QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ
1. Một số vấn đề chung về tài chính và ngân sách giáo dục
1.1. Một số vấn đề về tài chính
Tài chính là một phạm trù kinh tế thuộc lĩnh vực phân phối dưới hình thức giá trị, nó là tổng thể các quan hệ kinh tế trong quá trình hình thành, phân phối và sử dụng các quỹ tiền tệ trong nền kinh tế quốc dân, gắn liền với sự ra đời tồn tại và của nhà nước, phát triển trong mối quan hệ hữu cơ với nền sản xuất hàng hóa, tiền tệ.
1.2. Hệ thống tài chính
- Căn cứ vào nguồn tài chính, quyền sở hữu và quyền sử dụng tài chính:
+ Tài chính nhà nước
+ Tài chính các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội
+ Tài chính dân cư
- Căn cứ tính chất hình thành hệ thống tài chính theo quỹ tiền tệ
+ Quỹ tiền tệ tập trung
+ Tín dụng
+ Bảo hiểm xã hội
+ Tài chính doanh nghiệp


+ Tài chính ngòai các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, lưu thông .
+ Tài chính dân cư, kinh tết gia đình
Đây là cách phân loại có vị trí quan trọng trong quản lý nhà nước về tài chính tiền tệ
1.3. Chức năng tài chính
Chức năng tạo vốn, chức năng bảo toàn vốn, chức năng sinh lời, chức năng phân phối, chức năng kích thích, chức năng kiểm tra.giám sát, ba chức năng cơ bản là:
1.3.1.Chức năng tạo lập vốn

Là chức năng đầu tiên vốn có của đơn vị . Tạo lập vốn để chuyển hóa thành nguồn năng lực cho các hoạt động kinh tế - xã hội. Bất cứ một hoạt động nào trước tiên cũng có một số vốn tiền tệ thì hoạt động đó mới diễn ra
Tạo lập vốn dựa trên của cải vật chất, tài nguyên, sức lao động và của cải bằng tiền đã tạo ra, tăng thêm vào các quá trình hoạt động nối tiếp nhau, cái sau lớn hơn cái trước , tạo thêm một số mới cho sức lao động và trí tuệ con người dụng và phát huy cao hơn, nhanh hơn , hiệu quả hơn , có số vốn nhiều hơn
Vấn đề quan trọng tạo lập vốn là: một khi được
vốn, thì biết sử dụng vốn đó để phát triển, không để hao hụt, mất vốn. Phải biết vốn tạo lập thành năng lực tự thân, biến máu được truyền tiếp thành máu tự thân của cơ thể để phát triển
Quá trình hình thành quỹ tiền tệ, ngân sách nhà nước là quỹ tiền tệ lớn nhất. Nó là nguồn tài chính chủ yếu cho Quốc gia nói chung và giáo dục nói riêng.
1.3.2. Chức năng phân phối
Việc phân phối được tiến hành qua hai quá trình : phân phối lần đầu và phân phối lại.
- Phân phối lần đầu diễn ra trong lĩnh vực sản xuất vật

chất cho bù đắp tiêu hao vật chất trong qúa trình sản xuất, bù đắp hao phí lao động và sản phẩm thặng dư lợi nhuận.
- Phân phối lại đáp ứng cho nhu cầu những nghành không sản xuất vật chất như : bộ máy nhà nước, y tế, văn hoá giáo dục .
- Trong qúa trình phân phối vai trò của nhà nước rất quan trọng. Phương pháp đúng đắn thì kinh tế phát triển mạnh mẽ vững chắc, phân phối không đúng sẽ gây ra thâm hụt, lạm phát, xã hội tiêu cực kinh tế không phát triển.
1.3.3. chức năng kiểm tra.
Mục đích kiểm tra nhằm : kiểm tra việc xây dựng và thực hiện kế hoạch, thực hiện chính sách, pháp luật, kiểm tra bảo toàn vốn, tài sản thực hành tiết kiệm, chống thất thoát, lãng phí, nâng cao tính hiệu quả.
1.2. Một số vấn đề trong ngân sách giáo dục .
Ngân sách giáo dục là các khoản thu chi ngân sách nhà nước phục vụ cho sự nghiệp phát triển giáo dục. Ngân sách giáo dục là một bộ phận của ngân sách nhà nước.
- Ngân sách nhà nước
+ Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu chi của Nhà nước trong dự toán đã được cơ quan Nhà

nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước.( Điều 1 Luật Ngân sách )
Thu ngân sách nhà nước gồm các khoản từ thuế, phí, lệ phí, các khoản thu từ hoạt động kinh tế nhà nước, các khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân, các khoản viện trợ, các khoản thu theo quy định của pháp luật.(Khoản 1 điều 2 Luật ngân sách )
- Chi ngân sách nhà nước
Chi ngân sách nhà nước bao gồm các khoản chi phí phát triển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng,
bảo đảm hoạt động bộ máy nhà nước, chi trả nợ của Nhà nước, chi viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật. (Khoản 1 Điều 1 Luật ngân sách )
- Các nguồn tài chính đầu tư cho giáo dục gồm :
+ Ngân sách nhà nước
+ Học phí, tiền đóng góp xây dựng các lớp, các khoản thu từ hoạt động tư vấn, chuyển giao công nghệ, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ các cơ sở giáo dục, các khoản tài trợ khác của tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật.
2. Quản lý tài chính ở trường Trung học cơ sở.
Trường học là một cấp đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Thủ trưởng cơ sở giáo dục có trách nhiệm quản lý tài chính theo quy định của pháp luật.
2.1 Nguyên tắc quản lý tài chính .
2.1.1 Các nguyên tắc chủ yếu về quản lý tài chính của nhà nước.
-Điều 3 Tại ngân sách có ghi: " Ngân sách nhà nước được quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung,.. công khai có phân công trách nhiệm và quyền hạn, phân cấp quản lý .."
2.1.2. Các nguyên tắc chủ yếu quản lý tài chính ở Trường Trung học cơ sở.
- Chi tiêu, sử dụng kinh phí của đơn vị phải thực hiện theo đúng mục đích cấp phát, dự toán được duyệt ; theo đúng tiêu chuẩn, định mức, chế độ thanh toán hiện hành và phải có đầy đủ chứng từ hợp phap�, hợp lệ làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán, quyết toán, kiểm tra, kiểm soát.
- Phải thực hiện triệt để tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí trong đơn vị ;kiên quyết cắt giảm những khoản chi dùng không thực sự cần thiết, mang tính chất phô trương hình thức.
- Không được tự đặt ra các khoản thu chi trái với pháp luật và các đơn vị quản lý cấp trên chưa cho phép.
- Đảm bảo nguyên tắc tổng số chi không vượt quá tổng số thu.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ quản lý tài chính ở trường Trung học cơ sở.
2.2.1. Chức năng quản lý tài chính.
Gồm có chức năng phân phối, chức năng kiểm tra, và chức năng tạo vốn và bảo tồn vốn.
Quản lý tài chính ở một cơ sở giáo dục là nhằm phát huy vốn, nguồn vốn, xây dựng, bảo quản, trang bị, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất thiết bị dạy học.
Quản lý tài chính còn có chức năng phục vụ, duy trì mọi hoạt động khác như : phục vụ đời sống vật chất, tinh
thần cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh, đảm bảo an ninh, trật tự cơ sở giáo dục, phục vụ hoạt động văn hoá, thể thao.
2.2.2. Nhiệm vụ quản lý tài chính.
Là quản lý các nguồn thu và nhiệm vụ chi. Các trường Trung học cơ sở công lập hiện nay ngoài ngân sách nhà nước cấp còn có nguồn thu khác ( Nguồn thu ngân sách không tập trung) theo quy định các cấp có thẩm quyền.
Là đơn vị dự đoán ngân sách Nhà nước, trường Trung học cơ sở có nhiệm vụ và quyền hạn: (Điều 26 -Luật

ngân sách )
1. Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách Nhà nước.
2. Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao. Nộp đúng hạn các khoản phải nộp cho ngân sách theo đúng quy định của pháp luật, chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm.
3. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu chi Ngân sách của đơn vị trực thuộc.
4. Quản lý, sử dụng tài sản của Nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích chế độ, có hiệu quả.
5. Chấp hành đúng chế độ kế toán, thống kê của nhà
nước, báo cáo thực hiện ngân sách và toán ngân sách theo chế độ quy định.
2.3. Nội dung quản lý tài chính ở trường Trung học cơ sở.
Hiệu trưởng có thể quản lý theo lĩnh vực như : việc lập, chấp hành, kế toán, quyết toán ngân sách. Tiếp cận theo nội dung công việc cụ thể có thể quản lý các mặt sau : Quản lý kinh phí hoạt động thường xuyên, quản lý ngân sách nhà nước không tập trung, quản lý tài sản, quản lý công tác tài vụ.
2.3.1. Quản lý kinh phí thường xuyên.
Được cấp từ ngân sách nhà nước. Đó là nguồn ngân sách chủ yếu. Các hạng mục được thể hiện
trong cột, mục của bảng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước do Bộ Tài chính phát hành quy định.
Hiện nay các trường Trung học cơ sở chi lương và các khoản phụ cấp theo lương chiếm khoảng 80% kinh phí hoạt động thường xuyên. Các khoản chi khác như : chi phục vụ giảng dạy, chi cho giảng dạy, sữa chữa nhỏ.chiếm khoảng 20%.
Khi lập dự toán phải cân nhắc kỹ để đảm bảo tính đủ, chi đủ các mặt hoạt động theo sự hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Cần chú ý các khoản sau :
- Biên chế:
+ Biên số được duyệt.
+ Số có mặt thực tế ( biên chế, hợp đồng ).
-Tổng quỹ lương:
+ Biên chế được duyệt.
+ Thực tế ( lương biên chế, lương tập sự, lương ngoài biên chế.).
-Khác :
+ Mua sắm sữa chữa. (chi tiết từng nội dung công việc).
+ Nội dung công việc theo chế độ đặc thù nghành.(Chi tiết theo nội dung công việc ).

+ Hội nghị. (Chi tiết số lần hội nghị, quy mô hội nghị, số đại biểu ).
+ Đoàn tham quan, trao đổi, học hỏi .( Chi tiết từng đoàn, số người, thời gian, địa điểm.).
+ Đóng góp các tổ chức.( Chi tiết từng tổ chức ).
2.3.2. Các nguồn kinh phí khác ( ngân sách nhà nước không tập chung ):
Trường Trung học cơ sở còn có ngân sách nhà nước không tập trung. Đó là ngân sách được phép tự thu, tự chi theo các văn bản hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền.
Các khoản học sinh phải đóng góp là : tiền xây dựng trường, lớp.
Đối với các cơ sở giáo dục có học sinh bán trú, hoặc có dịch vụ nhất thiết phải có giấy tờ trình bày và phương án thu chi được các cấp có thẩm quyền duyệt và phê chuẩn.
2.3.3 Quản lý tài sản nhà trường.
Tất cả các cơ sở vật chất, thiết bị giảng dạy,.từ nhiều nguồn khác nhau ở trường Trung học cơ sở đều là tài sản nhà nước.
Các khâu quản lý là :mua sắm, xây dựng, trang bị, bảo quản sữa chữa, sử dụng. Tài sản phải được thể hiện đầy đủ trong sổ sách kế toán, tính giá trị hao mòn, thanh lý, chuyển nhượng, kiểm kê theo các văn bản của Bộ Tài chính.
Tài sản trong trường có các nguồn như sau :
- Từ ngân sách nhà nước cấp.
- Từ ngân sách nhà nước không tập trung.
- Từ nguồn bổ sung do các hoạt động dịch vụ.
- Từ sự đóng góp của các tổ chức hoặc cá nhân .
Quản lý tài sản cần chú ý đến khấu hao tài sản, thanh lý tài sản.
Quản lý tài sản cố định phải thực hiện các quy định cụ thể sau:
- Mọi tài sản cố định phải có hồ sơ riêng ( bộ hồ sơ bao gồm có biên bản giao nhận, hợp đồng, hoá đơn mua
và các chứng từ có liên quan ). Quản lý, sử dụng và tính hoa mòn theo đúng các quy định, phải đựơc phân loại, thống kê, đánh số, theo dõi chi tiết theo đúng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định.
- Những tài sản cố định đã tính hao mòn đủ nhưng vẫn sử dụng được, vẫn tham gia vào các hoạt động của đơn vị thì không được xoá sổ tài sản và tiếp tục quản lý như các tài sản khác.
- Định kì cuối năm tài chính hoặc bất thường phải tiến hành kiểm kê. Mọi trường hợp thừa thiếu đều phải ghi rõ trong bản kiểm kê, xác định rõ nguyên nhân, trách

nhiệm đề xuất biện pháp xử lý và ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán.
- Việc theo dõi, quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản phải theo nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán.
Giá trị còn lại = nguyên giá - số hao mòn lũy kế.
2.4. Quản lý công tác tài vụ ở trường Trung học cơ sở.
Hiện nay trường Trung học cơ sở thường có một nhân viên kế toán. Đối với trường Trung học cơ sở bán trú số nhân viên kế toán tăng lên theo quy mô trường lớp.Quản lý công tác tài vụ là quản lý bốn nội dung cơ bản cuả hệ
thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp: Tổ chức công tác kế toán; quản lý chứng từ kế toán; quản lý tài khoản và sổ kế toán; quán lý quyết toán và báo cáo tài chính.
2.4.1. Tổ chức công tác kế toán .
- Tổ chức công tác kế toán là hệ thống các yếu tố cấu thành gồm:
+ Tổ chức bộ máy kế toán.
+ Tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kế toán hạch toán.
+ Tổ chức vận dụng các chế độ kế toán thể lệ kế toán.

- Tổ chức công tác kế toán chịu ảnh hưởng của các nhân tố:
+ Loại hình tổ chức của đơn vị.
+ Đặc trưng, khối lượng thông tin cần thu nhận.
+ Đội ngũ cán bộ quản lý kế toán.
+ Kỹ thuật xử lý thông tin.
- Nội dung tổ chúc công tác kế toán.
+ Lựa chọn các loại hình tổ chức công tác kế toán với tổ chức bộ máy phù hợp.
+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán một cách hợp lý khoa học.
+ Tổ chức vận dụng hệ thống loại hình tài khoản kế toán thích hợp.
+ Lựa chọn các hình thức kế toán phù hợp.
2.4.2. Quản lý chế độ chứng từ kế toán (CTKT)
Chứng từ kế toán cón được hiểu là phương pháp chứng từ kế toán. Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh hoạt động đó vào chứng từ kế toán.
- Quản lý chứng từ kế toán.
+ Bản chứng từ kế toán là phần tử chứa đựng thông tin
(vật mang tin) về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.
+ Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ.
Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định. Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung,bản chất , mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị.
Sử dụng chứng theo các tiêu chí phân loại chứng từ.
+ Phân loại theo mức độ tài liệu trong chứng tư �có:

Chứng từ gốc: Là loại chứng từ phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế, tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn. Do đó chứng từ gốc là cơ sở ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán, thông tin các hoạt động kinh tế, tài chính.
Chứng từ tổng hợp là chứng từ kế toán được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại phục vụ ghi sổ kế toán cùng loại.
+ Chứng từ kế toán theo quy định chung của Nhà nước là chứng từ kế toán thống nhất và bắt buộc được Nhànước ban hành áp dụng thống nhất cho tất cả cac� đơn vị.
Quản lý những yếu tố( chỉ tiêu) của chứng từ kế toán.
Yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán là những yếu tố bắt buộc bất cứ chứng từ kế toán nào đều phải có là:
+ Tên gọi của chứng từ kế toán.
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
+ Số hiệu của chứng từ.
+ Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cánhân lập chứng từ.
+ Nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ.
+ Các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
+ Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng
từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký củ người kiểm soát, và người phê duyệt ( thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.
- Quản lý trình tự luân chuyển chứng từ kế toán.
Cụ thể tiến hành các bước sau:
Bước 1: Lập CTKT và phản ánh các nghiệp vụ tài chính vào chứng từ.
Bước 2: Kiểm tra CTKT.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi vào sổ kế toán.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản CTKT.
2.4.3. Quản lý chế độ sổ kế toán và tài khoản kế toán.
- Chỉ đạo việc mở và ghi chép sổ kế toán
+ Việc mở, ghi chép sổ kế toán phải đảm bảo, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục có hệ thống tình hình tài sản, tình hình nhận, cấp phát và sử dụng kinh phí, các khoản thu, chi nhằm cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính kế toán của trường Trung học cơ sở.
+ Sổ kế toán phải được mở đầu niên độ kế toán hoặc khi bắt đầu hoạt động. Hiệu trưởng nhà trường có trách nhiệm ký duyệt vào sổ kế toán trước khi sử dụng.
- Chỉ đạo sử dung hình thức sổ kế toán
+ Trường Trung học cơ sở chỉ được mở và giữ một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất trong ba hình thức sổ kế toán sau: Sổ kế toán nhật ký chung, sổ kế toán nhật ký - sổ cái, sổ kế toán chứng từ ghi sổ ( theo quy định của cơ quan cấp trên).
+ Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho cá nhân nào thì nhân viên đó phải chịu trách mhiệm vê những điều ghi trong sổ và giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
+ Sổ kế toán phải dùng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, ghi sổ phải dùng mực tốt, không phai. Cấm tẩy xóa, dùng chất hóa học sữa chữa. Khi sữa chữa số liệu trong sổ kế toán nhất thiết phải thực hiện đúng các phương pháp : phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm và phương pháp bổ sung.
- Chỉ đạo sử dụng phương pháp tài khoản kế toán.
+ Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế tóan để phân loại đối tượng chung của kế toán thành các đối tượng cụ thể.
+ Tài khoản kế toán xác định vốn và nguồn vốn vì yêu cầu các cơ sở giáo dục xác định đúng hệ thống tài khoản kế toán và định khoản theo quy định của Bộ Tài chính.
2.4.4. Chỉ đạo quyết toán và báo cáo tài chính
- Mục đích, yêu cầu quyết toán và báo cáo.
+ Hết kỳ kế toán và niên độ kế toán phải khóa sổ kế toán và báo cáo kế toán, thống kê.
+ Quyết toán và báo cáo kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc:
Số liệu phải chính xác, trung thực với số liệu trong sổ kế toán.
Nội dung báo cáo, quyết toán phải theo đúng nội dung ghi trong dự toán được duyệt theo mục lục ngân sách.
Quyết toán, báo cáo không được chi lớn hơn thu.
+ Phải kèm báo cáo, phân tích quyết toán, bảng cân đối tài khoản kế toán, phải có xác nhận của KBNN nơi giao dịch.
- Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí Nhà nước, kinh phí tài trợ, viện trợ, tình hình sử dụng loại kinh phí.
- Nội dung của hệ thống báo cáo tài chính.
+ Bảng cân đối tài khoản, tổng hợp và quyết toán kinh phí.
+ Tình hình tăng giảm tải sản cố định.
+ Kết quả hoạt động sự nghiệp có thu.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
CÂU HỎI
Anh chị cho biết nội dung, biện pháp chủ yếu quản lý tài chính của trường trung học cơ sở nơi anh chị công tác? Sau khi nghiên cứu chuyên đề công tác tài chính ở đơn vị mình công tác ?


QUẢN LÝ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ TRONG
TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ
1. Quan niệm về quản lý công tác hành chính - quản trị trong trường trung học cơ sở
- Quản lý công tác hành chính -quản trị (HC- QT) là nhiệm vụ của hiệu trưởng. Nó có vai trò hậu cần cho mọi hoạt động trong trườngm kết nối mọi hoạt động trong nhà trường với nhau, kết nối hoạt động của nhà trường với các lực lượng tham gia giáo dục.
- Công tác HC-QT trong nhà trường THCS là việc thi hành pháp luật , chính sách của nhà nước(trong đó có pháp luật, chính sách giáo dục -đào tạo), sắp xếp, điều khiển công việc trong trường để hoàn thành nhiệm vụ được giao
- Theo nghĩa hẹp: công tác HC-QT trong trường .
1.2. Quan niệm về quản lý công tác HC-QT trong trường THCS
- Cung cấp thông tin giýp hiệu trưởng thu thập xử lý, truyền đạt và bảo quản thông tin qua các dòng thông tin trong và ngoài nhà trường. Từ đó hiệu trưởng nắm được tình hình mọi mặt trong nhà trường kịp thời điều chỉnh và ra các quyết định đúng đắn và chính xác
- Góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo vì nó là điều kiện vật chất phục vụ dạy học . nó nhằm đảm bảo tốt nhất và hợp lý nhất các điều kiện vật chất trong quá trình giáo dục, đào tạo
- Nó góp phần cho hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đúng pháp luật, chế độ chính sách của nhà nước
- Người quản lý công tác HC - QT là hiệu trưởng và tổ chức HC - QT giúp việc. Đối tượng quản lý là những người trực tiếp làm công việc cụ thể về công tác HC- QT và giáo viên, học sinh (những người tham gia công tác HC-QT)
2. Nội dung và biện pháp quản lý công tác HC-QT trong trường THCS
1.1. Nội dung quản lý công tác HC-QT trong trường THCS
Quản lý công tác hành chính gồm có : quản lý công tác hành chính - văn thư (HC - VT) và quản lý công tác hành chính - giáo vụ (HC - GV)
quản lý công tác quản trị gồm có: quản lý cơ sở vật chất (quản lý công tác trường học, phòng học, quản lý công tác thiết bị dạy học, quản lý công tác thư viện ), quản lý công tác tài chính , quản lý công tác quản trị - đời sống (HC- QT)
2.1.1 Quản lý công tác HC - QT trong trường THCS
Là quản lý các công việc về công văn giấy tờ hồ sơ sổ sách trong nhà trường và giữa nhà trừơng với các cơ quan ngoaif nhà trường. Thực chất đó là cung cấp thông tin trong quản lý của bất cứ hệ thống quản lý nào.
Quản lý công văn giấy tờ (CVGT)
Công bố truyền đạt các chủ trương, đường lối, chính sách
của đảng, pháp luật của nhà nước về giáo dục - đào tạo và các hoạt động khác cho giáo viên, nhân viên và học sinh trong trường THCS
Đặt ra kế hoạch năm học và báo cáo kết thực hiện lên sở giáo dục - đạo tạo và cấp trên. Ghi chép và phản ánh lên trên những ý kiến, nguyện vọng chính đáng của giáo viên, nhân viên và học sinh và những kinh nghiệm sáng tạo của quần chúng
Làm căn cứ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm để quản lý, chỉ đạo công việc trứơc mắt . CVGT lưu lại để phối hợp công tác giữa công tác cơ quan, đơn vị
Trong CVGT quan trọng nhất là văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ nhất định. Văn bản quản lý: hình thành trong hoạt động quản lý nói chung là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của cơ quan.
Quản lý CVGT (trong đó có văn bản ) như sau : quản lý việc luân chuyển công văn đi, quản lý việc luân chuyển công văn đến. Quản lý việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý con dấu, tổ chức khoa học các hệ thống văn bản trong công tác của cán bộ quản lý. Mỗi văn bản ban
hành đều phải đảm bảo đúng các quy định của nhà nước về hình thức, thể thức trong đó con dấu đóng trên chữ ký của người cs thẩm quyền để đảm bảo sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan tổ chức làm ra văn bản.
Quản lý và sử dụng con dấu, quy định tại điều 10 như sau :
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định dưới đây :
1. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng loại giống nhau
2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản khi đã có chữ ký của các cấp có thẩm quyền
3. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ , không được tuỳ tiện mang con dấu theo người
4. Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm, có trình đọi chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
- Quản lý hồ sơ sổ sách
Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu chọn lọc có những đặc điểm nhất định liên quan đến nhau về một sự việc hay một vấn đề ( hoặc một người ) hình thành trong quá trình giải quyết công việc
Sổ sách : sổ sách được ghi chép.

Công tác hồ sơ, sổ sách có ý nghĩa về mặt hành chính và về mặt chất lượng đào tạo : y �nghĩa về mặt hành chính : hồ sơ, sổ sách góp phần tạo nên nề nếp quản lý, nâng cao năng suất hiệu quả quản lý, cung cấp cho lãnh đạo những công cụ quản lý có hiệu lực giúp cho công tác thanh tra của hiệu trưởng, hạn chế các mặt tiêu cực như gian lận về giấy tờ, hồ sơ.
Ý� nghĩa về mặt chất lượng đào tạo : khi thực hiện quy định về hồ sơ sổ sách buộc giáo viên, nhân viên và học sinh trong trường phải nghiêm chỉnh thực hiện nhiệm vụ của mình. Trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Quản lý công tác hồ sơ, sổ sách như sau :
Điều lệ trường trung học quy định "đối với nhà trường có 10 loại , đối với giáo viên có 4 loại ( kể cả sổ chủ nhiệm )"
Thực hiện các biểu mẫu (ví dụ) :sổ gọi tên, ghi điểm, sổ lưu trữ các văn bản công văn, sổ quản lý tài chính, sổ quản lý tài sản.
Hiệu trưởng yêu cầu giáo viên, nhân viên ghi các nội dung vào sổ đúng thời gian quy định. Ngoài ra hiệu trưởng yêu cầu mọi người ghi vào sổ , sách phải rõ ràng, sạch sẽ, bằng mực tốt và sữa chữa sổ sách theo đúng quy định
2.1.2 Quản lý công tác HC - GV trong nhà trường THCS
Công tác HC - GV gắn chặt với các hoạt động giảng dạy, học tập nhưng mang tính chất hành chính, nhằm hổ trợ, thúc đẩy, kiểm tra đẻ đưa hoạt động chuyên môn vào nền nếp, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đạo tạo
Thực chất công tác HC - GV là việc thu thập, xử lý và truyền thông tin về dạy và học trong trường. Giúp hiệu trưởng kịp thời điều chỉnh các hoạt động dạy học, đưa ra các quyết định tối ưu góp phần nâng cao chất lượng dạy học, giáo dục
Công tác HC -GV trong trường THCS
Hiệu trưởng tổ chức chỉ đạo các tổ chuyên môn, các bộ phận của tổ HC - QT xây dựng kế hoạch năm học cho tổ và bộ phận của mình
Hiệu trưởng tổ chức xây dựng kế hoạch nhà trường và tổ chức thực hiện. Hướng dẫn cán bộ giáo vụ lập thời khoá biểu cho các lớp trong trường .
Hướng dẫn việc lập thời gian biểu theo tuần, tháng , học kỳ , năm học làm cơ sở để hiệu trưởng theo dõi, kiểm tra, giám sát, đôn đốc các hoạt động
Giám sát , kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch giảng dạy của các tổ chuyên môn, thời gian,
nội quy sinh hoạt của các tổ chuyên môn .
Theo dõi nề nếp học tập, chuyên cần của học sinh ( theo dõi sỹ số ). Theo dõi lịch báo giảng của giáo viên , sổ ghi đầu bài của các lớp
Chỉ đạo việc lập hồ sơ học sinh phục vụ việc thi tốt nghiệp phổ thông, phục vụ tuyển sinh vào lớp 10
Xây dựng lịch sinh hoạt và quản lý lịch sinh hoạt
2.1.3. Quản lý công tác QT -ĐS trong trường THCS
Công tác QT - ĐS nhằm phục vụ đời sống ,sinh hoạt (bao gồm cả sinh hoạt chuyên môn )cho giáo viên, nhân viên và học sinh

Quản lý công tác QT -ĐS trong trường THCS
Quản lý hồ sơ về việc quản lý đất, hồ sơ về quản lý bất động sản và các tài sản khác theo từng giai đoạn phát triển của nhà trường
Chỉ đạo việc bố trí sử dụng phòng học các khối công trình khác như : phòng học bộ môn , khối phục vụ học tập , khối phòng hành chính , khu sân chơi , bài tập , khu vệ sinh, khu để xe .
Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra các tài sản trong trường, tiếp nhận, mua sắm, phân phối, bảo quản, thu hồi, thanh lýu ,kiểm kê định kỳ , trang bị phục vụ sinh hoạt . theo quy định của nhà nước
Tổ chức đảm bảo các điều kiện sinh hoạt các hoạt động trong trường như :hội trường , phòng họp , nước uống cho giáo viên và học sinh, phấn viết, văn phòng phẩm ..
Đảm bảo việc cấp điện cho học tập ,sinh hoạt , nước sạch cho sinh hoạt trong trường, vệ sinh học đường , y tế học đường .
Tổ chức, theo dõi giám sát , kiểm tra việc bảo vệ an toàn trường học . một mặt đảm bảo trật tự , an ninh trong trường , mặt khác có kế hoạch ngăn chặn , phòng chống các tiêu cực bên ngoài xâm phạm vào nhà trường
Có hệ thống cứu hoả đảm bảo an toàn cho người và cơ sở vật chất trong trường
1.1 Các yêu cầu chủ yếu quản lý công tác HC - QT trong trường THCS
1.1.1. Yêu cầu vận dụng thực hiện cải cách hành chính
Các yêu cầu về cải cách hành chính
- Mục tiêu của cải cách hành chính :đảm bảo nền hành chính nhà nước được thông suốt , hiệu quả và năng động .
Thông suốt được hiểu là các văn bản pháp quy của nhà nước , phải được quán triệt đầy đủ và thực hiện nghiêm chỉnh trong cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên , và học sinh trong trường .
Hiệu quả là trong công tac đảm bảo chất lượng công việc nhưng tốn hao ít nhấ các nguồn lực , điều kiện . nói cách khác là thực hành tiết kiệm chống lãng phí .
Năng động là giải quyết công việc linh hoạt , mềm dẻo ,sát thực tế , kip thời phù hợp với các đối tượng được phục vụ.
- Nội dung cải cách hành chính.
- Phân công trách nhiệm rõ rang cho các tổ và cá nhân theo quy định.
Đơn giản hoá các thủ tục hành chính mà vẫn đảm bảo nguyên tắc , yêu cầu đặt ra.
Hiện đai hoá trang thiết bị va phương tiện cho công tác HC-QT
Thực hiện nghiêm túc luật pháp của nhà nước.
Đầu tư cho công tác HC -QT đầu tư đúng hướng có trọng tâm trọng điểm.
Ứ�ng dụng khoa học - công nghệ trong công tác HC -QT.
Giải quyết tốt vấn đề công chức , công vụ.
1.1.1 Yêu cầu công tác HC -QT với việc giáo dục học sinh
Một là các sản phẩm cơ sở vật chất phải đảm bảo tính sư phạm , về cấu trúc ,màu sắc, kỹ thuật, mỹ thuât,
sự phân bố, vệ sinh môi trường . "mỗi mét vuông trong trường học đều mang tính sư phạm".
Hai là tinh thần ý thức phục vụ, trách nhiệm trong công tác của nhân viên văn thư quản trị, kế toán ,bảo vệ . thái độ, lời nói, kỹ năng giao tiếp .. của họ có tác dụng rất lớn đến tình cảm , nhận thức của học sinh.
2.2.3 Yêu cầu thực hiện các nghị quyết ,chỉ thị ,chính sách của đảng, pháp luật của nhà nước.
Hiệu trưởng phải nghiên cứu nghiêm túc, nắm vững tinh thần nội dung của văn bản, để tổ chức, quán triệt, hướng dẫn, thực hiện có hiệu quả.

Các nhân viên phải nghiên cứu đầy đủ và thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản nhà nước.
Yêu cầu quản lý theo các chức năng quản lý.
Xây dựng kế hoạch công tác HC - QT trong trường THCS
Hiệu trưởng thành lập tổ HC - QT theo điều 15 điều lệ trường TH ( tài liệu đã dẫn) cụ thể sau:
Trường trung học có một tổ HC - QT gồm các nhân viên hành chính, quản lý, lưu trữ, kế toán, thủ quỹ, thư viện, thí nghiệm, y tế học đường, bảo vệ và phục vụ.
Tổ HC - QT có một tổ trưởng do hiệu trương chỉ định và giao nhiệm vụ.
Công tác HC - QT gồm nhiều mặt công tác, nhiều việc sự vụ do đó hiệu trưởng giao nhiệm vụ phải rất cụ thể , tỷ mỷ, chi tiết cho tổ trưởng, cho nhân viên, bao gồm cả công việc theo cơ chế phối hợp giữa tổ HC - QT với các tổ chuyên môn, với các tổ chức đoàn thể quần chúng trong trường.
Các biện pháp quản lý công tác HC - QT trong trường THCS
Xây dựng các quy định, nội quy, trong quản lý công tác HC - QT ở trường THCS
Cơ sở để xây dựng quy định, nội quy về quản lý công
tác HC - QT trong trường THCS
Căn cứ vào các văn bản pháp quy của nhà nước.
Căn cứ vào nhiệm vụ năm học, nhiệm vụ của các bộ phận và tổ HC - QT.
Căn cứ tình hình thực tiễn của nhà trường nói chung và hoạt động của tổ HC - QT nói riêng.
Cách tiến hành:
Đưa các nội dung trọng tâm cần xây dựng thành quy định, nội quy để các tổ chuyên môn, tổ HC - QT và học sinh các lớp thảo luận góp ý, dân chủ.
Sau khi thảo luận, hiệu trưởng yêu cầu tổ trưởng tổ HC - QT tổng hợp và đề xuất ý kiến. Sau đó hiệu trưởng
quyết định bằng văn bản thành nội quy hoặc quy định.
Hiệu trưởng phổ biến các nội quy, quy định để giáo viên, nhân viên, học sinh thấm nhuần, quán triệt và tổ chức thực hiện.
Trong quá trình thực hiện có bổ sung, điều chỉnh để các nội quy, quy định ngày càng được hoàn chỉnh, chất lượng hiệu quả.
Có thể xây dựng các nội quy, quy định sau:
Xây dựng kế hoạch năm học( kế hoạch năm học của trưởng, kế hoạch năm học của tổ HC - QT), kế hoạch từng mặt hoạt độngcủa công tác HC - QT theo năm học.

Xây dựng chức năng, nhiệm vụ của tổ HC - QT.
Nội quy hoạt động của thư viện (nội quy đọc tại thư viện, mượn trả).
Nội quy học sinh. Nội quy bảo vệ trường học. Nội quy ra vào trường học.
Quy định sinh hoạt chuyên môn của các tổ chuyên môn, tổ HC - QT ( về thời gian, địa điểm, nội dung.).
Quy định bảo vệ vệ sinh môi trường. Quy định sử dụng điện, nước.
Quy định trách nhiệm giữa nhân viên thí nghiệm với giáo viên để phục vụ kịp thời việc giảng dạy, học tập trong trường.

Quy định về thời gian, yêu cầu trang thiết bị sách giáo khoa, sách tham khảo trước ngày khai giảng cho giáo viên và học sinh .
Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các tổ chức, cá nhân tham gia công tác HC - QT trong trường THCS.
Hệ thống quan hệ này có nhiều mức độ: mức độ tham gia, mức độ công tác, mức độ hợp tác.
Yêu cầu xây dựng cơ chế phối hợp:
Các tổ chức, cá nhân trong trường phải có trách nhiệm với công tác HC - QT. trong quá trình hoạt động các tổ chức, cá nhân, hàng ngày, hàng giờ đều trực tiếp liên quan và sử dụng các thành quả của công tác HC - QT.
Cách tiến hành:
Tổ chức, cá nhân đề xuất xây dựng các phong trào có nội dung công tác HC - QT và cơ chế phối hợp.
Hiệu trưởng cùng thảo luật, bàn bạc với các tổ chức, cá nhân về nội dung trên để thống nhất ra quyết định và tổ chức thực hiện.
Có thể xây dựng cơ chế phối hợp như sau:
Phong trào " xây dựng nền nếp học tập". Chính quyền quản lý, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh làm chủ.
Xây dựng phong traò "xanh, sạch, đẹp" Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quản lý đoàn viên làm chủ.

Xây dựng "môi trương sư phạm" Nhà trường quản lý, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh làm chủ, công đoàn thanh gia.".
Xã hội hóa công tác HC - QT trong trường THCS.
Tại sao phải thực hiện xã hội hóa công tác HC - QT trong trường THCS ?
Yêu cầu của công tác HC - QT là góp phần giáo dục học sinh.
Mục đích của công tác HC - QT là nhằm đáp ứng các điều kiện, phương tiện vật chất, tinh thần phục vụ hoạt động dạy - học, giáo dục và các hoạt động khác của nhà trường.
Các nội dụng xã hội hóa công tác giáo dục đều có thể huy động vào công tác HC - QT trong trường nhằm phục vụ tốt hơn các hoạt động trong trường THCS.
Cách thức tiến hành:
Xây dựng nhận thức cho các lực lượng xã hội và quần chúng nhân dân. Họ pahỉ hiểu đúng đắn, bản chất vấn đề xã hội hóa công tác giáo dục nói chung trong đó có xã hội hóa công tác HC - QT nói riêng, hiểu sự cần thiết phải tham gia với ý thức tự giác, chủ động. Tuyên truyền thông qua hội họp, giao tiếp.
Tổ chức cho các lực lượng xã hội tham gia vào xây dựng kế hoạch năm học và các loại kế hoạch khác.
Sau khi thu thập nguyện vọng, nhu cầu, sáng kiến của mọi người phải cụ thể hóa thành kế hoạch cho từng họat động về HC - QT. Các kế hoạch phải có tính khoa học và khả thi. Cần thu hút họ bàn bạc đóng góp ý kiến để đi đến xử lý tốt nhất nhăm thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch.
Tổ chức cho các lực lượng xã hội tham gia vào các quá trình thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá.
Phát huy tiềm năng, thế mạnh của các lực lượng xã hội đề họ tham gia vào thực hiện kế hoạch. Có sự phân công rành mạch, hợp lý về đầu việc, nguồn kinh phí, thời gian.
Tổ chức họ tham gia giám sát đánh giá kết quả công việc. Đó là phương thức tốt nhất vì họ là tai, mắt, là người làm trực tiếp và qua đó hiểu công việc và kết quả của nhau.
Hiệu trưởng lựa chọn nội dung để thực hiện xã hội hóa công tác HC - QT.
Tùy theo thực trạng của từng trường mà hiệu trưởng lựa chọn nội dung để tiến hành xã hội hóa công tác HC - QT. Đề xuất một số nội dung sau: về cảnh quan nhà trường, về sửa chữa, tu bổ, xây dựng các khối công trình, về trang thiết bị dạy học, sách cho thư viện, về chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho giáo viên, chú ý tới nhiệm vụ trọng tâm trọng điểm.
Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên tổ HC - QT
Tại sao phải nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên HC - QT ?
Do sự phát triển khoa học công nghệ phát triển nhanh chóng việc trang bị cơ sở vật chất, thiết bị dạy học. trong trường THCS ngày càng hiện đại vì vậy các nhân viên HC - QT phải học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu.
Các nhân viên văn thư, kế toán, quản trị . từ giáo viên chuyển sang, họ cần được trang bị kiến thức chuyên ngành. Một số nhân viên như thư viện, thí nghiệm, bảo vệ. được tuyển từ ngoài v