MÔN HỌC: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Đề tài: CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Nhóm 3:
Nguyễn Thị Tú Khâm 1356130020
Nguyễn Thị Ngà 1356130029
Phạm Thị Như Ngà 1356130030
Lê Thị Thanh Nguyên 1356130035
Hồ Thị Nhàn 1356130037
Đặng Thị Quý 1356130042
Phan Vũ Phương Quỳnh 1356130044
Huỳnh Thị Kim Thoa 1356130052
I. CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Tài liệu điện tử cũng phải tuân theo các nguyên tắc trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ truyền thống đó là:
Nguyên tắc chính trị
Nguyên tắc lịch sử
Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp
Do đặc điểm riêng biệt của tài liệu điện tử - đó là tính liên tục của tài liệu (từ khi tài liệu chuẩn bị được tạo lập cho đến khi tiêu hủy/hay bảo quản tài liệu là một quá trình liên tục).

=> tiến hành công tác XĐGTTL và phải tiến hành ngay trong giai đoạn chuẩn bị hình thành vòng đời của tài liệu (đây là nguyên tắc mang tính đặc thù trong công tác xác định giá trị của TLĐT).
Nguyên nhân:
1/ Yêu cầu giữ lại bảo quản phải được đưa vào hệ thống điện tử ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống.
Nếu không, sẽ có nguy cơ là tài liệu chỉ được giữ lại trong hệ thống đó trong một khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết sau đó thì có thể bị xoá bỏ hoặc các hồ sơ tài liệu sẽ được quản lý một cách không có hệ thống.
2/ Yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh - đã đặt ra một vấn đề là có thể cần có những phương pháp tiếp cận mới, phù hợp đối với việc xác định giá trị và lựa chọn.
Cụ thể là, cần phải tập trung chú ý vào những chức năng của cơ quan hay cá nhân là nguồn sản sinh tài liệu, các quy trình và hoạt động mà qua đó các chức năng đó được thực hiện hơn là vào chính bản thân tài liệu.
3. Đẩy mạnh liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu:
Các tổ chức lưu trữ phải luôn đồng hành cùng với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ cố định để đảm bảo rằng các tài liệu điện tử được sản sinh ra luôn đáp ứng được những yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử.
II. CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, xác định giá trị tài liệu phải
căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu
Ngoài những tiêu chuẩn trên, TLLT còn có những tiêu chuẩn riêng sau:
1. Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh
Độ tin cậy của thông tin trong một TLĐT được thể hiện ở nguồn gốc xuất xứ của tài liệu đó.
Tính toàn vẹn của thông tin trong tài liệu lưu trữ điện tử là thông tin không bị chỉnh sửa, không mất dữ liệu, vẫn giữ được tính nguyên bản ban đầu.
Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung..
2.Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo đảm được khả năng duy trì tính xác thực và khả năng truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau này. Để đánh giá được tiêu chuẩn này, cần dựa trên những tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia trong tạo lập tài liệu điện tử
Như vậy tiêu chuẩn để xác định giá trị của TLĐT cũng bao gồm các tiêu chuẩn như đối với tài liệu nói chung, có thể tiến hành xác định giá trị cho TLLTĐT dưa trên các cơ sở và tiêu chuẩn cơ bản:
- Dựa vào nguồn gốc (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và hoạt động – chức năng) sản sinh ra tài liệu;
- Tài liệu phải đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực, nguyên vẹn. Đầy đủ nội dung, bối cảnh và cấu trúc dữ liệu, giúp người sử dụng có thể truy cập và hiểu được tài liệu.
III. ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Việc xác định giá trị tài liệu điện tử bao gồm 4 vấn đề nổi bật cần phải quan tâm:
Những đặc tính của tài liệu điện tử có những ảnh hưởng đến việc xác định giá trị tài liệu vì vậy cần dựa vào một số đặc điểm như sau:
Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu trữ như lúc ban đầu
Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc vòng đời của nó không tách rời cơ sở dữ liệu. Điều này cho phép đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu, đảm bảo quá trình quản lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và kiểm soát quá trình sử dụng tài liệu.
2. Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống thông qua mã phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại.
VD: Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.
3. Có ngữ cảnh hành chính, có tác giả, địa chỉ và thời gian tạo ra, có thể nhận dạng được.
Ngữ cảnh hành chính đó là hoàn cảnh của tài liệu đó được hình thành trong các mối quan hệ với các chức năng, nhiệm vụ giải quyết công việc.
Ngữ cảnh là thông tin chứa trong tài liệu hoặc đính kèm tài liệu cụ thể. Đó là thông tin về bản thân tài liệu (ví dụ: tiêu đề, tác giả, thời gian lập) về người lập ra và mục đích tạo lập tài liệu (ví dụ về chức năng quản lý, về tổ chức, đơn vị lập, ai sử dụng, lúc nào, vì sao).
4. Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể.
Tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. TLĐT chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh