Chương trình
GIAO TIẾP & THUYẾT TRÌNH
Kỹ năng
I - TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP
1. Khái niệm
Giao tiếp là một quá trình trao - đổi (cho nhận) những vấn đề, những đề xuất, những nguyện vọng, những mong muốn, những tâm tư, tình cảm, thông tin - gây ảnh hưởng... mà một hoặc hai bên cùng quan tâm nhằm tới một mục tiêu hoặc mục đích nào đó.
Để giao tiếp thành công (đặc biệt là trong các cuộc giao tiếp đỉnh cao – có mục đích/ mục tiêu rõ ràng), rất cần có những kỹ năng - đôi khi cần đến mức nghệ thuật.
2. Vai trò và tầm quan trọng của giao tiếp: (4)
Trong cuộc đời mỗi con người, giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó là khởi điểm của mọi mối quan hệ : Tình cảm, giao lưu, học hành, công việc, làm ăn...
"...Để thành đạt trong cuộc đời, kỹ năng giao tiếp với mọi người
quan trọng hơn nhiều so với tài năng..."
(G.Beloc – nhà văn – nhà tư tưởng lớn người Anh ở Thế kỷ 19).
Trong SX – KD :
"...Thành công của bất kỳ ai chỉ phụ thuộc 15% vào kiến thức chuyên môn, còn 85% dựa vào khả năng giao tiếp với mọi người..."
(A.D Carnegie – 1936).
Trong kinh doanh: "Quan hệ là một nguồn lực to lớn". Bạn muốn có nhiều mối quan hệ tốt, trước hết Bạn cần có được kỹ năng giao tiếp – Đó là điểm khởi đầu, có tính chất quyết định tạo ra các mối quan hệ tin cậy và bền vững.
Bạn hãy cố gắng sử dụng kỹ năng giao tiếp để có thể sở hữu riêng biệt một ngân hàng đặc biệt – "Ngân hàng quan hệ".
3. Phân loại giao tiếp:
Có nhiều cách phân loại khác nhau, tuỳ theo tính chất và mục đích của các tình huống giao tiếp. Thông thường, người ta chia làm hai loại chủ yếu:
- Giao tiếp trực tiếp (có người): Trong đó có các trường hợp:
+ Giao tiếp thông thường.
+ Giao tiếp qua người trung gian (phiên dịch).
+ Giao tiếp có mục đích, có chủ định.
+ Giao tiếp đỉnh cao.
+ Giao tiếp hiệu quả.
- Giao tiếp gián tiếp (không người): Gồm có các trường hợp:
+ Qua điện thoại, nhắn tin.
+ Qua mạng Internet.
+ Qua các hình thức khác...
+ Qua hình thức tự thoại.
II – GIAO TIẾP CÓ CHỦ ĐÍCH: (3)
( gây sự ảnh hưởng rõ ràng, tạo dựng niềm tin và ấn tượng mạnh mẽ)
Ngoài những cuộc giao tiếp thông thường trong cuộc đời mỗi người nói chung và trong Kinh doanh nói riêng, còn có những cuộc giao tiếp hết sức hệ trọng. Có những mục tiêu, mục đích rõ ràng, có những ý đồ, ý định cụ thể. Những cuộc giao tiếp đó, đòi hỏi người tham gia cần có những kỹ năng thuần thục đến mức nghệ thuật thì mới có thể đạt được những điều mình mong muốn (hoặc trên cả mong muốn).
Muốn vậy, Bạn phải kỳ công chuẩn bị chu đáo về mọi mặt. Bạn cần có những kỹ năng và kinh nghiệm, trải nghiệm nhất định trong cuộc đời và cũng cần tham khảo, nghiên cứu những quy trình, những nguyên tắc trong giao tiếp.
Có thể chia ra làm ba giai đoạn trong giao tiếp đỉnh cao như sau :
+ Giai đoạn trước khi tiếp xúc.
+ Giai đoạn trong khi tiếp xúc.
+ Giai đoạn sau khi tiếp xúc.
1. Giai đoạn trước khi tiếp xúc (2)
1.1 Công tác chuẩn bị:
Tìm kiếm những thông tin cần thiết – "nhận dạng" đối tượng:
+ Cần có được những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời của đối tác qua mọi nguồn cung cấp có thể : Qua những người trung gian, qua các mối quan hệ, qua ảnh, qua báo, qua video... của đối tác.
+ Phân tích, sàng lọc, lựa chọn, đánh giá... để suy đoán, nhận dạng và xác định nhu cầu, mong muốn, sự sẵn sàng, thời gian, địa điểm gặp gỡ của đối tác.
Chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ (phía Bạn):
+ Nội dung trao đổi: Vấn đề gì? Trọng tâm? Trọng điểm? Nội dung cơ bản cốt lõi? Điểm nhấn? Thời gian, địa điểm thuận lợi? Thời lượng gặp gỡ?
+ Dự kiến thời lượng cho cuộc gặp:
Trong đó:
Thời lượng 65 – 75%: Những điều phải nói.
Thời lượng 15 – 20%: Những điều cần nói.
Thời lượng còn lại : Những điều có thể nói.
1.2 Những cuộc hẹn hò (giao tiếp qua trung gian, qua điện thoại, qua email...) nhưng cũng cần chuẩn bị tốt nội dung và thời lượng trao đổi.
2. Giai đoạn trong khi tiếp xúc: (2)
2.1 Khi tiếp xúc lần đầu: Bạn hãy chú ý sử dụng 2 loại ngôn ngữ trong giao tiếp thông thường về : (5)
Ngôn ngữ bằng lời (tiếng nói) : Chú ý việc chào hỏi âm thanh, âm lượng, tiết tấu, ngữ điệu… một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu… gây ấn tượng đẹp và thân thiện ban đầu.
Ngôn ngữ hình thể (hành động) : Hãy chú ý các động tác: bắt tay, vị trí, y phục, cử chỉ, thái độ, ánh mắt, nụ cười… tạo dựng hình ảnh đẹp và ấn tượng mạnh khó quên khiến đối tác có được cảm giác như trong lần đầu gặp gỡ “tình yêu của mình”
Bạn nên nhớ ấn tượng của lần gặp gỡ đầu tiên cũng có thể là cơ hội mở ra mối quan hệ tốt đẹp, lâu bền và tin cậy, nhưng cũng rất có thể đó là dấu hiệu chấm hết cho các cơ hội gặp lại tiếp theo.
2.2 Nhận dạng – Đoán định đối tác qua tiếp xúc: (5)
Qua lời chào hỏi, bắt tay, ánh mắt, nụ cười, cách đi đứng, cách ngồi, ăn uống, ngôn ngữ, giọng điệu, phong cách cử chỉ…
Qua y phục, phong cách, thái độ, hành vi cư xử, tướng mạo.
Qua trợ giúp của các công cụ: (Kiểm chứng qua lý thuyết cửa sổ Johary: 4 nhóm người cơ bản và 13 kiểu người thường gặp).
Tất cả những điều đó, bằng kinh nghiệm, sự từng trải, sự va đập của Bạn, có thể suy đoán những nét cơ bản (không thể nhầm lẫn) về người Bạn cần giao tiếp:
+ Họ là ai? Đẳng cấp nào? Nhóm người nào? Kiểu người nào? Vị thế của Họ so với Bạn?
+ Giới tính? Độ tuổi? Dân tộc? Tôn giáo? Tín ngưỡng...?
+ Phong tục sắc thái địa phương? Thói quen? Sở thích? Sở trường? Cá tính?
+ Mục đích? Nhu cầu? Mong muốn? Tham vọng? Sự hài lòng... của đối tác?
- Trường hợp :
Thứ nhất : Nếu nhất thiết Bạn phải đưa ra những yêu cầu, những đề xuất, những vấn đề... theo đề nghị khôn khéo của "phía bên kia" thì Bạn nên nghĩ đến "Những chiến thuật chủ yếu trong nghệ thuật đàm phán". Đó là chiến thuật "con bù nhìn rơm".
+ Nếu cần, ngay từ những phút đầu tiên của cuộc đàm phán Bạn hãy đưa ra những đề nghị "nhỏ nhoi", "không quan trọng gì" đối với Bạn. Điều đó sẽ gây ra sự "bất ngờ" đầu tiên với đối phương và ngay sau đó Bạn sẽ nhận được "phản ứng" của phía bên kia (kể cả họ đáp ứng hay không?). Bạn vẫn tỏ ra "thoải mái" (vì điều đó không quan trọng gì với Bạn). Đồng thời, Bạn cũng sẽ nhận được sự "đòi hỏi" của phía bên kia một cách "tương ứng".
Tóm lại : Trong những cuộc giao tiếp hệ trọng, Bạn càng hiểu sâu sắc, thấu đáo về đối tác càng tốt. Điều đó giúp Bạn chủ động hơn, tự tin hơn và nhạy cảm hơn trong việc ứng xử ở mọi tình huống ngay cả khi đối tác của Bạn là những "cao thủ", từng trải, dày dặn va đập và Họ có kinh nghiệm già dặn.
2.3 Ứng xử của Bạn trong giao tiếp :
Sau khi tiếp xúc ban đầu, nếu Bạn là người có kinh nghiệm thì Bạn đã có thể nhận biết những nét cơ bản nhất (khoảng 50 -70%) tuỳ theo từng trường hợp cụ thể về đối tác của mình.
Tuy nhiên, Bạn cũng nên hiểu rằng: nếu Bạn có thể nhận biết về Họ như vậy thì rất có thể Họ cũng có khả năng nhận biết Bạn tương tự (thậm chí có những trường hợp Họ lại biết rõ về Bạn hơn).
Do vậy, Bạn hãy nên giữ một thái độ cởi mở, thân thiện, hoà đồng... như phút gặp ban đầu ở những động tác, ngôn ngữ, cách cư xử (bên ngoài). Nhưng, Bạn hãy điềm tĩnh, thận trọng và hãy biết lắng nghe là chủ yếu (Kỹ năng lắng nghe).
+ Thực tế, trong nhiều trường hợp. Khi đối phương bị "bất ngờ" theo dự kiến – suy đoán của Họ về yêu cầu của Bạn, thì Họ cũng nhanh chóng hạ thấp những mong muốn, những đòi hỏi cao theo kỳ vọng mà Họ đã định trước.

Thứ hai: Bạn cũng có thể chủ động (nếu đối phương yêu cầu phải đưa ra những đòi hỏi trước) ngay lập tức Bạn nên đưa ra mức yêu cầu cao hơn mong muốn thực của Bạn và với một thái độ "quyết liệt","nôn nóng","ngạo mạn","hiếu thắng"... Tất nhiên, cũng ngay lập tức phía bên kia sẽ dứt khoát từ chối. (vì chính Họ cũng bất ngờ.). Nhưng, ngay sau đó Bạn lại tỏ ra "bằng lòng", và có thể hạ thấp ngay mức yêu cầu. Điều đó dễ khiến phía bên kia chủ quan vì sự đánh giá sai về Bạn.
+ Hoặc có thể ngay từ đầu cuộc đàm phán Bạn hãy biết "Đưa cho phía bên kia một miếng da cừu", để rồi cuối cuộc đàm phán Bạn sẽ có được cả một con cừu một cách dễ dàng. (Nguồn :"Nghệ thuật đàm phán hiện đại").
+ Nên nhớ rằng: "Đàm phán là cả một quá trình chứ không phải là một hiện tượng. mà trong đó không có ai là người dại cả"... Vì vậy, Bạn hãy "kiên nhẫn, tự biết kiềm chế bản thân". (Kỹ năng tự kiềm chế), biết giấu kín những gì cần giữ kín. Biết cách buộc đối phương phải "ngửa bài" trước khi bạn làm việc đó.
- Trong mọi cuộc đàm phán, thành công chỉ mỉm cười với những ai biết thương lượng giỏi (chứ không phải là thuyết phục) để "hoá giải" những bất đồng của các bên tham gia.
- Trong quá trình tiếp xúc, một điều Bạn cần đặc biệt quan tâm là phải biết thu nhận mọi thông tin phản hồi từ phía đối phương. Không phải chỉ từ những lời nói, mà quan trọng hơn nhiều đó là những thông tin phi ngôn từ. Điều đó, có thể cho Bạn biết trước tâm tư, tình cảm, nguyện vọng và những ý đồ có thể thay đổi của người giao tiếp với Bạn. Nó cho phép Bạn thích ứng và điều chỉnh nhanh chóng theo chiều hướng có lợi cho Bạn.
- Thông tin phản hồi còn cho Bạn biết "Có nên tiếp tục hay cần ngừng nghỉ hoặc kết thúc nhanh chóng cuộc giao tiếp?"
Sau khi chuẩn bị kết thúc cuộc giao tiếp, đừng bao giờ Bạn quên những "thủ tục" thông thường nhưng hết sức quan trọng: "Chào tạm biệt - cảm ơn và hẹn gặp lại". Với một thái độ "trước sau như một" trong mọi trường hợp – cho dù đó là cuộc giao tiếp chưa thành công.
Tóm lại: Quá trình giao tiếp đỉnh cao – có chủ định, nếu muốn thành công, Bạn cần có nhiều kỹ năng hỗ trợ (Lắng nghe - tự kiềm chế, truyền đạt thông tin hiệu quả, đặt câu hỏi và trả lời, quan sát – phán đoán, thu nhận thông tin phản hồi, ra quyết định...). Đặc biệt, không thể thiếu kỹ năng thương lượng. Biết thương lượng để thành công (Nguồn : "Nghệ thuật đàm phán hiện đại").

3. Giai đoạn sau khi tiếp xúc: (4)
Giao tiếp là một quá trình – không chỉ đạt được sự thành công hiện tại mà hơn thế, cần tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp – bền vững trong tương lai.
Do vậy, trong mọi trường hợp có thể xảy ra (kể cả giao tiếp không thành công theo đánh giá của chính bạn) hãy nghĩ rằng: "Chưa thành công chứ không phải là không thành công".
Vì những lý đo đó Bạn nên nhớ rằng giao tiếp là liên tục, là không bao giờ kết thúc. Hãy tìm mọi cách có thể để duy trì, phát triển bền vững những kết quả mà giao tiếp của Bạn mang lại.
Hãy xây dựng niềm tin với đối tác – mà điều quan trọng bậc nhất trong các mối quan hệ là chữ tín
III. KỸ NĂNG THUYÊT TRÌNH HIỆU QUẢ
Tóm tắt chương trình:
1/Khái niệm
- Thế nào là thuyết trình?
- Thế nào là thuyết trình hiệu quả?
2/ Công tác chuẩn bị
3/ Giai đoạn trình bày
4/ Một số kinh nghiệm khi trình bày
5/ Một số bí quyết thu hút, hấp dẫn người nghe
6/ Giai đoạn sau thuyết trình - thực hiện
Thuyết trình là sự trình bày một vấn đề, một chương trình, một luận văn, một sự kiện, một dự án,hội nghị, hội thảo hoặc giới thiệu một tác phẩm, một sản phẩm ... một cách thuyết phục và hấp dẫn.

Thuyết trình là sự giao tiếp (trực tiếp hoặc gián tiếp) trong cùng một lúc với nhiều người.
1/Khái niệm:
* Thế nào là thuyết trình?
* Thế nào là thuyết trình hiệu quả?
Thuyết trình hiệu quả là quá trình truyền đạt thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời đến những người nghe nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể:Hiểu - tạo dựng các mối quan hệ - thực hiện. Thông thường, xây dựng một bài thuyết trình gồm có 3 bước chủ yếu: Phân tích? - Cấu trúc? - Thực hiện?
2/ Công tác chuẩn bị:
* Để có được bài thuyết trình hiệu quả cao nhất, công tác chuẩn bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng và nhiều khi nó quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc thuyết trình:

* Xác định rõ mục tiêu cụ thể! (để làm gì?, cho những ai?, đạt đến mức độ nào?)
* Nắm chắc những thông tin về đối tượng nghe (đây là yếu tố quan trọng nhất để có được buổi thuyết trình thành công):
- Họ là những ai?, Số lượng?, Thành phần nào chiếm số đông? (với tỉ lệ >= 70%)
- Cần đặc biệt nắm chắc những đặc điểm nổi bật của những người nghe: tuổi tác? giới tính? Thành phần? đẳng cấp? dân tộc? tôn giáo? Tín ngưỡng ? Phong tục - tập quán? ...
- Họ cần/ ham muốn gì? (nghe gì? hiểu đến mức độ nào? nghe để làm gì?)
- Trình độ, nhận thức (văn hóa, chính trị, xã hội), hiểu biết ở mức độ nào? (cần chú ý đến nhóm người tỷ lệ lớn - số đông)
- Cần đặc biệt nắm chắc những đặc điểm nổi bật của những người nghe: tuổi tác? giới tính? Thành phần? đẳng cấp? dân tộc? tôn giáo? Tín ngưỡng ? Phong tục - tập quán? ...
- Họ cần/ ham muốn gì? (nghe gì? hiểu đến mức độ nào? nghe để làm gì?)
* Nội dung thuyết trình:
- Vấn đề, sự kiện, chương trình gì ...?
- Thời lượng thuyết trình? (bao lâu); Đâu là trọng tâm cốt lõi? Đâu là trọng tâm, trọng điểm, điểm nhấn? (phải nói!); Đâu là những điểm bổ sung, minh họa, giải thích? (cần nói); Đâu là phần mở rộng, dẫn dắt (có thể nói)
* Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện trợ giúp khác:
- Địa điểm: phòng (không gian) nơi thuyết trình như thế nào?
- Bàn ghế, bài trí, các trang trí, vị trí thuyết trình?
- Dụng cụ trợ giúp: máy tính, máy chiếu, bảng viết, bảng mềm …
- Giấy bút, tranh ảnh, biểu bảng, phương tiện tăng âm, điều hoà, quạt, ánh sáng …
- Lựa chọn trang phục hợp lý: kiểu cách, màu sắc …
- Luyện tập, tập dượt, thuyết trình thử (nếu cần) …
- Dự tính một số vấn đề, tình huống xấu … có thể xảy ra – phương án giải quyết
* 4 quy tắc luôn nhớ:
- Hoàn tất tất cả mục tiêu trước khi thuyết trình ít nhất 10 giờ đồng hồ
- Trình bày các chương trình nghị sự tại đầu buổi thuyết trình
- Xác định mốc thời gian cuộc thuyết trình và duy trì ngắn gọn
- Làm rõ hơn phần kết luận sau buổi thuyết trình
Chú ý Bạn nên nhớ rằng, “việc chuẩn bị” đầy đủ, chu đáo, tự tin – từ đó tạo tâm lý thoải mái là cơ sở cho sự thành công trong thuyết trình!
3/ Giai đoạn trình bày:
* Kinh nghiệm mở đầu gây ấn tượng – thu hút sự chú ý:”Đầu xuôi - đuôi lọt ”.Để có thể ngay từ những phút đầu thuyết trình có thể thu hút được tất cả người nghe – thời lượng đó không dài (thông thường chỉ 5 – 7 phút). Vậy làm thế nào để có thể thu hút, lôi cuốn người nghe? Dưới đây là một số kinh nghiệm có thể áp dụng:
- Mở đầu bằng một tình huống gây ấn tượng mạnh: những trải nghiệm; một con số; một thông tin; một tình huống; một câu chuyện … gây “sốc” với người nghe …!!!
- Chia sẻ “tình cảm”, “cảm xúc” của mình với người nghe một cách chân thành; hoặc cũng có thể là một tình huống “tương phản”, hay một tình huống “hài hước”, “dí dỏm” …!!!
- Tạo ấn tượng mạnh bằng ngôn ngữ (giọng nói/hình thể); sự nhiệt huyết, “truyền nhiệt” hâm nóng bàu không khí ngay từ phút ban đầu; Phong cách tự tin, chuyên nghiệp …!!!
- Đặt ra những câu hỏi với người nghe v…v…
- Tuy nhiên, cũng có thể sử dụng nhiều “chiêu” khác để thu hút người nghe, nhưng điều quan trọng là tính “hợp lý” và mức độ “vừa đủ”, tránh sự lạm dụng thái quá đẫn dến kết quả ngược lại!
* 6 quy tắc trình bày ấn tượng
- Trình bày nội dung rõ ràng
- Nhấn mạnh đến chủ đề cần nói
- Đừng bắt chước bất kỳ người thuyết trình nào
- Cho phép phát triển tính cách nổi bật
- Giao tiếp với người nghe
- Cho họ biết mục đích vì sao họ lại có mặt
4/Một số kinh nghiệm khi trình bày:
* Phong cách tự nhiên, tự tin: cố gắng thuyết trình một cách thoải mái – tự tin, như thể Bạn đang “trò chuyện” thân mật, vui vẻ với khán giả.
* Thái độ: tươi tỉnh, đúng mực: Tự tin không kiêu ngạo – vui vẻ thoải mái nhưng tránh “cợt nhả”, suồng sã – hoà đồng chứ không theo đuôi – Hài hước, hóm hỉnh chứ không thô thiển, tục tĩu – nghiêm túc, đúng mực – khiêm tốn – nhã nhặn.
* Vị trí và di chuyển khi thuyết trình:
- Lựa chọn vị trí thích hợp: cự ly, góc độ kiểm soát
- Di chuyển: tự nhiên, hợp lý, tránh sự rối rắm, liên tục …
- Ngôn ngữ: nên sử dụng phối hợp giữa tiếng nói và hình thể:
- Tiếng nói: chú ý giọng điệu, âm thanh, âm lượng, tiết tấu, ngữ điệu … hợp lý, đủ nghe, rành mạch, rõ ràng, đơn giản và dề hiểu – cố gắng cho giọng nói có hồn, có “nhiệt”, nên tránh nói gay gắt, đều đều, quá nhỏ, quá chậm, hoặc quá nhanh!
- Hình thể (hành động):
Ánh mắt: thân thiện, có hồn và giao lưu với tất cả khán giả. Nên tránh nhìn quá cao hoặc quá thấp, tránh nhìn chằm chằm vào một chỗ hoặc nhìn soi mói hay đảo qua, đảo lại quá nhanh! Hạn chế tối đa việc phụ thuộc vào tài liệu hoặc màn chiếu.
Nụ cười: tươi tắn, cởi mở, cảm thông, vui vẻ. Nên tránh kiểu cười “gằn”, cười nhếch mép hoặc cười quá to, cười ngặt nghẽo.
Đôi tay: cố gắng giữ trạng thái tự nhiên, hành động biểu đạt tình cảm, phụ hoạ cho ngôn ngữ, tiếng nói, thể hiện sự nhiệt huyết, ăn ý với nội dung, sự việc thuyết trình. Nên tránh: khoanh tay, ưỡn ngực, chống nạnh, chắp sau mông, đút tay vào túi quần, vung tay quá mạnh, quá liên tục hoặc cầm thuốc lá hút.
Y phục: cách ăn mặc hợp thời, lịch sự, tươm tất, như vậy không những tôn thêm vẻ đẹp của người thuyết trình mà nó còn gây ấn tượng đẹp,mạnh, sâu sắc… ngay từ phút ban đầu: “quen sợ dạ, lạ sợ áo quần”! Nên chọn trang phục, kiểu cách, màu sắc … phù hợp trước hết với bản thân mình, phù hợp với hoàn cảnh, tình huống, phong tục địa phương … sẽ giúp cho thuyết trình viên tự tin hơn rất nhiều!
Đặc biệt, nên tránh kiểu ăn mặc quá “hot”, quá sặc sỡ, quá diêm dúa hoặc cầu kỳ sẽ làm ảnh hưởng đến sự tự tin của người thuyết trình
Tiếp nhận thông tin phản hồi: thuyết trình viên cần đặc biệt quan tâm đến những thông tin phản hồi từ phía người nghe qua cử chỉ, hành động, ánh mắt, tiếng cười, thái độ … của HỌ. Những phản ứng đó giúp thuyết trình viên điều chỉnh, bổ sung, thay đổi kịp thời những khiếm khuyết, những lệch lạc trong quá trình thực hiện một cách hiệu quả nhất.
5/Một số bí quyết thu hút, hấp dẫn người nghe:
* Biết tập trung cao độ, dành nhiều thời gian cho phần nội dung cốt lõi, trọng tâm, điểm nhấn … mà người nghe quan tâm, biết “gãi đúng chỗ ngứa”,! tránh sự mien man, dàn trải, lặp lại, “câu giờ” tạo ra sự nhàm chán, mệt mỏi
* Thay đổi, liên tục gây ra những bất ngờ … bất ngờ đối với người nghe: thay đổi vị trí, hành động, ngôn ngữ, giọng điệu, phương tiện trợ giúp … trong trường hợp thời gian thuyết trình dài có thể kết hợp đan xen các phần nội dung, các vấn đề khác nhau để người nghe không thấy nhàm chán.
* Tạo động lực: có thể sử dụng các bài động lực (phù hợp với nội dung thuyết trình) ở các thời điểm đầu giờ hoặc giữa giờ thuyết trình.
* Tạo không khí hào hứng, hồ hởi (tiếng cười) cho người nghe bằng sự hài hước, dí dỏm sâu sắc (vừa đủ!), tránh tình trạng lạm dụng “cù” khán giả, làm mờ nhạt nội dung chính hoặc “tục tĩu” thái quá làm cho người nghe khó chịu!
* Đặt câu hỏi: nếu biết sử dụng kỹ năng này trong quá trình diễn thuyết thì không những Bạn có thêm sự hiểu biết người nghe về trình độ, khả năng tiếp thu và sự quan tâm của họ (về nội dung gì? Vấn đề nào? …) mà Bạn còn khích lệ được họ “cùng tham gia” một cách tích cực hơn - đó chính là sự thu hút người nghe.
* Trả lời/Giải thích: Dù muốn hay không, trong các cuộc thuyết trình điều này vẫn thường xảy ra với Bạn! Để có thể chủ động hơn và không xảy ra tình trạng người nghe dồn Bạn đến “tình thế khó xử!” khiến thuyết trình viên lúng túng, sai lầm tự hạ thấp uy tín của mình, Bạn cần rèn luyện kỹ năng “trả lời câu hỏi” một cách thuần thục.
* Tuy nhiên, có một số kinh nghiệm tốt khi giải thích hoặc trả lời câu hỏi:
- Bình tĩnh – tự tin (trên cơ sở biết dự đoán những khả năng có thể xảy ra – có chuẩn bị tốt),
- Lắng nghe thật rõ câu hỏi, nếu chưa thật hiểu rõ câu hỏi thì cần yêu cầu người hỏi nhắc lại cho rõ hơn.
- Không nóng vội, hấp tấp trả lời ngay! Bạn hãy nhanh chóng nghĩ xem: tại sao họ lại hỏi? động cơ hỏi? mục đích hỏi? khả năng trả lời và trách nhiệm trả lời của Bạn … ? trước khi trả lời!
- Trường hợp Bạn có thể trả lời một cách thoả đáng (thì không nói làm gì);
- Trường Hợp Bạn không có trách nhiệm phải trả lời thì hãy khéo léo từ chối để khỏi mất thời gian, nhưng chú ý tế nhị để người hỏi không tự ái.
- Trường hợp Bạn không đủ khả năng trả lời hoặc nếu có trả lời cũng không thoả mãn người hỏi thì tốt nhất nên sử dụng “chiêu” hoãn binh bằng nhiều cách khác nhau (né tránh khôn ngoan, truyền câu hỏi đó cho người khác, xin khất lại lần sau …)
- Ngừng ,nghỉ và kết thúc đúng lúc , bất ngờ: Bạn nên nhớ rằng :’’ngay phút cuối cùng của buổi thuyết trình cũng cần có những chiêu gây ấn tượng với người nghe như :Đột ngột kết thúc đúng phút cuối cùng của buổi thuyết trình. Điều này sẽ gây cho người nghe cảm giác nuối tiếc, khát khao…Bạn không nên cố tình diễn thuyết khi đã quá giờ quy định ( trừ trường hợp những người nghe yêu cầu ) vì nó tạo ra sự mệt mỏi, chán chường…gây ảnh hưởng xấu đến buổi thuyết trình tiếp theo của Bạn.
6/Giai đoạn sau thuyết trình- thực hiện
- Một cuộc thuyết trình hay, hấp dẫn và có sức lôi cuốn người nghe mới chỉ là kết quả bước đầu!
- Điều quan trọng hơn là giai đoạn sau thuyết trình, người nghe thực hiện những điều họ tiếp nhận được như thế nào -Đó mới là kết quả mong muốn của Bạn!
- Nếu sau những cuộc thuyết trình Bạn cho là hết sức hấp dẫn, hết sức thành công…mà những người nghe không có bất cứ một sự thay đổi hoặc chuyển biến gì thì cuộc thuyết trình đó coi như không có hiệu quả. Vì vậy sau những cuộc thuyết trình, Bạn cần có những kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện của những người nghe đến những mức độ nào để biết được hiệu quả đích thực của cuộc thuyết trình.,.