Quản trị học
Kiểm tra

Là chức năng sau cùng trong tiến trình quản trị. Kiểm tra được xem như là một quá trình cung cấp các thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những ngược điểm của công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định.
Bao gồm :
Tiến trình kiểm tra
Các loại hình kiểm tra
Kỹ thuật kiểm tra
Khái niệm

Kieåm tra laø moät quaù trình ño löôøng keát quaû thöïc teá vaø so saùnh vôùi nhöõng tieâu chuaån nhaèm phaùt hieän söï sai leäch vaø nguyeân nhaân söï sai leäch treân cô sôû ñoù ñöa ra bieän phaùp ñieàu chænh kòp thôøi nhaèm khaéc phuïc söï sai leäch hoaëc nguy cô söï sai leäch, ñaûm baûo toå chöùc ñaït ñöôïc nhöõng muïc tieâu ñoù.
Hình minh hoạ
4 điểm quan trọng cầu lưu ý
Kiểm tra (KT) là một quá trình
KT không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc mà còn là sự kiểm tra đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra.
KT nhằm phát hiện sự sai lệch và nguy cơ sai lệch
KT để thực hiện các biện pháp khắc phục sự sai lệch hướng đến hoàn thành mục tiêu đã định.
Mục đích
Đảm bảo kết quả phù hợp
Đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hiệu quả
Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn
Xác định, dự đoán những chiều hướng, thay đổi cần thiết
Phát hiện kịp thời để sửa sai
Làm đơn giản hóa các vấn đề
Phác thảo nội dung nhằm loại bớt những gì ít quan trọng
Phổ biến chỉ dẫn cần thiết để tăng năng suất, đem lại lợi nhuận cao.
Tác dụng
Làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy
Là khâu sau cùng trong khâu hoạch định, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và động viên họ.
Tự KT không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tac dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo.
Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra :
1/ KT phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
2/ Công việc KT phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị.
3/ Sự KT phải thực hiện ở những khâu trọng yếu
4/ Phải khách quan
5/ Hệ thồng KT phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức
6/ KT phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế
7/ Việc KT phải đưa đến hành động
Kiểm tra
Kiểm tra lại ^^,
Tiến trình kiểm tra
1/ Xác định cá tiêu chuẩn : cần thực hiện các yêu cầu sau
Tránh đưa những tiêu chuẩn không đúng, không quan trọng
Mang tính chất thực hiện
Tránh đưa những tiêu chuẩn mâu thuẫn sau
Phải có sự giải thích hợp lý
Dễ dàng cho việc đo lường
2/ Đo lường thành quả


Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện, để so sánh với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời
3/ Điều chỉnh các sai lệch:
- Có thể sửa chữa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên
- Là nơi mà chức năng KT gặp gỡ các chức năng quản trị khác
Được diễn tả theo sơ đồ:
Hoạt động
Phát hiện sai lầm
Sữa chữa
Hoạt động
sửa chữa
Thông tin
phản hồi
(Feedback)
Tiến trình KT mang tính chất dự phòng

Xác định
Sai lầm
Phân tích
nguyên nhân
sai lầm
Thiết lập
Chương trình
Sửa chữa
Thực hiện
việc
sửa chữa
So sánh thực tế
với tiêu chuẩn
đề ra
Đo lường
kết quả
thực tế
Kết quả
mong muốn
Kết quả
Thực tế
Các điểm kiểm tra trọng yếu
Để có tự mình tìm ra các điểm trọng yếu để KT, nhà quản trị nên tự hỏi mình các câu hỏi sau đây:
1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình?
2. … điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình?
3. … điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch?
4. … điểm cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại?
5. Tiêu chuẩn KT nào ít tốn kém nhất?
6. Tiêu chuẩn KT nào có thể thu nhập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá?
Các loại hình kiểm tra
1/ Kiểm tra lường trước:
là loại hình KT được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra, tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.
Mục đích: tránh sai lầm ngay từ đầu. Cơ sở là dựa vào những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và môi trường nội bộ để đối chiếu với những nội dung của kế hoạch đã lập ra, có còn phù hợp hay không. Không thì chủ động điều chỉnh kế hoạch ngay từ đầu.
2/ KT trong khi thực hiện:
Bằng cách theo dõi trực tiếp từng diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch (trong khi hoạt động đang xảy ra).
Mục đích: nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc rủi ro xảy ra nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
3/ KT sau khi thực hiện:
Được thực hiện bằng cách đo lường kết quả thực tế, đối chiếu với kế hoạch ban đầu.
Mục đích: đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra bài học kinh nghiệm về sự thành công hay thất bại thông qua việc tìm hiểu các nguyên nhân
Tóm lại, mỗi giai đoạn KT đều có những vai trò và tác dụng khác nhau. Để cho công tác KT đạt hiệu quả, sự KT cần thiết phải thực hiện ở cả 3 giai đoạn:
LẬP KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN
KẾ HOẠCH
KẾT QUẢ
ĐẠT ĐƯỢC
Kiểm tra
lường trước
KT trong khi
thực hiện
KT sau khi
thực hiện
Các công cụ KT
1/ Ngân quỹ:
Vừa là công cụ lập kế hoạch, vừa là cộng cụ KT rất quan trọng
a) Các dạng ngân quỹ:
Ngân quỹ thu và chi
Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm
Các ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý
Ngân quỹ về tiền mặt.