BÁO CÁO CHUYẾN CÔNG TÁC HỌC TẬP VÀ NGHIÊN CỨU KINH NGHIỆM QUẢN LÝ VẬN HÀNH THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KEIO VÀ NAGOAKA - NH ẬT BẢNThời gian: 1 tháng từ 18/02/2006 đến 18/03/2006  Người trình bầy: Hoàng Ngọc Chi Đơn vị công tác: Thư viện và Mạng thông tin. Trường ĐHBKHN 
NỘI DUNG BÁO CÁO
Nguồn lực thông tin.
Hoạt động nghiệp vụ và dịch vụ
Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin.
Một số đề xuất
Thực tập tai Trung tâm thông tin y tế quốc tế (International Medical Information Center – IMIC) (20/02 – 24/02/2006)
Nguồn lực thông tin:

Sưu tầm và cung cấp các thông tin về y tế, nghiên cứu và phân tích các thông tin về y tế cho toàn nước Nhật

Các nguồn bổ sung:
Tự xuất bản các tạp chí và báo cáo thường niên

Mua tài liệu tại các đại lý

Trao đổi với các nhà xuất bản

Nguồn biếu tặng từ các trường đại học
Vốn tài liệu

1,300 đầu tạp chí nội

1,950 đầu tạp chí ngoại

11,800 xuất bản phẩm thường niên (báo cáo khoa học, hội thảo khoa học...) xuất bản từ năm 1997

Các dịch vụ của IMIC
Báo cáo nhanh các tài liệu trong nước về các sản phẩm dược và y tế.

Dịch vụ báo cáo nhanh về sự lây truyền bị gây ra bởi các sản phẩm sinh học

Dịch vụ cung cấp cho việc phát triển CSDL

Dịch vụ cung cấp các tóm tắt

Dịch vụ tìm kiếm và nghiên cứu tài liệu hiện hành
Dịch vụ dịch thuật tài liệu

Dịch vụ cung cấp tài liệu (dưới dạng copy)

Dịch vụ gửi các phân tích nghiên cứu: bao gồm nghiên cứu, sưu tầm, phân tích và chuẩn bị báo cáo về một chủ đề cụ thể liên quan đến y tế, dược hoặc bất kỳ một lĩnh vực nào khác về y tế.
Dịch vụ cung cấp nội dung: các bảng nội dung về các xuất bản phẩm, các ấn phẩm định kỳ có trong thư viện sẽ được copy và chuyển tới các thành viên.

Dịch vụ tổ chức các hội nghị

Dịch vụ xuất bản

Thực tập tại thư viện trường Đại học Keio: (27/02/2006 – 10/03/2006)
Chính sách bổ sung của Mita media center

- Sưu tầm, bổ sung tài liệu phục vụ cho việc học tập, giảng dậy
và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên trong trường Keio.

Sưu tầm những tài liệu quý để lưu giữ trong các thư viện
của Keio Không bổ sung những tài liệu không có giá trị thiết thực

Với những tài liệu mang tính chất chuyên nghành được
lựa chọn bởi các hội đồng của các Khoa.



- Đối với những tài liệu đắt hơn 300.000 yên ~ 2,560 USD thì phải thành lập một hội đồng để xem xét có nên mua hay không như các CSDL, CD-ROM, Electronic Journals, sách hiếm

-Luôn đáp ứng tối đa nhu cầu về tài liệu của người dùng tin


VỐN TÀI LIỆU CỦA MITA CAMPUS
Sách nội địa chiếm 38%

Sách ngoại chiếm 41%

Tạp chí nội chiếm 10%

Tạp chí ngoại 11%

Tạp chí nhận được thường xuyên (nộp lưu chiểu): 10,414 đầu

Tạp chí điện tử: 19,066 đầu

Cơ sở dữ liệu 18

Sách điện tử: 1,627 đầu

Tổng số tài liệu là 2,333,267 cuốn
Tổng kinh phí bổ sung tài liệu là: 49,000,000 Y
Sơ đồ bổ sung của Keio
Kinh phí bổ sung cho toàn bộ tài liệu của Keio lên tới 7,370,000 USD
Thực tập tại Shonan Fujisawa Campus (từ 6/3/2006 đến 10/3/2006)
Nguồn lực thông tin
Tổng số vốn tài liệu thư viện có: 318.074 cuốn trong đó
Tài liệu trong nước: 55%
Tài liệu nước ngoài: 26%
Tạp chí trong nước: 12%
Tạp chí nước ngoài: 7%

Tạp chí giấy: 2.173 titles
Tạp chí điện tử: 21.030 titles
CSDL: 113
Sách điện tử: 1.957 titles
Kinh phí hàng năm dành cho việc bổ sung sách của SFC Media Center là :
196,307,253 yên
Việc lựa chọn các tài liệu để bổ sung vào thư viện thì dựa vào:
Các catalog của các nhà xuất bản
Thông tin từ các cửa hàng sách và các đại lý
Kiểm tra tên sách đó xem có trên ILL không?
Lấy từ các tại liệu giảng dậy của giáo viên
Lấy thông tin từ các cán bộ và sinh viên trong trường
Thực tập tại thư viện Trường Đại học công nghệ Nagaoka: (13/03/2006 – 17/03/2006)
Nguồn lực thông tin
Tài liệu được bổ sung cho thư viện chủ yếu tập trung vào các ngành nghề trường đào tạo như:
Cơ khí, Điện, Điện tử và truyền thông, Khoa học và công nghệ vật liệu, Kỹ thuật môi trường, Công nghệ sinh học, Công nghệ thông tin có nhiều viện nghiên cứu như viện ngôn ngữ, trung tâm xử lý thông tin …..
Tổng số sách thư viện hiện có:  138.316 cuốn. Trong đó:
Sách trong nước: 77.781 cuốn

Sách nước ngoài: 60.535 cuốn

Các xuất bản phẩm định kỳ: 3.833 titles. Trong đó:
Xuất bản phẩm định kỳ trong nước: 2.210 titles
Xuất bản phẩm định kỳ nước ngoài: 1.623 titles
Tạp chí điện tử: 1.259 titles
Ngoài ra còn tham gia vào consortium được sử dụng 220 CSDL và tạp chí online
Quy trình bổ sung tài liệu về thư viện
Bộ phận bổ sung sẽ tiếp nhận yêu cầu từ các giáo sư, cán bộ các khoa, các sinh viên…
Tìm tài liêu từ các catalog của các nhà xuất bản
Cán bộ bổ sung sẽ kiểm tra xem cuốn sách đó đã có ở trong thư viện hay chưa?
Cán bộ bổ sung sẽ cân nhắc tài chính của đơn vị để đặt mua sách qua các nhà sách, các đại lý hay trực tiếp với nhà xuất bản.
Không chỉ trường ĐH Công nghệ Nagaoka và hầu hết các Thư viện ở nhật bản đề bổ sung liên tục có nghĩa là cứ có yêu cầu là bổ sung (online)

Sau một tuần tài liệu đó sẽ được chuyển tới bộ phận bổ sung.Và Thư viện sẽ thanh toán với nhà cung ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Một số đóng góp ý kiến
- Tăng cường đầu tư kinh phí cho việc xây dựng
nguồn lực thông tin cho Thư viện, đặc biệt là các
loại hình tài liệu mới, tài liệu điện tử các cơ sở
dữ liệu điện tử.
- Cần từng bước nghiên cứu và áp dụng các tiêu
chuẩn quốc tế về biên mục tài liệu, tiến tới có thể trao
đổi biểu ghi thư mục với các Thư viện trong nước và
thế giới.
- Cần sớm phối hợp với các Thư viện trong nước và trên thế giới trong việc biên mục tài liệu, bổ sung tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin.

- Mở rộng quan hệ với các tổ chức trong nước và quốc tế khai thác các nguồn tài trợ về tài liệu, hợp tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ.
- Tạo ra các dịch vụ để phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc cũng như tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên trong LINC. Như dịch vụ chắt lọc thông tin, phô tô, tổ chức hội thảo, triển lãm.....
- Mở các lớp học sử dụng thư viện và các máy móc trong thư viện. Có các tour trong thư viện và có người chuyên trách về vấn đề này.
- Chủ động tìm hiểu nhu cầu tin của độc giả để có chính sách bổ sung cho phù hợp.
- Phải có hình thức xử phạt thật đích đáng đối với những trường hợp vi phạm trong thư viên. Liên hệ chặt chẽ các khoa, phòng ban để quản lý một cách tổng thể, và hiệu quả đối với các trường hợp đó.

- Nên có những phòng mở của 24/24h để sinh viên, các nghiên cứu sinh, cán bộ có thể nghiên cứu cả đêm.Nên có những nút mạng chờ hoặc dùng Wireless để bạn đọc có thể mang máy tính đến thư viện sử dụng.
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học nghiệp vụ cho cán bộ thư viện. Trách nhiệm và thái độ của thủ thư đối với công việc và độc giả. Tất cả vì ngưòi dùng tin. Tạo mọi điều kiện tốt nhất cho sinh viên, nghiên cứu sinh, giảng viên và cán bộ trong trường sử dụng thư viện hiệu quả. Xứng đáng là một trong những thư viện hàng đầu Việt nam và Khu vực



Xin chân thành cảm ơn!