CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN EXCEL
Tổng quan EXCEL
Quản lý tập tin
Định dạng
Lập công thức và hàm
Làm việc với cơ sở dữ liệu
CHƯƠNG 1 1. Tổng quan
1. Khởi động EXCEL
 Kích START-PROGRAM-MO-MSEXCEL
 Kích đúp biểu tượng EXCEL trên màn hình Desktop
 Kích biểu tượng EXCEL trên thanh SHORTCUT/TASKBAR
 Kích đúp trên 1 tập tin EXCEL
 Kích C:PROGRAM FILESMOOFFICE11 rồi chọn tập tin EXCEL
 Kích START và chọn MS EXCEL
CHƯƠNG 1 1. Tổng quan (TT)
2. Thoát EXCEL
 Kích FILE-EXIT
 Kích biểu tượng X đóng khung đỏ
 Bấm tổ hợp phím ALT-F4
 Bấm tổ hợp phím CTRL-ALT-DEL, chọn MS EXCEL, chọn END TASK

3. Màn hình giao tiếp
 Thanh tiêu đề - Title bar
 Thanh thực đơn – Menu bar
 Thanh công cụ - Tool bar
 Thanh công thức – Formular bar
 Nút lật trang
 Thanh trạng thái – Status bar
CHƯƠNG 1 1. Tổng quan (TT)
CHƯƠNG 1 1. Tổng quan (TT)
4. Workbook – Worksheet
 Mỗi tập tin EXCEL gọi là một Workbook (tập tin bảng tính).
 Mỗi Workbook chứa tối đa 4096 trang bảng tính gọi là Worksheet.
 Mỗi Worksheet chứa 256 cột (phân biệt bởi ký tự A,B,C,…,IV) và 65.536 dòng (phân biệt bởi ký số 1,2,3…).
 Giao điểm cột và dòng là ô. Một ô được gọi tên là CỘTDÒNG hoặc SHEET#!CỘTDÒNG.
CHƯƠNG 1 1. Tổng quan (TT)
5. Kiểu dữ liệu
 General
 Number
 Currency
 Accounting
 Date/Time
 Percentage
 Text
CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin
1. Thao tác trên tập tin (Workbook)
 Mở tập tin mới: chọn FILE-NEW hoặc CTRL-N hoặc kích biểu tượng  trên thanh Menu
 Mở tập tin có sẵn trên dĩa: chọn FILE-OPEN rồi nhập vào khung FILE NAME tên tập tin với đường dẫn hoặc kích biểu tượng  trên thanh Menu
 Ghi tập tin lên dĩa: chọn FILE-SAVE hoặc SAVE AS... Hoặc kích vào biểu tượng  trên thanh Menu (có thể ấn định trước nơi lưu trữ bằng TOOLS/OPTIONS…/GENERAL)
 Đóng tập tin: chọn FILE-CLOSE hoặc CTRL-F4

CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin (TT)
 Xem tập tin trước khi in: chọn FILE-PRINT PREVIEW hoặc kích chuột vào biểu tượng
 In tập tin: chọn FILE-PRINT hoặc bấm CTRL-P
 Đổi tên tập tin: chọn tập tin, chọn FILE-RENAME hoặc nhắp chuột phải chọn RENAME
 Sao chép, xoá, di chuyển: chọn tập tin, chọn FILE-DELETE (xoá), chọn EDIT-COPY/MOVE TO FOLDERS…(sao chép/di chuyển)
CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin (TT)
2. Các thao tác trên trang bảng tính (Worksheet)
 Thêm trang: chọn INSERT-WORKSHEET
 Đổi tên/xoá trang: chọn trang, nhắp chuột phải, chọn RENAME/DELETE.
 Di chuyển giữa các trang: nhắp chuột trái trên nút lật trang hoặc trên trang cần đến hoặc nhắp chuột phải trên nút lật trang rồi chọn trang cần đến
 Sao chép/di chuyển: chọn trang, nhắp chuột phải, chọn MOVE OR COPY…, chọn nơi đến.
CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin (TT)
3. Nhập dữ liệu
 Phần lớn dữ liệu khi nhập theo dạng chuẩn sẽ được Excel nhận biết, không cần định dạng trước.
 Một vài trường hợp lưu ý: với dữ liệu số mặc định sẽ là GENERAL hoặc nếu nhập số ở dạng TEXT phải thêm dấu ‘ ở đầu hoặc nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu =, +, -, @, #.
 Để chỉnh sữa hoặc xoá dữ liệu, chọn vùng dữ liệu cần xử lý sau đó nhập dữ liệu thay thế hoặc kích phím DEL (để xoá) hoặc kích phím F2 để chỉnh sữa.
CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin (TT)
3. Nhập dữ liệu (tt)
 Nếu cần cho dòng ghi chú vào dữ liệu, chọn dữ liệu, kích phím phải chuột, chọn INSERT COMMENT và nhập dòng ghi chú.
 Để sữa/xoá dòng ghi chú, chọn dòng ghi chú, kích phím phải chuột, chọn EDIT/DELETE COMMENT (lưu ý: dòng ghi chú không mất khi dữ liệu bị xoá).
 Nếu cần qui định trước giá trị dữ liệu nhập vào, chọn vùng dữ liệu, chọn DATA-VALIDATION…-chọn SETTINGS, chọn tiêu chuẩn (CRITERIA) và giá trị qui định, và kích OK. Có thể thông báo trước hoặc thông báo sau khi nhập liệu bằng dòng thông báo trong INPUT MESSAGE hoặc ERROR ALERT.
CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin (TT)
3. Nhập dữ liệu (tt)
 Nếu dữ liệu cần nhập theo dạng bảng, đễ thuận tiện và đỡ nhàm chán chọn vùng tiêu đề cột, chọn DATA-FORM…, chọn OK và nhập liệu vào.
 Nếu dữ liệu nhập lấy từ một nguồn khác, chọn DATA-IMPORT EXTERNAL DATA-IMPORT DATA, chọn tập tin dữ liệu, chọn vùng lưu dữ liệu, chọn OK.
 Việc sao chép, di chuyển dữ liệu từ ô / cột / dòng / vùng / sheet này sang ô / cột / dòng / vùng / sheet khác được thực hiện bằng cách chọn vùng đó, sao đó chọn CTRL+C, chọn vùng đích, và chọn CTRL+V.
CHƯƠNG 1 2. Quản lý tập tin (TT)
4. Sắp xếp – thay đổi cửa sổ
 Giữ yên dòng/cột: chọn ô bên phải cột và bên dưới dòng cần giữ, kích WINDOWS – FREEZE PANES. Để trả lại trạng thái cũ, kích WINDOWS – UNFREEZE PANES.
 Tách cửa sổ: kích WINDOWS – SPLIT. Để trả lại trạng thái cũ, kích WINDOWS – REMOVE SPLIT.
 Phóng to/thu nhỏ: chọn VIEW, và chọn tỉ lệ tương ứng.
 Để làm việc với nhiều tập tin: kích WINDOWS – ARRANGE và chọn kiểu sắp xếp.
CHƯƠNG 1 3. Định dạng worksheet
1. Làm việc với cột/dòng
 Chèn cột/dòng: chọn vị trí cột/dòng cần chèn thêm, kích phím phải chuột và chọn INSERT.
 Xoá cột/dòng: chọn cột/dòng cần xoá, kích phím phải chuột và chọn DELETE.
 Thay đổi độ rộng cột/chiều cao dòng: chọn cột/dòng, kích phím phải chuột chọn COLUMN WIDTH/ROW HEIGHT.
 Ẩn/hiện cột/dòng: chọn cột/dòng, kích phím phải chuột và chọn HIDE/UNHIDE.
CHƯƠNG 1 3. Định dạng worksheet (TT)
2. FONT chữ
 Chọn vùng dữ liệu cần định dạng, kích FORMAT-CELLS…-FONT, sau đó chọn kiểu font: .vntime, arial, vni-helve…
- font style: normal, italic, bold…
- size: 8-72
- underline: kiểu gạch chân dữ liệu
- font color: màu chữ
- effects: gạch ngang chữ (strikethrough), luỹ thừa (superscript), chỉ số (subscript)

CHƯƠNG 1 3. Định dạng worksheet (TT)
3. Định dạng nền
 Kẻ khung: chọn bảng, chọn FORMAT-CELLS…-BORDER, sau đó chọn kiểu khung ở BORDER, kiểu nét kẻ ở STYLE, màu khung ở COLOR.
 Định vị trí dữ liệu: chọn bảng, chọn FORMAT-CELLS…-ALIGNMENT, sau đó chọn kiểu vị trí ở horizontal, vertical, orientation, text control.
 Định dạng theo điều kiện: chọn vùng, chọn FORMAT-CONDITIONAL FORMATTING, sau đó nhập điều kiện và dạng dữ liệu sẽ hiển thị khi điều kiện được thoả.
CHƯƠNG 1 3. Định dạng worksheet (TT)
4. Định dạng số, thời gian, tiền tệ
 Kích START-SETTINGS-CONTROL PANEL-REGIONAL LANGUAGE AND OPTIONS.
 Chọn khung REGIONAL OPTIONS, và chọn CUSTOMIZE…
 Sau đó chọn khung NUMBER/ CURRENCY / TIME / DATE để thay đổi kiểu dữ liệu tương ứng.
 Để tạo dạng riêng nên sử dụng: FORMAT-CELLS…, chọn khung NUMBER, chọn CUSTOM và nhập mã định dạng. Ví dụ: #,###.00;[red]-#,###.00;;”text”.
 Để sao chép phần định dạng, chọn phần định dạng phù hợp, chọn biểu tượng và chọn vùng cần định dạng mới.

CHƯƠNG 1 3. Định dạng worksheet (TT)
5. Tìm kiếm – Thay thế
 Sử dụng CTRL+F hoặc H, nhập dữ liệu cần tìm vào khung FIND WHAT (và nhập dữ liệu cần thay thế vào khung REPLACE WITH).
 Chọn nơi tìm kiếm trong WITHIN, và chọn MATCH CASE hoặc MATCH ENTIRE CELL CONTENT.
 Sau đó chọn REPLACE/REPLACE ALL hoặc FIND NEXT/FIND ALL.
CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
Tham chiếu địa chỉ
 Tham chiếu cùng sheet: Địa chỉ tuyệt đối: $A$4 (sử dụng phím F4); địa chỉ tương đối: A4
 Tham chiếu sheet khác: [tập tin]sheet! Địa chỉ ô. VD:[d:datadonvi]hokhau!$A$4
2. Toán tử và độ ưu tiên
 -, %, ^, */, +-, &, =, <, >, <=, >=, <>
 Cùng mức ưu tiên sẽ thực hiện từ trái sang phải
 Toán tử trong dấu ngoặc () được thực hiện trước
CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
3. Sử dụng hàm
 Dạng chung: =hàm(tham số hoặc vùng địa chỉ hoặc điều kiện). VD: =sum(B1:B6)
 Có thể nhập trực tiếp hàm vào ô hoặc sử dụng chức năng Insert/function.
 Trong hàm vẫn có thể sử dụng các toán tử. VD: IF(a3+b3>=1000,”Ngừng bán”,””)
 Lưu ý: tuỳ theo cách cài đặt hệ thống mà dấu phân cách các tham số là dấu , hoặc ;
CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
4. Các hàm thông dụng
 Nhóm hàm số
+ ABS(number): trả về trị tuyệt đối của số
+ INT(number):làm tròn số xuống số nguyên gần nhất
+ MOD(number;divisor): số dư của phép chia number cho divisor
+ROUND(number;num-digits): làm tròn số tới số ý nghĩa thứ num-digits
+SQRT(number): căn bậc hai của number
CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
4. Các hàm thông dụng
 Nhóm hàm logic
+ NOT(logical): phủ định của logical
+ AND(logical1;logiacl2…):kiểm tra các logical1, logical2… nếu đúng trả về trị TRUE
+ OR(logical1;logiacl2…): tương tự phép AND nhưng trả về TRUE nếu có một logical là TRUE
+IF(logical test;TRUE;FALSE): kiểm tra logical, nếu đúng trả về TRUE và ngược lại

CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
4. Các hàm thông dụng
 Nhóm hàm thống kê
+ AVERAGE(N1;N2;…): trung bình của N1,N2…
+ COUNT(value1;value2…):đếm số ô chứa giá trị số trong dãy các đối số value1, value2…
+ COUNTA(value1;value2…): đếm số ô không trống trong dãy các đối số value1, value2… +COUNTIF(range;criteria): kiểm tra đếm số ô trong vùng range thoả criteria
+COUNTBLANK(range):đếm số ô trống trong vùng range
+SUMIF(range;criteria;sum-range): tính tổng các số thỏa criteria trong vùng range.

CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
4. Các hàm thông dụng
 Nhóm hàm xử lý chuỗi
+ LEN(TEXT): số ký tự có trong TEXT
+ LEFT(TEXT;Number):tách từ bên trái TEXT một number ký tự.
+ MID(TEXT;START_N1;N2): tách trong TEXT từ vị trí START N2 ký tự
+TRIM(TEXT): xoá các khoảng trống trong TEXT
+CONCATENATE(TEXT1;TEXT2…): tương đương &
+VALUE(TEXT):trả về giá trị số của số dạngTEXT
+PROPER(TEXT): trả về chuỗi mới có ký tự đầu mỗi chữ in hoa từ TEXT.
CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
4. Các hàm thông dụng
 Nhóm hàm tìm kiếm
+ VLOOKUP(value;table;column): tìm VALUE trong TABLE; nếu có trả về giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm. Giá trị trả về đang tồn tại trong cột thứ COLUMN của TABLE.
+ HLOOKUP(value;table;row): tìm VALUE trong TABLE; nếu có trả về giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm. Giá trị trả về đang tồn tại trong dòng thứ ROW của TABLE.

CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
4. Các hàm thông dụng
 Nhóm hàm tài chính, kế toán
+ SLN(cost;salvage;life): khấu hao đều
+ DB(cost;salvage;life;period;month): khấu hao giảm nhanh
+ DDB(cost;salvage;life;period;factor): khấu hao giảm nhanh kép
+ PMT(rate;nper;pv): phần tiền góp theo lãi suất rate trong thời hạn nper cho món nợ pv.

CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
+ PV(rate;nper;pmt;fv;type): giá trị hiện tại của dòng tiền đều
+ FV(rate;nper;pmt;pv;type): giá trị cuối kỳ nper của dòng tiền đều
+ NPV(rate;value1;value2;…): hiện giá thuần của dòng tiền value1, value2…
+ IRR(values;guess): suất thu hồi nội bộ

CHƯƠNG 1 - 4. HÀM
5. Mã lỗi
 #DIV/0!: phép chia cho 0 ???
 #NAME?: tên trong hàm nhưng không có
 #NUM!: số trong hàm có vấn đề
 #N/A!: hiện công thức không sử dụng được
 #REF: địa chỉ tham khảo không còn
 #NULL!: vùng tham khảo rỗng
CHƯƠNG 1 - 5. CSDL
1. Thiết lập CSDL
 Một CSDL thực chất là một bảng tính bình thường gồm nhiều cột (field) và dòng (record). Các field không cùng tên.
 Dòng đầu tiên là dòng tiêu đề, mỗi tên cột dài không quá 255 ký tự.
 Các dòng phải liên tục.
 Mỗi bảng tính có thể chứa nhiều bảng dữ liệu nhưng phải đặt tên riêng: chọn vùng-chọn INSERT-NAME-DEFINE…-đặt tên vùng-chỉ vị trí tham chiếu.
 Sau đó nhập dữ liệu như đã tham khảo ở trên.
CHƯƠNG 1 - 5. CSDL
2. Sắp xếp dữ liệu
 Đánh dấu khối vùng cần sắp xếp.
 Chọn DATA-SORT…
 Chọn các khoá để sắp xếp (tối đa 3)
 Ở mỗi khoá chọn chiều sắp xếp tăng/giảm (Ascending/Descending)
 Nên chọn ô HEADER ROW
 Tuỳ chọn OPTIONS giúp định hướng chọn theo ngày, tháng, phân biệt chữ hoa/thường và kiểu sắp xếp trái/phải hay đỉnh/đáy.
CHƯƠNG 1 - 5. CSDL
3. Lọc dữ liệu
 Lọc tự động: DATA-FILTER-AUTO FILTER
 Tìm dữ liệu: sử dụng DATA-FORM…sau đó nhập điều kiện vào criteria và kích vào FIND NEXT.