Chương 3:
THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ CÔNG
1
TS. BÙI QUANG XUÂN
NỘI DUNG
LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ
CÁC KỸ THUẬT LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ
ĐẨY NHANH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ
2
I. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
ĐẦU TƯ CÔNG
Khái niệm
Vai trò
Yêu cầu
Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án
3
1. Khái niệm
Là quá trình xác định các công việc và hoạt động cần phải tiến hành, cách thức thực hiện, quản lý công việc và các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó nhằm hoàn thành mục tiêu dự án
4
2. Vai trò
Đảm bảo đạt được mục tiêu của dự án;
Đảm bảo trình tự công việc;
Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng;
Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực;
Giúp việc theo dõi và kiểm soát;
Tăng cường giao tiếp và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận;
Huy động vốn;
Cung cấp dữ liệu.
5
2. Lợi ích của việc lập dự án theo LFA
Xác định được một hệ thống các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công hay thất bại của dự án
Xây dựng được một hệ thống các chỉ số đo lường hiệu lực và hiệu quả của dự án, và cung cấp đầy đủ cơ sở cho việ giám sát và đánh giá dự án trong quá trình thực hiện và vận hành.
6
3. Yêu cầu
Tính khoa học
Tính thực tiễn
Tính pháp lý
Tính thống nhất
7
4. Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án
8
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước 2: Xác định các hoạt động phải tiến hành
Bước 3: Tổ chức bộ máy quản lý dự án
Bước 4: Lập kế hoạch tài chính
Bước 5: Lập lịch trình và nguồn lực
Bước 6: Lập kế hoạch kiểm soát
Bước 1: Xác định mục tiêu
Xác định 3 thành phần của dự án:
Mục tiêu phát triển
Mục tiêu dự án
Các kết quả dự án
Phương pháp: LFA
9
Bước 2: Xác định các hoạt động phải tiến hành
Liệt kê tất cả những hoạt động cần phải thực hiện để tạo ra các đầu ra của dự án;
Sắp xếp các hoạt động này theo đúng trình tự lô gíc;
Mô tả nội dung các hoạt động này rõ ràng, chính xác, dưới hình thức dễ quản lý
Công cụ: Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
10
Bước 3: Tổ chức bộ máy dự án
Thiết lập cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án;
Xác định nhu cầu nhân sự;
Tuyển chọn Giám đốc và cán bộ dự án;
Phân công công việc, trách nhiệm và quyền hạn cho các thành viên trong Ban quản lý dự án;
Kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với các bên liên quan khác.
11
Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

Là quá trình dự tính và ước tính các yêu cầu tài chính của một dự án, xác định các nguồn kinh phí và áp dụng các biện pháp để đảm bảo có đủ kinh phí vào đúng lúc cần thiết.
Các giai đoạn:
Bắt đầu từ giai đoạn lập dự án (ước tính chi phí cho các nội dung công việc của dự án);
Trong giai đoạn thẩm định (xem xét lại và chỉnh lý thêm các dự toán)
Trong giai đoạn thực hiện (phân bổ và phân bổ lại kinh phí đáp ứng chi tiêu thường xuyên).
12
Bước 4: Lập kế hoạch tài chính

Nội dung:
Ước tính chi phí cho các kế hoạch công việc chi tiết;
Ước tính chi phí các phần việc của các nhà tư vấn và các nhà thầu khác;
Ước tính chi phí trực tiếp, chi phí quản lý, chi phí dự phòng và các chi phí tài chính khác.
Yêu cầu:
Phải sát với thực tế nhằm tránh tình trạng chi không hết hay bội chi;
Cập nhật để phù hợp với sự thay đổi.
Công cụ: Sử dụng lịch trình thực hiện.
13
Ví dụ về kế hoạch sử dụng tài chính
14
Bước 5: Lập lịch trình thực hiện và nguồn lực
Dự kiến thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động;
Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho mỗi hoạt động;
Kiểm tra liệu các nguồn lực có đủ để kết thúc công việc như đã lập kế hoạch hay không?
Xác định các mốc quan trọng của dự án.
Xác định trình tự cần thiết của các hoạt động;
Xác định các hoạt động quan trọng và dự kiến các rủi ro;
Cân đối giữa thời gian và chi phí
15
Bước 5: Lập lịch trình thực hiện và nguồn lực
Xác định mức và tiến độ sử dụng nguồn nhân lực và thiết bị
Công cụ: Bảng liệt kê các hoạt động, Biểu đồ Grant, sơ đồ thời gian theo giai đoạn, mạng pert.
16
Ví dụ về lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực và thiết bị
17
Bước 6: Lập kế hoạch kiểm soát
Kiểm soát ngân sách, chi phí;
Lập kế hoạch kiểm soát lịch trình thực hiện dự án;
Kiểm soát chất lượng kỹ thuật;
Thiết lập hệ thống báo các dự án;
Kiểm soát những thay đổi
Giám sát các nhà tư vấn, nhà cung cấp và nhà thầu xây dựng hay xây lắp.
18
II. CÁC KỸ THUẬT LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Các kỹ thuật lập lịch trình các hoạt động
Cách thức xác định mức và tiến độ sử dụng nguồn nhân lực và thiết bị
Công cụ phân tích dòng tiền.
19
1. Các kỹ thuật lập lịch trình các hoạt động
Cơ cấu phân chia công việc
Bảng liệt kê các hoạt động
Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng thanh
Kỹ thuật vẽ sơ đồ
Sơ đồ theo giai đoạn thời gian (Time – phased Diagram – TPD)
Mạng PERT hay đường găng (CM)
20
Cơ cấu phân chia công việc (WBS – Work breakdown structure)
Là một bản phân chia chi tiết toàn bộ một dự án thành các bộ phận gọi là phần việc
Nó diễn giải một dự án dưới hình thức tổng hợp các công trình xây lắp, trang thiết bị và những hạng mục cần thiết cho từng công trình hay các hợp đồng xây dựng
Gồm bảng cơ cấu phân chia công việc dạng liệt kê và sơ đồ khối.
21
Cơ cấu phân chia công việc
Cách thức thiết lập WBS:
Bóc tách toàn bộ công việc thành những phần chi tiết và có tính lôgic
Kiểm tra sự đáp ứng của cơ cấu phân chia công việc cả về chức năng và công việc trong dự án
Xem xét khả năng dùng cơ cấu phân chia công việc để phân công lao động trong từng dự án.
22
Cơ cấu phân chia công việc
Phân công trách nhiệm về những phần việc đã xác định cho các đơn vị, các bộ phận, cá nhân
Kiểm tra cơ cấu phân chia công việc theo quy định về báo cáo
Chỉ giới hạn việc lập WBS đến các phần việc trọn vẹn.
23
Nhận dạng một cơ cấu phân chia công việc tốt
Chất lượng và mức độ hoàn thành của công việc có thể đo lường được một cách dễ dàng
Mỗi công việc có sự kiện bắt đầu và sự kiện kết thúc
Thời gian, chi phí và các nguồn lực có thể được ước tính một cách dễ dàng
Bao gồm các công việc có thể quản lý được và các công việc này độc lập với các công việc khác
Bao gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
24
Ví dụ: Cơ cấu phân chia công việc WBS dạng liệt kê
Dự án thủy lợi:
Dọn mặt bằng
Cải tạo mặt bằng gồm:
+ Các kênh tiêu nước
+ Đường xe cơ giới và bộ
+ Dải đường
Các công trình thủy lợi, gồm:
+ Hệ thống kênh mương
+ Thiết bị bơm: trong đó lại gồm: mua sắm; lắp đặt.
Dịch vụ tư vấn
Giám đốc dự án
25
Bảng cơ cấu phân chia công việc dạng sơ đồ khối
26
Tên dự án
A
B
C
E
D
F
G
G
G
BÀI TẬP
Thiết lập bảng cơ cấu phân chia công việc dự án thủy lợi dạng sơ đồ khối.
27
28
Tên dự án
A
Dọn mặt hàng
Cải tạo mặt bằng
Các công trình thủy lợi
Dịch vụ tư vấn
Giám đốc dự án
B
Các kệnh tiêu
C
Đường xe cơ giới và bộ
E
Dải đường
D
HT kênh mương
F
Các kệnh tiêu nước
G
Thiết bị bơm
G
Mua sắm
G
Lắp đặt
Bảng cơ cấu phân chia công việc dự án thủy lợi dạng sơ đồ khối
Bảng liệt kê các hoạt động (để lập kế hoạch tiến độ)
Là cách đơn giản nhất để lập lịch trình tiến hành các hoạt động
Thường sử dụng cho các dự án đơn giản với không nhiều hoạt động và do một vài cán bộ chuyên trách đảm nhiệm.
29
Ví dụ: Về sử dụng Bảng liệt kê các hoạt động (để lập lịch trình)
30
Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng thanh
Là biểu đồ dạng thanh biểu diễn các hoạt động của một dự án hoặc một công việc, mối quan hệ giữa chúng và thời gian cần thiết để tiến hành chúng.
Cách thức thiết lập:
B1: Lập biểu đồ Grannt
B2: Liệt kê các hoạt động hoặc các nhiệm vụ lên cột bên phải và các giai đoạn kế tiếp nhau được đánh dấu từ trên xuống của bảng
B3: Dùng một hình chữ nhật để đánh dấu từng hoạt động nhằm chỉ ra điểm bắt đầu dự kiến và những ngày kết thúc hoạt động
31
Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng thanh
32
B4: Kết nối những hoạt động lệ bằng một đường thẳng
B5: Xác định những điểm quan trọng, và đánh dấu nó bằng hình tam giác
B6: Kéo dài thanh kẻ để thể hiện mức độ tăng giảm về thời gian từ điểm bắt đầu hoặc kết thúc.
Biểu đồ Gannt hay biểu đồ dạng thanh
Ưu điểm:
Vẽ và đọc chúng đơn giản
Được sử dụng trong các môi trường nhỏ và ổn định
Xây dựng một cái nhìn tổng quan về các hoạt động của dự án
Sẵn có trong các phần mềm máy tính cá nhân
Hạn chế:
Khó cập nhật khi có nhiều sự thay đổi
Không thể hiện rõ ràng mối quan hệ tương tác giữa các hoạt động.
33
Bài tập: Sử dụng Biểu đồ Grannt để lập lịch trình cho dự án sau
34
Kỹ thuật vẽ sơ đồ
Sơ đồ là một cách biểu diễn bằng hình vẽ về trật tự loogic của các hoạt động và quan hệ giữa chúng
Một số định nghĩa:
Một sự kiện (mốc hoạt động) được biểu diễn bằng một hình tròn: biểu thị sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hoạt động
Mỗi hoạt động được biểu diễn bằng một mũi tên và thời gian cần để kết thúc.
35
Kỹ thuật vẽ sơ đồ
Hoạt động giả tưởng:
+ Là một hoạt động chỉ mang tính hình thức được biểu diễn trong sơ đồ bằng mũi tên nét đứt để thực hiện một hoạt động sau nó sẽ không thể bắt đầu cho tới khi hoạt động ở phía trước hoạt động giả tưởng kết thúc.
+ Hoạt động giả tưởng không cần tới thời gian chi phí để thể hiện và được đưa vào để đảm bảo tính nhất quán về mặt lôgic
36
Kỹ thuật vẽ sơ đồ
Cách thức: là quá trình thử và sửa
Những hoạt động nào có thể được làm đồng thời với nhau?
Hoạt động nào phải được thực hiện trước khi bắt đầu một hoạt động khác
Hoạt động nào không thể bắt đầu được khi một hoạt động khác chưa được hoàn thành?
37
Kỹ thuật vẽ sơ đồ
Chuyển biểu đồ dạng thanh sang sơ đồ:
Thay hình chữ nhật bằng các đường mũi tên
Bổ sung những mối liên hệ giữa các mốc hoạt động quan trọng của các công việc khác nhau
Gạch bỏ hoàn toàn tư “công việc”, trục ngang chỉ thời gian và biểu diễn thời gian ngay trên chính các đường mũi tên
38
Kỹ thuật vẽ sơ đồ
Ưu điểm:
Chỉ ra tất cả các mối liên hệ giữa các hoạt động
Giảm bớt việc phải chia thành các công việc cụ thể
Thay thế thang chia thời gian bằng các đơn vị thời gian riêng cho mỗi một nhánh cho sơ đồ
Có thể sử dụng cho những dự án khá phức tạp.
39
Sơ đồ theo giai đoạn thời gian (Time – phased Diagram – TPD)
Sơ đồ theo thời gian cũng giống như sơ đồ hoạt động, nhưng có tính đến tỷ lệ về thời gian
B1: Vẽ đường hoạt động chủ yếu CP theo trục nằm ngang
B2: Vẽ những đường và hoạt động khác
Vẽ thêm những đường nét đứt để xác định các hoạt động phụ trợ sẽ kết thúc ở hoạt động nào
Đường hoạt động chủ yếu CP không có đoạn nét đứt
Hoạt động trên những đường chủ yếu là không thể trì hoãn.
40
Mạng PERT hay đường găng (CP)
Là một kỹ thuật sắp xếp các dự án phức tạp bao gồm nhiều hoạt động, trong đó có một số hoạt động phụ thuộc lẫn nhau
Một số định nghĩa:
Sự kiện là điểm bắt đầu và kết thúc các hoạt động chủ yếu trong mạng PERT
Các hoạt động thể hiện thời gian và các nguồn lực cần thiết để tiến triển từ sự kiện này đến sự kiện khác trong mạng PERT
41
Mạng PERT hay đường găng (CP)
Bắt đầu sớm – Early Start (ES): là thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể bắt đầu được thực hiện khi tất cả các hoạt động dẫn tới hoạt động này đều đã được hoàn thành;
Bắt đầu muộn – Late Start (LS): là thời hạn muộn nhất để bắt đầu tiến hành hoạt động mà không trì hoãn thời gian hoàn thành dự án;
Đường găng (CP) là chuỗi sự kiện và hoạt động tốn nhiều thời gian nhất hoặc dài nhất trong mạng PERT.
42
Mạng PERT hay đường găng (CP)
Cách thức tiến hành:
B1: Xác định mọi hoạt động có ý nghĩa cần phải thực hiện để hoàn thành dự án
B2: Xác định trật tự hoàn thành các hoạt động trên
B3: Vẽ biểu đồ dòng các hoạt động từ bắt đầu đến kết thúc, xác định từng hoạt động và mối quan hệ cua nó với tất cả các hoạt động khác
+ Sử dụng vòng tròn để biểu thị những sự kiện và hình mũi tên thể hiện các hoạt động
+ Kết quả là một biểu đồ tiến triển, gọi là mạng PERT
43
Mạng PERT hay đường găng (CP)
B4: Tính toán thời gian ước tính để hoàn thành từng hoạt động
+ Công thức tính thời gian dự tính (te) là:
to+ 4tm+tp
te=
6
+ to: thời gian tối ưu
+ tm: thời gian phù hợp nhất
+ tp: thời gian bi quan nhất
- B5: Sử dụng biểu đồ mạng bao gồm các ước tính thời gian cho từng hoạt động
44
Mạng PERT hay đường găng (CP)
Sử dụng PERT để xác định thời gian thực hiện dự án:
B1: Xác định điểm bắt đầu sớm nhất của mỗi hoạt động (ES)
B2: Xác định điểm bắt đầu muộn nhất của mỗi hoạt động (LS)
B3: Ghi tổng thời gian thực hiện dự án
B4: Xác định đường hoạt động chủ yếu (CP)
45
2. Cách thức xác định mức và tiến độ sử dụng nguồn nhân lực và thiết bị

B1: Dùng biểu đồ thời gian để tính toán nguồn lực
B2: Xác định thứ tự ưu tiên các nguồn lực
Cân đối sử dụng các nguồn lực
Xây dựng đồ thị khối lượng nguồn lực ưu tiên 1
Dịch chuyển các hoạt động không chủ chốt cần nguồn lực ưu tiên 1 theo hướng cần ít nhất
Lặp lại thủ tục trên đối với các nguồn lực tiếp theo
46
3. Lập kế hoạch tài chính cho dự án (công cụ phân tích dòng tiền)
Bước 1: Tính toán chi phí cho một giai đoạn
Chi phí/giai đoạn (tuần) = chi phí bình thường/khoảng thời gian thực hiện
Bước 2: Tính toán chi phí định kỳ và chi phí cộng dồn
Bước 3: Ghi lại các chi phí khác như chi phí gián tiếp, chi phí tiền thưởng… và thời gian cần chi
Bước 4: Cộng tất cả các chi phí và ghi lại các dòng tiền
47
IV. ĐẨY NHANH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Phương pháp đẩy nhanh dự án
Phân tích chi phí tối thiểu
48
1. Phương pháp đẩy nhanh dự án
Lý do:
Thời gian thực hiện dự án là quá dài mà lại bị ràng buộc nghiêm ngặt về thời gian
Dự án đã bị đình trệ lâu cần phải cố gắng khẩn trương để đảm bảo đúng hạn
Hậu quả: làm tăng chi phí
Giải pháp:
Bổ sung nhân lực
Tăng lượng nguyên vật liệu thường xuyên cung cấp
Tăng giờ làm.
49
1. Phương pháp đẩy nhanh dự án
Cách thức:
B1: Xác định thời gian cần đẩy nhanh
B2: Tính toán các mức giảm thời gian có thể đạt được
Mức giảm thời gian có thể = thời gian bình thường – thời gian đẩy nhanh
B3: Tính biên độ chi phí
chi phí đẩy nhanh – chi phí bình thường
Biên độ chi phí =
thời gian bình thường – thời gian đẩy nhanh
50
1. Phương pháp đẩy nhanh dự án
B4: Lựa chọn phương án giảm thời gian hiệu quả nhất (theo trật tự thời gian)
B5: Vẽ lại sơ đồ thời gian theo giai đoạn thể hiện những khoảng thời gian được đẩy nhanh.
51
2. Phân tích chi phí tối thiểu
Mục đích:
Xác định thời hạn tối ưu để dự án có thể được thực hiện với tổng các chi phí thấp nhất
Công thức tính: Tổng chi phí cho dự án = chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp + tiền thưởng
Cách tính:
B1: Tính toán biên độ chi phí của các hoạt động có thể đẩy nhanh
B2: Tìm ra cách đi kinh tế nhất để đạt được các đích hoàn thành khác nhau
52
2. Phân tích chi phí tối thiểu
Mục đích: Tính toán toàn bộ chi phí dự án theo ngày dự kiến hoàn thành và ghi lại khoảng thời gian có chi phí thấp nhất.
53
NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Các điều kiện để một dự án thành công
Những lý do làm cho việc thực hiện dự án không thành công
Những điểm cần quan tâm khi tổ chức thực hiện dự án.
54
1. Các điều kiện để một dự án thành công
Có mục đích rõ ràng
Giải quyết những vấn đề thực tế
Các kế hoạch được trình bày rõ ràng
Được thực hiện bởi những người có năng lực và có động cơ
Được đặt trong một tổ chức có đủ năng lực và khả năng
Nhận được sự hỗ trợ từ những người liên quan.
55
2. Những lý do làm cho việc thực hiện dự án không thành công
Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu không đầy đủ
Mục đích, mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của dự án không được hiểu hoặc không nhất trí ở các cấp
Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác
Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh
Kế hoạch thiếu những chỉ số đo tiến độ đặc biệt, hoặc có nhưng sai
Không xác định được những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án và không lập được kế hoạch dự phòng.
56
3. Những điểm cần quan tâm khi tổ chức thực hiện dự án.

Cần có một sự tuyên bố chính thức
Người đứng đầu dự án cần phải có phương pháp tác động lên động cơ của những người tham gia
Người đứng đầu dự án phải tạo ra môi trường tâm lý tốt cho mọi thành viên để họ sẵn sàng chấp nhận và đối phó với những thay đổi
Người lãnh đạo phải có giải pháp để bù đắp một phần mất mát và an ủi những người bị thiệt thòi
Người lãnh đạo cần phải nắm bắt được đặc điểm văn hóa địa phương để có những cách ứng xử phù hợp.
57