớn nhất (hay nhỏ nhất)
Khi nháy chuột ở mũi tên trên tiêu đề cột phía trên danh sách chọn em còn thấy tùy chọn Number Filters (hoặc Text Filters), nếu phần lớn các ô trong cột đó chứa dữ liệu số (hoặc kí tự). Trỏ chuột vào tùy chọn Top 10…
Kết quả sẽ hiển thị các hàng (với số lượng đã cho) có giá trị dữ liệu lớn nhất hoặc nhỏ nhất) trong cột đó
Lưu ý: Lựa chọn Number Filters không có với các cột có dữ liệu kí tự (và tương tự với lựa chọn Text Filters)
Hình 1.94. Lọc ba nước có nhiều huy chương vàng nhất
Lựa chọn này dùng để lọc một số hàng (ví dụ 3 hoặc 5 hàng) có giá trị lớn nhất hay nhỏ nhất trong cột đó. Chẳng hạn ta có thể lọc ra 3 hàng (top 3) có giá trị lớn nhất trong cột đó
1.Chọn Top (lớn nhất) hoặc Bottom (nhỏ nhất)
2.Chọn hoặc nhập số hàng cần lọc
3.Nháy OK
Phần câu hỏi
1.Sắp xếp dữ liệu là gì?
-Sắp xếp dữ liệu là hoán đổi vị trí các hàng của bảng dữ liệu để giá trị dữ liệu trong một hay nhiều cột được sắp xếp theo thứ tăng dần hay giảm dần
2.Cách để sắp xếp dữ liệu là gì?
a)B1.Nháy chuột chọn một ô trong cột cần sắp xếp dữ liệu
B2.Chọn lệnh trong nhóm Sort and Filter của dải lệnh Data để sắp xếp theo thứ tự tăng dần
b)B1.Nháy chuột chọn một ô trong vùng có dữ liệu
B2.Mở dải lệnh Data và chọn lệnh Filter trong nhóm Sort and Filter
c)Cả hai câu đều đúng
d)Cả hai câu đều sai
3.Các nút lệnh nằm trên thanh công cụ nào của excel.hãy cho biết ý nghĩa của chúng?
-Các nút lệnh này nằm trên thanh công cụ chuẩn của excel.Chúng có thể sắp xếp theo thứ tự tăng,giảm dần
4.Cách để lọc dữ liệu là gì?
a)B1.Nháy chuột chọn một ô trong vùng có dữ liệu
B2.Mở dải lệnh Data và chọn lệnh Filter trong nhóm Sort and Filter
Đâu là lệnh sắp xếp dữ liệu tăng dần và giảm dần