Bài 1 LÀM QUEN VỚI NGHỀ
TIN HỌC VĂN PHÒNG
1.Tin học và ứng dụng của tinh học trong đời
sống.
Với tiến bộ nhảy vọt trong vòng vài chục năm trở
lại đây, cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã
thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của con
người. Công nghệ thông tin đang dần thay thế
những công cụ truyền thống, góp phần thúc đẩy
sự phát triển trên tất cả các lĩnh vực khoa học, kĩ
thuật, giáo dục, kinh tế, xã hội.

2.Tin học với công tác văn phòng:
-Cũng như với các lĩnh vực khác, công nghệ thông tin có
ảnh hưởng rất lớn đến công việc trong công tác văn
phòng.
-Trước đây công việc chính của các thư kí trong các văn
phòng là gõ máy chữ, nghe điện thoại, sắp xếp, tìm kiếm
hồ sơ, nhận văn bản đến, dự thảo văn bản đi,…tất cả đều
thực hiện một cách thủ công thì nay máy tính đã thay thế
đồng thời cho máy chữ, máy tính bấm tay và các tủ hồ
sơ, fax, thư điện tử thay thế một phần các công văn điđến và các cuộc điện thoại đường dài đắt tiền. Những
thuật ngữ như: Văn phòng không giấy, văn phòng điện
tử… đã không còn xa lạ với chúng ta.
-Khó có thể hình dung các văn phòng ngày nay không có
máy tính.

3.Vai trò và vị trí của tin học văn phòng trong
sản xuất và đời sống xã hội:
• Có thể thấy tin học văn phòng được ứng dụng
ở khắp nơi và cho mọi hoạt động khác nhau.
Đây là công cụ tin học phổ biến và thông
dụng nhất mà những người có sử dụng đến
máy tính đều phải làm quen.
• Ngày nay hầu hết các hoạt động trong văn
phòng đều liên quan đến máy vi tính và các
phần mềm văn phòng như soạn thảo, xử lí
văn bản, bảng tính điện tử, thư điện tử, hệ
quản trị cơ sở dữ liệu, Internet…

3.Vai trò và vị trí của tin học văn phòng trong
sản xuất và đời sống xã hội:
Vì vậy vai trò của công nghệ thông tin đã cải
thiện đáng kể điều kiện cho những người làm
việc trong văn phòng, tăng hiệu suất lao động và
chất lượng công việc của họ, đáp ứng được
những yêu cầu ngày càng cao của xã hội, giúp
giảm đáng kể chi phí hoạt động của văn phòng.
Cần nhớ rằng tin học văn phòng không chỉ là
công cụ không thể thiếu được trong các cơ quan
và tổ chức mà còn rất hữu ích ngay cả với công
việc của các cá nhân và gia đình.

4.An toàn vệ sinh lao động:
Trong nghề tin học văn phòng, những nguyên tắc
tối thiểu cần tuân thủ là:
•Tư thế ngồi trước máy tính cần phải thoải mái,
sao cho không phải ngẩng cổ hay ngước mắt khi
nhìn màn hình. Tay đặt ngang tầm bàn phím và
không phải vươn xa. Giữ khoảng cách từ mắt
đến màn hình khoảng 50-80cm.
•Máy tính nên đặt ở vị trí sao cho ánh sáng không
chiếu thẳng vào màn hình và không chiếu thẳng
vào mắt, không làm việc quá lâu với máy tính.
Phòng tránh các bệnh nghề nghiệp như cận thị,
đau lưng, đau vai…

4.An toàn vệ sinh lao động:
Hệ thống dây máy tính phải gọn gàng, đảm bảo
an toàn về điện.
Sử dụng các dụng cụ đã được cách điện.
Khi sửa chữa máy tính thì phải dùng bút thử
điện để phòng tránh khi bị hở điện.
Có bình cứu hoả trong phòng làm việc
Tuân thủ chặt chẽ các quy tắc an toàn trong lao
động.

PHẦN 2: HỆ ĐiỀU HÀNH WINDOWS
Bài 2: NHỮNG KiẾN THỨC CƠ SỞ
I.Khái niệm hệ điều hành và hệ điều hành windows
1.Hệ điều hành là gì?
•Hệ điều hành là tập hợp có tổ chức các chương
trình thành một hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo
giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính, cung
cấp các phương tiện và dịch vụ để người sử dụng
dễ dàng thực hiện chương trình, quản lí chặt chẽ
các tài nguyên của máy tính, tổ chức khai thác
chúng một cách thuận tiện và tối ưu

•Microsoft windows là hệ điều hành cho máy
tính cá nhân của hãng phần mềm Microsoft.
Các hệ điều hành windows đều có giao diện đồ
hoạ dựa trên khái niệm ”cửa sổ” (windows).
Ngoài ra còn có hệ thống các biểu tượng, bảng
chọn, hộp thoại để đặt tham số…và cơ chế chỉ
định bằng chuột.

2.Thao tác với chuột
• Di chuột (Mouse move): Di chuyển con trỏ
chuột đến vị trí nào đó trên màn hình.
Nháy chuột (click): Nhấn một lần nút trái chuột
(nút ngầm định) rồi thả ngón tay, còn gọi là
kích chuột.
• Nháy đúp chuột (Double clicK): Nháy nhanh
liên tiếp hai lần nút trái chuột

2.Thao tác với chuột
•Nháy nút phải chuột (Right click):
Nhấn một lần nút phải chuột và thả
tay.
•Kéo thả chuột (Drag and drop): Nhấn
và giữ nút trái chuột đồng thời di
chuyển con trỏ chuột đến một vị trí
nào đó trên màn hình rồi thả chuột nút
giữ chuột.

3.Môi trường Windows:
Giao diện trong môi trường Windows bao gồm nhiều
thành phần khác nhau trong đó có cửa sổ, bảng chọn,
các thanh công cụ và biểu tượng.
a> Cửa sổ, bảng chọn: Trong môi trường Windows,
người sử dụng thực hiện các công việc thông qua các
cửa sổ. Mỗi cửa sổ làm việc với hệ thống bảng chọn
riêng, nhưng tất cả các cửa sổ đều có thành phần chung.

b> Bảng chọn Start và thanh công việc:

Thanh bảng chọn
Start

Thanh công việc

c>Chuyển đổi cửa sổ làm việc
•Nháy vào biểu tượng chương trình tương ứng
trên thanh công việc
•Nháy vào một vị trí bất kì trên cửa sổ muốn
kích hoạt.
•Nhấn giữ phím ALT và nhấn phím Tab nhiều
lần cho tới khi chương trình tương ứng được
đóng khung (được chọn)

BÀI 3 LÀM ViỆC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC
1.Tổ chức thông tin trong máy tính:
•Hệ điều hành tổ chức các tệp trên đĩa thành
các thư mục. Mỗi thư mục lại chứa các tệp
hoặc chứa thư mục con. Thư mục được tổ
chức phân cấp, mức trên cùng gọi là thư mục
gốc, do vậy cách tổ chức này còn có tên gọc
là tổ chức cây.
•Các thao tác thông thường với tệp và thư
mục là: mở, tạo mới, sao chép, xoá đổi tên
tệp hoặc thư mục…

2.Làm việc với tệp và thư mục:
a>Chọn đối tượng:
•Để chọn một đối tượng: Nháy chuột ở đối tượng
đó
•Để loại bỏ kết quả chọn: Nháy chuột bên ngoài
đối tượng đó.
•Để chọn đồng thời nhiều đối tượng liên tiếp
nhau: Nháy vào đối tượng đầu tiên, nhấn giữ
phím Shift và nháy vào đối tượng cuối cùng.
•Để chọn đồng thời nhiều đối tượng: Nhấn giữ
phím Ctrl và nháy chuột vào từng đối tượng cần
chọn. Khi không muốn chọn đối tượng đã được
chọn thì chỉ cần nháy chuột lại đối tượng đó.

b>Xem tổ chức các tệp và thư mục trên đĩa:
Để xem những tài nguyên có trên máy tính, có
thể sử dụng My Computer hoặc Windows
Explorer
•Nháy đúp biểu tượng My Computer trên màn
hình nền để mở cửa sổ My Computer.
•Nháy nút Folders (thư mục) trên thanh công
cụ của cửa sổ để hiển thị cửa sổ My Computer
dưới dạng hai ngăn, ngăn bên trái cho biết cấu
trúc các ổ đĩa và thư mục.
•Để mở một thư mục và hiển thị các thư mục
bên trong nó, ta có thể nháy đúp vào tên hoặc
biểu tượng của thư mục.

c>.Xem nội dung thư mục
Nháy chuột ở biểu tượng hoặc tên của thư
mục ở ngăn bên trái hoặc nháy đúp chuột tại
biểu tượng hoặc tên của thư mục ở ngăn bên
phải cửa sổ đển xem nội dung thư mục
d>.Tạo mới thư mục:
• Mở thư mục ta sẽ tạo thư mục mới bên trong
nó
• Nháy File->New->Folder
• Gõ tên cho thư mục mới tạo và ấn phím
Enter

e>. Đổi tên tệp hoặc thư mục
•Chọn tệp hoặc thư mục muốn đổi tên
•Nháy File->Rename
•Gõ tên mới từ bàn phím rồi nhấn phím Enter
f>Sao chép tệp hoặc thư mục:
•Chọn tệp hoặc thư mục cần sao chép
•Nháy Edit->Copy
•Mở thư mục hoặc đĩa nơi ta muốn đặt bản sao
và nháy Edit->Paste hoặc nháy nút lệnh Paste
trên thanh công cụ

g>Di chuyển tệp hoặc thư mục:
•Chọn tệp hoặc thư mục cần di chuyển
•Nháy Edit->Cut hoặc nút lệnh Cut trên thanh
công cụ
•Chọn thư mục hoặc ổ đĩa nơi ta muốn di
chuyển tệp hoặc thư mục tới và nháy Edit>Paste hoặc nháy nút lệnh Paste trên thanh
công cụ.
(Ngoài ra ta có thể sử dụng bằng cách ấn giữ
và kéo thả chuột)

h>.Xoá tệp hoặc thư mục:
•Chọn tệp hoặc thư mục cần xoá.
•Nháy File->Delete hoặc nháy nút lệnh Delete
trên thanh công cụ
•Windows sẽ hiển thị hộp thoại để ta khẳng
định thao tác xoá. Nháy Yes để xoá, ngược lại
nháy No.

i> Khôi phục hoặc xoá hẳn các tệp và thư mục
đã bị xoá.
•Nháy đúp biểu tượng Recycle Bin. Cửa sổ
Recycle Bin sẽ hiển thị các tệp tin hoặc thư
mục đã bị xoá.
•Chọn đối tượng khôi phục (hoặc xoá hẳn)
•Nháy File->Restore hoặc File->Delete để khôi
phục hoặc xoá.

NỘI DUNG THỰC HÀNH
•Xem tổ chức thông tin trong máy
•Thực hiện các thao tác với tệp và thư mục
+khởi động windows Explorer
+Quan sát hai thành phần của cửa sổ
+Nháy vào dấu + hoặc nháy đúp vào biểu tượng
các thư mục để mở xem nội dung bên trong

BÀI 4: MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC TRONG
WINDOWS
1. Khởi động và thoát khỏi chương trình:
*Khởi động:
C1: Start->All program->chương trình
C2:Nháy đúp biểu tượng chương trình trên màn
hình.
*Kết thúc:
•C1:File->Exit (File->Close)
•C2:Nháy Close (X)
•C3:Alt+F4

2. Tạo đường tắt truy cập nhanh:
-Dùng nút phải chuột kéo thả tệp/thư mục ra
màn hình
-Chọn Create Shortcut Here
3.Mở một tài liệu mới mở gần đây:
Start->My Recent Documents

4.Tìm một tệp hay thư mục
•Start->Search hộp thoại Search Results xuất
hiện
•Chọn đối tượng muốn tìm
+Picture music, or video (hình ảnh, âm thanh,
video)
+Documents (word processing, spreadsheet,
etc…) file văn bản.
+Computers or people (tìm máy tính trong
mạng)
•Nháy nút lệnh Search

BÀI 5: CONTROL PANEL VÀ ViỆC THIẾT ĐẶT
HỆ THỐNG
1.Một số thiết đặt hệ thống:
a.Thay đổi thuộc tính màn hình nền
•Start->Control Panel->Display (nháy chuột
phải My Computer\properties)
•Chọn thẻ Desktop->Background/Brows->chọn
ảnh tuỳ thích.
•Chọn Apply\OK

•Chọn thẻ Screen Saver
•Chọn hình ảnh của màn hình nghỉ trong danh
sách
•Chọn Setting nếu muốn sửa đổi
•Chọn Preview để xem trước trạng thái
•Chọn Wait để đặt thời gian
•Chọn OK

b.Thiết đặt các thông số khu vực:
•Start->Control Panel->Regional and
Language Options
•Chọn thẻ Regional Options->Customize nếu
muốn sửa đổi
•Chọn Apply\OK
3.Cài đặt máy in:
•Start->Printers and Faxes->Add a printer
•Hộp thoại Add Printer Wizard->Next
•Lần lượt làm theo các chỉ dẫn trên màn hình.

NỘI DUNG THỰC HÀNH
•Khởi động và kết thúc chương trình ứng dụng
•Tạo đường tắt
•Mở một tài liệu mới mở gần đây
•Tìm kiếm tệp và thư mục
•Khởi động và sử dụng một số chương trình
trong Control Panel
•Thay đổi một số thiết đặt hệ thống đơn giản
•Cài đặt máy in

PHẦN 3: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
BÀI 7: ÔN LẠI MỘT SỐ KHÁI NiỆM CƠ BẢN
1.Kí tự, câu, dòng, đoạn, trang:(SGK)
2.Một số quy tắc gõ văn bản:
•Các dấu câ phải được gõ sát vào từ đứng trước
nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn
còn nội dung.
•Kí tự tiếp theo dấu mở ngoặc phải được viết sát
vào bên phải của dấu này.
•Các dấu đóng ngoặc phải được viết sát vào bên
phải kí tự cuối cùng của từ bên trái.

•Không dùng phím Enter để chuyển qua dòng.
Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn
bản.
•Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân
cách.
•Không dùng các kí tự trống ở đầu dòng để căn
lề.

3.Các thao tác biên tập trong văn bản:
•Chọn đối tượng
•Sao chép (Copy)
•Cắt (Cut)
•Dán (Paste)
4.Soạn thảo văn bản việt:
•Khởi động chương trình hổ trợ chữ việt,
Unikey, Vietkey…
•Cài đặt phông chữ tiếng việt

5.Các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình:
•Normal
•Print Layout (Bố trí trang)
•Outline (Dàn bài)
•Full Screen (Toàn màn hình)
•Print Preview (Xem trước khi in)

BAI 8: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
1.Định dạng kí tự:
• Phông chữ
• Cỡ chữ
• Kiểu chữ
• Màu sắc
• Vị trí tương đối so với dòng kẻ

2.Định dạng đoạn văn bản:
•Căn lề
•Thụt lề
•Khoảng cách đến đoạn văn trước và đoạn văn
tiếp theo

Tổ hợp Phím
Ctrl+A
Ctrl+B
Ctrl+C
Ctrl+D
Ctrl+E
Ctrl+F
Ctrl+G
Ctrl+H
Ctrl+I
Ctrl+J
Ctrl+L

Công dụng
Chọn toàn bộ văn bản
In đậm
Sao chép
Bật hộp thoại Font
Căn lề (giữa)
Bật hộp thoại tìm kiếm
thay thế
In nghiêng
Căn lề (đều hai bên)
Căn lề (Căn trái)

Tổ hợp phím
Ctrl+N
Ctrl+O
Ctrl+P
Ctrl+R
Ctrl+S
Ctrl+U
Ctrl+V
Ctrl+X
Ctrl+Z

Công dụng
Mở một trang tài liệu mới
Mở một tài liệu đã có sẵn
Bật hộp thoại in văn bản
Căn lề (căn phải)
Lưu văn bản
Gạch chân
Dán (Paste)
Cắt (Cut)
Quay lại thao tác vừa
thực hiện (Undo)

3.Định dạng trang:
•Kích thươc trang
•Lề giấy
•Gáy sách
•Các tiêu đề trang in

BÀI 9: LÀM VIỆC VỚI BẢNG TRONG VĂN BẢN

1.Tạo bảng:
-Cách 1: Sử dụng nút lệnh INSERT
TABLE trên thanh công cụ chuẩn
(chọn số hàng, số cột thích hợp cho
bảng)
-Cách 2: Table->Insert->Table (chọn
số cột và số hàng thích hợp->chọn
OK)

2.Thao tác với bảng:
-Thay đổi độ rộng các cột (đưa con trỏ vào cạnh
của cột cần thay đổi khi con trỏ có dạng
và kéo thả chuột)
-Chèn thêm hoặc xoá ô, hàng hay cột (đánh dấu
ô, hàng hay cột sau đó chọn Table->Insert>Colums/Row…)
-Tách hay gộp các ô (chọn ô sau đó Table->Split
cells hoặc Merge cells)
-Định dạng văn bản trong ô (Nháy chuột phải trên
ô và chọn Alignmet cell và chọn định dạng thích
hợp)

3.Căn chỉnh vị trí của toàn bảng trên
trang:
-Chọn bảng bằng cách Table->Select>Table hoặc nháy chuột vào góc trên trái
của bảng.
-Chọn Table->Table Properties
-Nháy thẻ Table và chọn một trong các
nút tương ứng trong ô Alignment

4.Kẻ đường biên và đường lưới cho bảng:
-Nếu là bảng thì chỉ cần đặt con trỏ vào
một vị trí bất kỳ trong bảng
-Nếu là một ô hoặc một nhóm các ô, thì
phải chọn các ô đó và thực hiện các thao
tác sau:
+Format->Border and Shading->Border>chọn kiểu tô, kiểu đường biên…->OK

5.Sắp xếp: Có thể sắp xếp các hàng của một
bảng theo thứ tự tăng dần hay giảm dần của
các số liệu trong một cột nào đó. Sử dụng lệnh
Table->Sort
-Chỉ ra thứ tự sử dụng các cột
-Với mỗi cột mà giá trị của chúng tham gia vào
sắp xếp, chọn kiểu dữ liệu, chọn hướng sắp
xếp.
-Đánh dấu chọn Header row hoặc No header
row.
-Nháy OK

Bài 11: MỘT SỐ TÍNH NĂNG SOẠN THẢO
NÂNG CAO
I.TẠO DANH SÁCH LiỆT KÊ DẠNG KÍ HiỆU VÀ
SỐ THỨ TỰ
Format->Bullets and Numbering khi đó xuất
hiện hộp thoại Bullets and Numbering như
hình sau.
-Các bước tiếp theo ta thực hiện theo hình sau:

Định dạng
kiểu kí
hiệu

Chọn
kiểu
thích
hợp

Chọn
OK

Định
dạng
kiểu số

Chọn kiểu
thích hợp
Chọn OK

*Thực hiện thao tác nhanh:
Ta có thể thực hiện như sau:
-Bôi đen (chọn) đoạn văn bản cần định
dạng
-Nháy chuột chọn một trong hai nút lệnh
Bullets hoặc Numbering trên thanh công
cụ định dạng

Kích chuột vào 1 trong
hai nút lệnh này

II.TẠO CHỮ CÁI LỚN ĐẦU ĐOẠN VĂN:
1.Chọn Format->Drop Cap

2.Chọn kiểu
thích hợp

3.Chọn số hàng
thả xuống
4.Cho khoảng
cách tới VB
5.Nháy OK

III.ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO:
1.Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
Format->Columns

2.Chọn số lượng cột
4.Chọn
OK

3.Thay
đổi các
kích
thước
nếu cần

Hoặc có thể thực hiện cách chia cột
báo bằng cách.
-Chọn đoạn văn bản cần chia cột báo
-Nháy vào nút lệnh Columns trên
thanh công cụ và chọn số lượng chia
cột thích hợp