Môn: MS Access
Chương I: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Chương II: TABLE (Bảng)
Chương III: QUERY (Truy vấn)
Chương IV: FORM ( Biểu mẫu)
Chương V: REPORT ( Báo biểu)
Chương VI: PAGE (Trang truy cập dữ liệu)
Chương VII: MACRO (Tập lệnh)
Chương VIII: MODULE (Đơn thể lập trình)
Chương I: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
I. C¸c kh¸i niÖm:
1. C¬ së d÷ liÖu (CSDL- Database): CSDL lµ mét tËp hîp nh÷ng th«ng tin, nh÷ng sè liÖu liªn quan ®Õn mét vÊn ®Ò, hoÆc mét môc ®Ých qu¶n lý.
VÝ dô: Qu¶n lý nh©n sù
Qu¶n lý häc sinh

2. Hệ quản trị CSDL: Hệ quản trị CSDL là phần mềm cho phép cài đặt CSDL, dùng các công cụ thao tác trên CSDL đó.
Ví dụ: Hệ QTCSDL Foxpro, Oracle, Access,...
II. Các đối tượng trong một CSDL Access
*Access 2003 có 7 đối tượng: Table (Bảng), Query(Truy vấn), Form (Biểu mẫu), Report (Báo biểu-Báo cáo), Macro(Tập lệnh), Module(Đơn thể lập trình), Page (Trang truy cập dữ liệu)

- Truy vấn (Query) : Là công cụ dùng để lọc, phân tích, tổng hợp dữ liệu.
- Biểu mẫu (Form) : Là đối tượng dùng để nhập hoặc xuất thông tin dưới dạng các tờ biểu thông thường.


- Báo cáo (Report) : Là đối tượng dùng để xuất thông tin.
- Trang truy cập dữ liệu (Page): L� m?t lo?i trang web d?c bi?t dựng d? xem v� l�m vi?c v?i d? li?u t? Internet ho?c intranet
- Tập lệnh (Macro) : Là tập hợp một hoặc nhiều hành động được thực hiện một cách tự động hoá.

- Đơn thể lập trình (Module) : Là các đoạn mã lệnh viết bằng ngôn ngữ Access Basic, để thực hiện một số thao tác không tạo được bằng lưới thiết kế.
III. Khởi động và thoát khỏi Access
1. Khởi động:
Cách 1: StartPrograms Microsoft Office 2003 Microsoft Office Access 2003.
Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng.
Cách 3: Chạy tập tin ứng dụng *.mdb

Giao diện Access sau khi khởi động như sau:
Tuỳ chọn mở 1 File CSDL đã có
Tuỳ chọn tạo mới File CSDL
Danh sách các File CSDL đã mở trong thời gian gần đây nhất

2. Tho¸t khái Access.
C¸ch 1: NhÊp nót Close gãc trªn ph¶i mµn h×nh .
C¸ch 2: FileExit
C¸ch 3: Alt + F4

IV. Các thao tác trên cửa sổ DataBase
1. Tạo mới CSDL
Cách 1: - Khởi động Access
- Chọn Create a new file
- Chọn Blank DataBase
- Chọn đường dẫn và gõ tên CSDL
- Nhấp nút Create
Cách 2: - FileNew Database (Ctrl + N)
- Hoặc kích nút New Database trên thanh công cụ
2. Mở một CSDL đã có
Cách 1: - Khởi động Access
- Chọn Open an Existing Database
- Chọn đường dẫn và chọn tên CSDL
- Nhấp nút Open hoặc Enter
Cách 2: - FileOpen Database (Ctrl + O)
- Hoặc kích nút Open Database trên thanh công cụ
3. Cửa sổ Database
Tiêu đề cửa sổ mang tên CSDL
Tên trang chứa đối tượng
Danh sách Các đối tượng trong lớp đối tượng đang chọn
- Cöa sæ Database lµ cöa sæ qu¶n lý chung cña mét CSDL gåm cã:
+ Thanh tiªu ®Ò:
Tªn CSDL: Database
Vd: Ketoan:Database
+ 6 trang (tab- ACC97): chøa ®èi t­îng vµ c¸c nót lÖnh thùc hiÖn trªn c¸c ®èi t­îng

- Ta cã thÓ di chuyÓn qua l¹i gi÷a c¸c trang b»ng c¸ch :
C¸ch 1: NhÊp chuét vµo ®èi t­îng
C¸ch 2: ViewDatabase ObjectTªn trang
C¸ch 3: CTRL + TAB
4. Thao tác với đối tượng
- Tạo mới đối tượng:
Cách 1: + Chuyển đến trang chứa đối tượng
+ Nhắp nút New
Cách 2: Insert Table, Query, Form, Report, Macro, Module,
- Mở một đối tượng
Cách 1: + Chuyển đến trang chứa đối tượng
+ Chọn đối tượng
+ Nhấn Enter hoặc nhấn Open (Table, Query, Form), Preview (Report), Run ( Macro, Module)
Cách 2: Nhấp kép lên tên đối tượng
- Thiết kế, sửa đổi một đối tượng
+ Chuyển đến trang chứa đối tượng
+ Chọn đối tượng
+ Nhấn nút Design hoặc bấm tổ hợp phím CTRL +Enter
- Đổi tên
+ Chọn đối tượng
+ Edit Rename, hoặc nhấp phải chuột lên đối tượng Rename, hoặc bấm phím F2.
+ Gõ tên và bấm Enter
- Xóa đối tượng
+ Chọn đối tượng
+ Edit Delete, hoặc nhấp phải chuột lên đối tượng Delete, hoặc bấm phím Delete.


- Copy đối tượng
+ Chọn đối tượng
+ Edit Copy, hoặc nhấp phải chuột lên đối tượng Copy, hoặc bấm tổ hợp phím CTRL+ C.
+ EditPaste, hoặc nhấp phải chuột lên đối tượng Paste, hoặc bấm tổ hợp phím CTRL+ V.
+ Gõ tên mới của đối tượng OK

Ngoài ra còn có các tuỳ chọn khác
. Structure Only
. Structure and Data
. Append Data to Existing Table
V. Biểu thức, toán tử và các hàm thông dụng
1. Biểu thức: Là cách mô tả một giá trị gồm một dãy các toán hạng và các toán tử.
Toán hạng: Là các con số, hằng số, biến số và các hàm.
Ví dụ: 3 + 5
[TT] = [SL] * [DonGia]

-Trong Access biểu thức bắt đầu bằng dấu " = "
- Trong Access biểu thức dùng để dặt điều kiện hoặc làm biểu thức tính toán
- Để kiểm tra kết quả của một biểu thức
+ CTRL + G để mở cửa sổ Debug
+ Gõ ? nhấn Enter
+ Nếu biểu thức hợp lệ thì dòng tiếp theo là kết quả của biểu thức
Nếu biểu thức không hợp lệ thì cửa sổ thông báo lỗi
2. To¸n tö
Là các kí hiệu, các kí tự, hay các từ khoá đã được quy định theo một ý nghĩa nhất định


2. Toán tử
a.Toán tử số học
+, -, * (nhân), / (chia), (chia nguyên), mod (chia lấy dư), ^ (mũ)
VD: 15 / 2 = 7.5
15 2 = 7
15 mod 2 = 1
b.Toán tử so sánh
<, <=, =, >=, >, <> (Khác)
VD: 15 > 2 cho kết quả là True
15 <> 15 cho kết quả là False

c.Toán tử luận lý (Logic)

Not: Phủ định
VD: not(5 > 3) cho kết quả False

And: Và
VD: (5 <> 5) and (5 > 3) cho kết quả False

Or: Hoặc
VD: (5 <> 5) or (5 > 3) cho kết quả True

d.Toán tử ưu tiên ()


VD: (4 + 2) * 5 cho kết quả 30

e.Toán tử so sánh đặc biệt

Is: Chính là
VD: Is Null khẳng định một giá trị rỗng
Is not Null
In: Rơi vào trong
VD: [Thu] In ("Hai", "Tư", "Sáu")

Between...and... : Trong khoảng
VD: Between 400 and 500
Like: Giống như

?: Thay thế cho một ký tự
VD: Hoa like H?a cho KQ True
#: Thay thế cho một số
VD: 125 like 1#5 cho KQ True
*: Thay thế chuỗi rỗng hoặc chuỗi bất kì
VD: Hoa like Hoa* cho KQ True
Hoa like H* cho KQ True
f.Toán tử ghép nối
+: Cộng hoặc kết nối
Số + Số: Phép cộng
Số + Chuỗi: Sai kiểu dữ liệu
Chuỗi + Chuỗi: Chuỗi ghép nối
&: Kết nối
Số & Số: Số ghép nối
Số & Chuỗi: Chuỗi
Chuỗi & Chuỗi: Chuỗi ghép nối
3. Hằng trị
Giá trị biểu hiện luôn luôn không thay đổi
T, F, Null, Page, Pages
Date, time, now...
4. Dấu rào
" ": Rào chuỗi
VD: "Trường Việt Tiến"
[ ]: Rào tên trường, tham số
VD: [HoTen], [Ngày nào]...
# / / #: Rào ngày
VD: #15/1/2003#
5. Các hàm thông dụng
a. Hàm xử lý chuỗi
- Left(St, n)
Ví dụ:
Left("Viet Tien",4) = "Viet"
- Right(St, n)
Ví dụ:
Right("Viet Tien",4) = "Tien"
- Mid(St, n1,[n2])
Ví dụ:
Mid("Trường Viet Tien",7,4) = "Viet"
- Len(St)
VD: Len("Viet Tien") = 9
Instr([n],St1,St2)
VD:
Instr("Học học nữa học mãi", "học") = 1
Instr(6,"Học học nữa học mãi", "học") = 13
Instr(14,"Học học nữa học mãi", "học") = 0
b. Hàm xử lý ngày
- Date()
VD: date()= #3/3/2004#
- Day(d)
VD: Day(date()) = 18
- Month(d)
- Year(d)
c. Hàm chuyển số liệu
- Val(St)
VD: val("0511")=511
- Str(n)
VD: Str(65) + " Hoàng văn Thụ"
- Cdate(St)
VD: Cdate("1/1/04") = #01/01/04#
d. Hàm logic
- Cú pháp:
IIF (Dieu_Kien, Gia_Tri_1, Gia_Tri_2)
- Hoạt động:
Hàm IIF trả về Gia_Tri_1 nếu Dieu_Kien nhận giá trị đúng, ngược lại trả về Gia_Tri_2
e. Hàm thống kê dữ liệu
Cú pháp chung:
Tên hàm(Bthức,Nguồn,[Điều kiện])
B thức: Là một chuỗi, thường là một biến trường hoặc phép tính trên các biến trường
Nguồn: Là một chuỗi mang tên của bảng hay truy vấn chứa dữ liệu
Điều kiện: Là một chuỗi có biểu thức điều kiện chọn lựa các mẫu tin
Một số hàm CSDL:
Dsum: Trả về tổng các giá trị từ tập hợp các mẫu tin trong bảng hoặc truy vấn
Ví dụ: Dsum("[sltondk]","DMVT","[MaVT] Like `S*`")
Dcount:Đếm số mẫu tin
Ví dụ: Dcount("[MaVT]","DMVT", "[MaVT] Like `S*`")
Dcount("[MaVT]","DMVT")
DMin:Trả về giá trị nhỏ nhất trên biểu thức từ tập hợp các mẫu tin trong nhóm.
Ví dụ:
DMin("[dongiatk]","DMVT", "[MaVT] Like `X*`")

DMax: Trả về giá trị lớn nhất trên biểu thức từ tập hợp các mẫu tin trong nhóm.
Ví dụ:
DMax("[dongiatk]","DMVT","[MaVT] Like `X*`")

DAvg:Trả về giá trị trung bình trên biểu thức từ tập hợp các mẫu tin trong nhóm.
Ví dụ:
DAvg("[dongiatk]","DMVT","[MaVT] Like `X*`")

DLookup:Trả về giá trị của biểu thức từ tập hợp các mẫu tin trong nhóm.
Ví dụ:
DLookup("[tenvt]","DMVT","[MaVT] = `G003`")

Quay lại
Chương II: TABLE (Bảng)
I. Giới thiệu:
- Table là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL, là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng nào đó
- Bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột.
I. Giới thiệu:

- Hàng (Record, bản ghi, mẫu tin) là tập giá trị trên các thuộc tính khác nhau của một đối tượng.
- Cột (field, trường) là tập giá trị trên cùng một thuộc tính các đối tượng khác nhau
I. Giới thiệu:

- Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng nào đó.
II. Các kiểu dữ liệu
- Để quy định cách lưu trữ thông tin trên máy tính.
1. Kiểu Text
Kiểu chuỗi kí tự bất kỳ, dài tối đa 255 kí tự.
VD: "Trường THCN CKN Việt Tiến"
II. Các kiểu dữ liệu
2. Kiểu Memo:
3. Kiểu Number: Dữ liệu kiểu số, gồm:
Kiểu số nguyên
Byte (1->255)
Integer (-32767 ->32767)
Long Integer

II. Các kiểu dữ liệu
Kiểu số thực
Single (-3.4*10308->3.4*10308)
Double (-1.797* 10308 -> 1.797* 10308)
3. Kiểu Number:

II. Các kiểu dữ liệu

4. Kiểu Date/time:
Dữ liệu kiểu ngày tháng năm và giờ
5. Kiểu Currency:
Dữ liệu kiểu tiền tệ

II. Các kiểu dữ liệu
6. Kiểu Autonumber:
Kiểu số đếm tự động, do Access tự gán, không thay đổi được

II. Các kiểu dữ liệu
7. Kiểu Yes/No:
Kiểu logic đúng (T)/ sai(F),có/không, bật/tắt.
II. Các kiểu dữ liệu

8. Kiểu OLE Object:
Kiểu đối tượng liên kết nhúng
9. Kiểu Hyperlink:
Kiểu liên kết siêu văn bản


III. Tạo bảng
1. Các cách tạo mới một Table
Tại cửa sổ Database chọn tab Tables New
Có 5 Cách tạo mới
+ Datasheet View
+ Design View

+ Table Wizard
+ Import Table
+ Link Table
a. Tạo bảng bằng Datasheet View
TablesNew Datasheet ViewOK
Xuất hiện Datasheet View.
Thay thế tên trường, nhập dữ liệu.
FileSave ên bảng.
Chọn có khoá chính hay không.
b. Tạo bảng bằng Design View
TablesNew Design ViewOK
Xuất hiện cửa sổ thiết kế.
Gõ tên trường, kiểu dữ liệu, các thuộc tính.
FileSave ên bảng.
Nhấp View để nhập dữ liệu.
c. Tạo bảng bằng Table Wizard
TablesNew Table WizardOK
Xuất hiện cửa sổ Table Wizard
Chọn mẫu bảng, chọn mẫu trườngNext
Đặt tênNext
Tạo quan hệFinish
a. Tạo bảng bằng Import Table
TablesNew Import TableOK
Xuất hiện cửa sổ Import
Chọn tên CSDLImport
Xuất hiện cửa sổ Import Objects
Chọn bảngOK
b. Tạo bảng bằng Link Table
TablesNew Link TableOK
Xuất hiện cửa sổ Link
Chọn tên CSDLLink
Xuất hiện cửa sổ Link Objects
Chọn bảngOK
2. Tạo mới Table bằng Design View
a. Cách tạo
- Tables New Design ViewOK
- Gõ tên trường tại cột Field Name

- Chọn kiểu dữ liệu tại cột Data Type
- Đặt thuộc tính tại vùng Field Properties
- Gõ các chú thích cho trường tại cột Description (không bắt buộc)

- Lưu bảng, đặt tên cho bảng
- Để nhập dữ liệu cho bảng thì chọn tên bảng và nhấn Open
* Chú ý:
+ Khi lưu bảng lần đầu tiên:
+Nhắp nút View để chuyển đổi giữa hai chế độ:
+ Đặt tên:

b. Tạo lập khoá chính cho Table
- Kn khoá chính: Là 1 trường hoặc tập hợp nhiều trường
- Cách thiết lập:
+ Tạo khoá cho 1 trường:
+ Tạo khoá cho nhiều trường:
(Edit/ Primary Key hoặc nhấp biểu tượng)
c. Các thành phần của cửa sổ thiết kế
+Vùng lưới thiết kế
- Field name : Tên trường
- Data type : Kiểu dữ liệu của trường
- Description: Ghi chú thích

+ Vùng thuộc tính của trường:
(Field Properties):
- Gồm 2 nhóm:
Nhóm General
Nhóm Lookup

c1. Nhóm General
Field size:
Kích thước trường, có trên kiểu dữ liệu Text, Number
Format: Định dạng dữ liệu khi hiển thị.
- Trường kiểu Text:
< : Chuyển thành chữ thường
> : Chuyển thành chữ hoa
-Trường kiểu Number:
General number:1234.5->1234.5
Standard:1234.5->1,234.50
-Date/Time: mm/dd/yy
hoặc mm/dd/yyyy

-Trường kiểu Yes/No: (Yes/No,True/False,On/Off)
VD mô tả trường GioiTinh
"Nam"; "Nữ"
Caption: Diễn giải tên trường
Decimal Places: Số chữ số lẻ thập phân trong trường kiểu số
Default Value: Giá trị mặc định của trường
Validation Rule: Biểu thức điều kiện kiểm tra hợp lệ khi nhập dữ liệu
Validation Text: Chuỗi thông báo lỗi khi nhập sai điều kiện ở mục validation Rule
Allow Zero Length: Nếu là Yes thì cho phép trường lưu trữ chuỗi rỗng "" thay vì giá trị Null
Indexed: Lập chỉ mục:
No
Yes (Duplicates OK)
Yes (No Duplicates)

Required:
Nếu là Yes thì trường bắt buộc nhập DL khi thêm mẫu tin mới
Nếu là No thì không cần thiết

c2. Nhóm Lookup

+Tạo trường Lookup Wizard:
Giá trị lấy từ một danh sách
- Data type: Chọn Lookup Wizard
- Chọn kiểu lấy giá trịNext
- Chọn bảng hay truy vấn nguồnNext
- Chọn các trường hiển thịNext
- Thay đổi giao diệnFinish
3. Tạo mới Table bằng Import Table
Tables/New/Import Table/OK
Xuất hiện cửa sổ Import
Chọn tên CSDL ImportImport
Xuất hiện cửa sổ Import objects
Chọn bảng/OK
IV. Quan hệ
Là công cụ dùng để liên kết thông tin trên các bảng theo quan hệ dữ liệu thực tế
Các trường có quan hệ với nhau gọi là trường chung
1. Các loại quan hệ
- Quan hệ 1_nhiều:
(1: Chính, Nhiều: Phụ)
ứng với mỗi mẫu tin trên trường chung của bảng chính không có hoặc có nhiều mẫu tin trên bảng phụ. ứng với mỗi mẫu tin trên bảng phụ có và duy nhất một mẫu tin trên bảng chính
- Quan hệ 1_1:
ứng với mỗi mẫu tin trên trường chung của bảng này có thể có một mẫu tin trên bảng kia và mỗi mẫu tin trên bảng kia có tối đa một mẫu tin trên bảng này
2. Kiểm tra dữ liệu trước khi tạo
Dữ liệu cùng kiểu, có cùng các thuộc tính định dạng
Dữ liệu trên trường chung của bảng phụ phải có mặt trên trường chung của bảng chính
Thuộc tính Indexed của trường chung
3. Thiết lập quan hệ
ToolsRelationships xuất hiện cửa sổ Relationships
Tự xuất hiện hoặc cho xuất hiện Show Table
Chọn bảngClose
Giữ trường chung trên bảng chính kéo thả vào trường chung trên bảng phụ
Chọn toàn vẹn dữ liệuCreate
4. Các tuỳ chọn toàn vẹn dữ liệu
Enforce Referential Integrity
Toàn vẹn tham chiếu
Cascade Update Related Fields
Tự cập nhật các trường liên quan
Cascade Delete Related Records
Tự xoá các bản ghi liên quan
5. Hiệu chỉnh quan hệ
Xem toàn bộ quan hệ mở cửa sổ quan hệ: 3 cách
RelationshipsShow all
Nhấp biểu tượng
Chuột phải/show all
Để chỉnh sửa hoặc xoá quan hệ ta nhấp phải chuột trên đường nối và chọn
Edit relationships: Chỉnh sửa
Delete: Xoá
V. Các thao tác trên cửa sổ Datasheet
Cửa sổ hiển thị dữ liệu dạng hàng và cột, có trên Table, Query hay Form
1. Đánh dấu
- Đưa chuột vào đầu dòng hoặc cột (dòng) hoặc (cột) thì nhắp chuột, khi đó dòng hoặc cột sẽ được bôi đen
- ấn tổ hợp phím Ctrl + A để bôi đen toàn bộ Dataheet
2. Định dạng
- Mọi định dạng áp dụng cho toàn bộ dữ liệu
-FormatFont
-Hoặc dùng thanh Formatting
3. Vị trí, kích thước trường
Vị trí:
- Chọn trường
- Giữ phím trái chuột và kéo
- Thả tại vị trí mong muốn
Kích thước:
- Rà chuột trên phân cách hai tiêu đề trường
- Giữ phím trái chuột và kéo (Hoặc nhấp kép)
- Thả tại vị trí mong muốn
4. Thêm, xoá mẫu tin
Thêm: 3 cách:
- InsertNew Record
- Nhấp chuột phảiNew Record
- Về dòng cuối
Xoá:
- ChọnDelete
- EditDelete Record
- Chọn và nhấp nút xoá
5. Sắp xếp
- Đặt con trỏ trên trường cần sắp xếp
- RecordsSortSort Ascending hoặc nhấp biểu tượng để sắp tăng
- RecordsSortSort Descending hoặc nhấp biểu tượng để sắp giảm
1. Tìm kiếm và thay thế
Tìm kiếm
- Đặt con trỏ trên trường cần tìm
- EditFind (CTRL+F). Xuất hiện cửa sổ tìm kiếm
- Nhập các giá trị vào ô Find what
- Nhấp Find next để tìm
Thay thế:
- Đặt con trỏ lên trường cần thay thế
- Edit Replace (Ctrl+H). Xuất hiện cửa sổ tìm kiếm, thay thế.

- Nhập giá trị tìm kiếm vào find what và giá trị cần thay thế vào replace with
- Nhấp chuột vào nút Find Next để tìm.
-Nếu tìm thấy, nhấp chuột vào nút Replace hoặc nút Replace All để thay thế
2. Lọc dữ liệu
a. Lọc theo mẫu: Cách lọc:
- Trên menu gọi Records / Filter / Filter by Form, hoặc nhắp vào biểu tượng
- Tại dòng trắng chọn giá trị trong danh sách hoặc nhập biểu thức làm tiêu chuẩn lọc
2. Lọc dữ liệu
- Trên menu gọi Filter/ Apply Filter - Sort, hoặc nhắp vào biểu tượng

Loại bỏ lọc bằng cách:
- Trên menu gọi Records / Remove Filter - Sort hoặc nhắp biểu tượng
2. Lọc dữ liệu
b. Lọc theo mẫu tin đang chọn:
- Lọc nhanh số liệu theo tiêu chuẩn trường mà con trỏ đang chọn bằng giá trị của mẫu tin đang chọn
2. Lọc dữ liệu
b. Lọc theo mẫu tin đang chọn:
- Đặt con trỏ tại trường và mẫu tin cần lọc, gọi lệnh Records/ Filter/ Filter By Selection
2. Lọc dữ liệu
c.Lọc loại trừ mẫu tin đang chọn
- Lọc loại trừ các mẫu tin có giá trị mà con trỏ đang đứng
- Records/ Filter/ Filter Excluding Selection
Chương III: Truy vấn (Query)
Là công cụ dùng để lọc, phân tích, tổng hợp và cập nhật dữ liệu.
Dữ liệu được xuất trực tiếp hoặc làm nguồn cho các đối tượng cao hơn (Form, Report,...)
Truy vấn sẽ lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng cũng có thể lấy dữ liệu từ một truy vấn khác.
Các loại truy vấn
Truy vấn chọn lọc (Select Query)
Truy vấn tham chiếu chéo (CrossTab Query)
Truy vấn kiểm tra dữ liệu
Truy vấn hành động (Action Query)
I. Truy vấn chọn lọc
(Select query)
Là loại truy vấn phổ biến nhất dùng để lọc dữ liệu và được tạo bằng Design View
1. Cách tạo
QueriesNewDesign ViewOK
Xuất hiện Show table
Chọn nguồnadd. Xong kớch Close
Đưa trường vào lưới thiết kế
Đặt điều kiện
Lưu và xem
2. Cửa sổ thiết kế
* Vùng dữ liệu: Các bảng, truy vấn và quan hệ nếu có
* Lưới thiết kế (QBE)
Field: Tên trường hay biểu thức
Table: Tên bảng nguồn
Sort: Cách sắp xếp
Show: Hiển thị hay không
Criteria, Or: Điều kiện
3. Một số thao tác trong thiết kế query
a. Đưa trường vào lưới thiết kế
Một trường: Chọn trên dòng field
Giữ, kéo và thả
Nhấp kép
Nhiều trường: Chọn (CTRL, SHIFT)
Giữ, kéo và thả
Toàn bộ trường: Chọn *
b. Chèn, xoá và di chuyển trường
Chèn thêm trường:
+ Nhấp chuột vào trường cần chèn ở bảng nguồn kéo thả vào cột cần chèn ở lưới thiết kế của query
+ Đặt con trỏ tại vị trí cột cần chèn vào Insertcolumns, chọn tên trường tương ứng tại vị trí cột đó
Xoá trường:
+ Bôi đen các cột cần xoá
Nhấn Delete
+ Xoá tất cả các trường
EditClear Grid
Di chuyển trường:
+ Chọn các trường cần di chuyển, giữ chuột trái và kéo thả tại vị trí mong muốn
c. Đặt lại tên cho cột trong query:
Đặt con trỏ phía trước trường cần đặt tên, gõ tên cần đặt tiếp theo là dấu :
Tên cần đặt:
Ví dụ: Mã vật tư:MaVT
d.Tạo trường tính toán trong query: Đặt con trỏ tại cột cần tạo trường tính toán, gõ tên trường cần đặt tiếp theo là dấu : sau đó là biểu thức
Tên cần đặt:
Ví dụ:
TT:[SoLuong]*[DonGia]
3. Thống kê trong truy vấn
* Các bước tạo:
- Tạo truy vấn chọn lọc
- Trên cửa sổ thiết kế chọn
ViewTotals hoặc nhấp nút ?
- Trên lưới xuất hiện dòng Totals. Tại đây chọn hàm thống kê.
- Nhắp nút View để xem kết quả
- Lưu query lại
* Các hàm thống kê:
Sum: Tính tổng trong một nhóm trên trường số
Avg: Trung bình cộng trong một nhóm trên trường số
Max, Min: Giá trị lớn nhất, nhỏ nhất
Count: Đếm số bản ghi trong một nhóm
First, Last: Giá trị đầu tiên (Cuối cùng)
Group by: Nhóm các bản ghi thành một nhóm
Where: Trường đặt điều kiện
*Chú ý:
- Trường chọn là Where thì không được hiểu thị dữ liệu ( Không chọn ở dòng Show)
- Truy vấn thống kê không sử dụng trường đại diện *
5. Tạo tham số cho truy vấn
- Để tạo truy vấn chủ động chọn những mẫu tin dựa trên giá trị được nhập vào khi người sử dụng mở truy vấn ta cần thiết kế truy vấn có tham số
-Truy vấn có tham số khi hình thành sẽ xuất hiện hộp thoại (Enter Parameter Value) để hỏi các tham số, người sử dụng sẽ nhập vào các giá trị cho tham số
- Tham số không được trùng tên trường và đặt trong dấu [...]
Ví dụ: [Từ ngày]
- Tham số nên đặt gợi nhớ, dễ hiểu ngắn gọn
- Khi chạy truy vấn ta nhập giá trị cụ thể cho tham số
* Cách tạo:
-Tạo truy vấn lọc
- Tại dòng Criteria hoặc tại biểu thức tính toán đặt tham số cho truy vấn
6. Các kiểu kết nối
Cách tạo: Nhắp nút Join Type
Kết nối bằng (Inner Join): Cho dữ liệu tổng hợp trên 2 bảng, sao cho các bản ghi có giá trị trên trường chung của 2 bảng là bằng nhau (Đây là kiểu Access mặc định)
Kết nối ưu tiên bên trái (Left Join): Cho dữ liệu tổng hợp trên 2 bảng, sao cho các bản ghi có giá trị trên trường chung của 2 bảng là bằng nhau, và tất cả các bản ghi trên bảng bên trái
Kết nối ưu tiên bên phải (Right Join): Cho dữ liệu tổng hợp trên 2 bảng, sao cho các bản ghi có giá trị trên trường chung của 2 bảng là bằng nhau và tất cả các bản ghi trên bảng bên phải
II. Truy vấn tham chiếu chéo (Crosstab query)
Dùng để chuyển các bảng dữ liệu về dạng tham chiếu theo hàng và cột
Tiêu đề hàng
Thống kê
Tiêu đề cột
Giá trị
* Cách tạo 1: (Tự tạo)
- Tạo truy vấn lọc
- Query Crosstab Query. Xuất hiện Total và Crosstab
- Tại dòng Total chọn:
+ Group by cho tiêu đề hàng, tiêu đề cột
+ Chọn hàm thống kê giá trị cho giao giữa hàng và cột, cho cột thống kê
- Tại dòng Crosstab chọn:
+ Row Heading cho tiêu đề hàng, cho cột thống kê
+ Column Heading cho tiêu đề cột
+ Value cho giao giữa hàng và cột

* Cách tạo 2: (Tạo bằng wizard)
- Queries ewCrosstab query wizardOK
- Chọn 1 bảng hoặc 1 truy vấn làm nguồnNext
- Chọn các trường làm tiêu đề hàngNext
- Chọn 1 trường làm tiêu đề cộtNext
- Chọn trường làm giá trị giao của hàng và cột, chọn hàm cần thống kêNext
- Đặt tên lại cho queryFinish
III. Truy vấn kiểm tra dữ liệu
1.Truy vấn tìm kiếm bản ghi không phù hợp (Find Unmatched Query)
- Dùng để tìm kiếm những bản ghi có trên một bảng mà giá trị trên trường chung không tìm thấy trên bảng kia
Bảng chứa bản
ghi liên quan
Bảng chứa bản ghi
trong query kết quả
Trường
liên
kết
Query
kết
quả
* Cách tạo:
- QueriesNewFind Unmatched Query wizardOK
- Chọn bảng chứa kết quảNext
- Chọn bảng cần so sánhNext
- Chọn trường cần so sánhNhấp nút " <=>" để liên kết Next
- Chọn các trường hiển thị thêm Next
Đặt tên lại cho QueryFinish.
2. Truy vấn tìm kiếm bản ghi trùng lặp (Find Duplicates query)
Tìm kiếm các bản ghi với các giá trị trùng nhau trên một số trường của 1 bảng hay truy vấn.
Thông tin
hiển thị thêm
Thông tin trùng
* Cách tạo:
-QueriesNewFind Duplicates query wizardOK
- Chọn bảng hay truy vấn làm nguồnNext
- Chọn các trường chứa thông tin trùngNext
- Chọn các trường hiển thị thêmNext
- Đặt tên lại cho queryFinish.
III. Truy vấn hành động
1. Truy vấn tạo bảng (Make table query)
Dùng để tạo bảng lưu giữ dữ liệu có trên một truy vấn
Cách tạo:
- Tạo 1 truy vấn lọc thông thường
- QueryMake table query
Xuất hiện hộp thoại MakeTable, gõ tên bảng mới OK
- Nhấp nút Run (!) xuất hiện
thông báo có bao nhiêu mẫu tin trong bảng mới tạo.
Chọn yes để xác nhận tạo bảng
Kiểm tra kết quả của truy vấn ta vào tab Tables, mở bảng vừa tạo so sánh với yêu cầu.
2.Truy vấn cập nhật (Update query)
Dùng để cập nhật giá trị của một số bản ghi theo một nhóm có cùng tính chất.
Cách tạo:
- Tạo 1 truy vấn thông thường
- QueryUpdate Query
Xuất hiện thêm dòng Update to trong cửa sổ thiết kế.
- Nhập vào giá trị cần cập nhật tại dòng UpdateTo
- Kích nút Run(!).
Xuất hiện thông báo có bao nhiêu mẫu tin được cập nhật.
Để kiểm tra kết quả của truy vấn ta mở bảng được cập nhật và so sánh với yêu cầu
3. Truy vấn nối dữ liệu (Append query)
- Dùng để nối các bản ghi của một bảng này vào một bảng khác
* Cách tạo:
- Tạo truy vấn có nguồn là dữ liệu cần nối
- QueryAppend Query
- Xuất hiện cửa sổ Append to, chọn tên bảng được nối dữ liệu.OK
- Nhấp nút Run(!)
- Chọn yes để xác nhận việc nối
Để kiểm tra kết quả của truy vấn ta mở bảng được nối và so sánh với yêu cầu
4. Truy vấn xoá dữ liệu (Delete query)
- Dùng để xoá các bản ghi trên một hoặc nhiều bảng theo nhóm thoả mãn tính chất nào đó
* Cách tạo:
- Tạo truy vấn lọc dữ liệu
- Query Delete query
- Xuất hiện dòng Delete
- Nếu xoá mà không có điều kiện thì chọn From, có điều kiện chọn Where
- Nhấp nút Run(!)
-Nhấp Yes để chấp nhận việc xoá
Để kiểm tra kết quả của truy vấn ta mở bảng được xoá và so sánh với yêu cầu
Chương IV: FORM (Biểu mẫu)
I. Tổng quan về Form
Form là đối tượng dùng để nhập xuất thông tin dưới dạng các tờ biểu thông thường

1. Đặc điểm của Form trong CSDL
- Thông tin lấy từ bảng hay truy vấn và có thể độc lập với nguồn
- Thông tin trên Form được chứa trong các đối tượng điều khiển
- Điều khiển gồm ba loại: buộc, không buộc, và điều khiển tính toán
2. Trình tự thiết kế một Form
-Xác định mục đích tạo form
-Xác định nguồn và tạo các điều khiển
-Đặt thuộc tính cho Form và các điều khiển
-Viết thủ tục
- Chạy thử và kiểm tra
II. Tạo form dùng Autoform
* Cách tạo:
Forms New AutoForm:...
Chọn nguồn
OK
* Các dạng thức hiển thị Form
Tabular : Dạng bảng
Columnar: Dạng cột
Datasheet: Dạng hàng cột

III. Tạo Form bằng Wizard
-Forms ew xuất hiện New form
-Chọn Form wizard, chọn nguồn dữ liệuOK
-Chọn các trường cần đưa vào thiết kếNext
-Chọn cách bố trí FormNext
-Chọn hình thức trình bàyNext
-Đặt tên cho FormFinish
IV. Tạo form bằng Design View
1. Các thành phần trên cửa sổ thiết kế
- Thước:ViewRuler
- Nút chọn form: Form Design
- Vùng thiết kế

Form header
Page header
Detail
Page footer
Form footer
2. Các loại điều khiển thông dụng
* Bật hộp công cụ:
- Toolbox:ViewToolbox
- Nhấp nút
* Để tạo một điều khiển:
Nhấp lên nút chứa biểu tượng
Dời trỏ vẽ lên trên form
Label:
Textbox:
Command button:
Combo box:
List box:
Sub formSub report:
3. Đưa các trường vào biểu mẫu
-ViewField list
-Chọn trường, kéo, thả vào form
- Kích nút View để xem kết quả
4. Các kỹ năng thiết kế Form
-Chọn điều khiển
Nhấp chuột
Quét chọn
- Bỏ chọn điều khiển
-Di chuyển
Nhấp chuột, kéo, thả
CTRL+Mũi tên

-Thay đổi kích thước
Giữ chuột trên nút, kéo, thả
SHIFT + Mũi tên
- Sao chép, xoá: Chọn điều khiển và thao tác bình thường
-Thay đổi định dạng
Dùng thuộc tính
Dùng thanh Formatting
Dùng menu
5. Đặt thuộc tính cho các điều khiển
-ViewProperties
a. Format: Định dạng cách hiển thị dữ liệu trên Form và các điều khiển
Caption: Tiêu đề (Form, Label)
Default View: (Cho Form) Kiểu mặc định mà Form sẽ hiển thị khi được mở (Single form, continuous form, Datasheet)
Scroll bar: Thanh trượt (Textbox, Form)
Record Selectors: (có trên form) Tuỳ chọn trên form có nút chọn mẫu tin
Navigation buttons: (Có trên Form) Tuỳ chọn trên form có các nút để di chuyển các mẫu tin qua lại
Dividing lines: (Có trên Form) Đường thẳng phân cách giữa các vùng
Fore color: Màu chữ
Font name: Font chữ
Font size: Kích thước
Back color: Màu nền
Border color: Màu viền
b. Nhóm data
Chỉ có trên các điều khiên buộc
Record Source: Nguồn dữ liệu bảng or query
Control source: Nguồn Textbox
Filter: Dữ liệu có được lọc hay không, theo biểu thức nào
Order by: Sắp xếp trường
Allow edit: Cho phép cập nhật, xoá
Data entry: Yes hiển thị 1 bản ghi trống để nhập dữ liệu mới, No mọi mẫu tin sẽ được hiển thị
Record looks: Khoá bản ghi
Source Object: Nguồn của Sub form, sub report
c. Các nhóm khác
- Event: Sự kiện đáp ứng hành
động trên điều khiển
- Other: Thuộc tính khác
Name: Đặt tên cho điều khiển
- All: Tập tất cả các thuộc tính
IV. Tạo mainsub form
Thể hiện đồng thời dữ liệu trên hai bảng có quan hệ một_nhiều
1. Mainsub form bằng Wizard
FormsNewForm Wizard
Chọn nguồn là bảng chínhOK
Chọn các trường trên bảng chính
TablesQueries: Chọn bảng phụ
Chọn các trường trên bảng phụNext
Chọn hiển thị dạng Mainsub formNext
Chọn cách hiển thị subformNext
Chọn kiểu nền hìnhNext
Đặt tênFinish
2. Tạo subform nhúng vào mainform
Tạo form có nguồn là bảng phụ
hiển thị dạng Datasheet_fcon
Tạo form có nguồn là bảng chính
Về chế độ Design, vẽ Subform
Đặt thuộc tính cho điều khiển
Source object: fcon
3. Tạo hai subform nhúng vào mainform
Tạo fcon1 nguồn là bảng chính
Tạo fcon2 nguồn là bảng phụ
Tạo form không có nguồn trên cửa sổ thiết kế thực hiện
Vẽ điều khiển subform
đặt thuộc tính
Source object: fcon1
Vẽ điều khiển textbox
Name: LienKet
Control source: nhấp ...
Formsform1fcon1
Vẽ điều khiển subform
đặt thuộc tính
Source object: fcon2
Link child field:
Link master field: LienKet
V. Tạo các điều khiển bằng Control Wizard
1. Tạo ComboBox
Dùng để lấy giá trị từ danh sách có sẵn
* Cách tạo
-Bật nút Control Wizard
- Vẽ điều khiển ComboBox
- Chọn kiểu lấy giá trịNext
- Chọn bảng hay truy vấnNext
- Chọn trường lấy dữ liệuNext
- Thay đổi kích thướcNext
- Chọn có thay đổi giá trịNext
- Đặt nhãn cho ComboBoxFinish
2. Tạo Command Button:
- Tạo các nút lệnh để đáp ứng các yêu cầu quản lý như đóng, mở form, in báo cáo,.
- Cách tạo: Tại cửa sổ thiết kế Form:
+ Bật nút Control Wizard trong hộp công cụ
+ Vẽ điều khiển Command Button lên Form (Form Header)

+ Xuất hiện hộp thoại Command Button Wizard.
+ Chọn loại lệnh tại hộp danh sách Categories, lệnh tương ứng tại hộp danh sách Actions. Kích Next
+ Chon lựa văn bản hay hình ảnh cho nút lệnh
+ Đặt tên cho nút lệnh. Kích Finish
Chương V: Báo cáo (Report)
Là công cụ dùng để thiết kế giao diện các báo cáo thông thường
1. Cách tạo mới Report
- Quy tắc tạo:
ReportsNewChọn cách tạo
Chọn nguồn
OK
- Các cách tạo:
+ Tạo bằng AutoReport:.
+ Tạo bằng WiRard
+ Tạo bằng Design View

2. Các loại Report
- Columnar: Hiển thị thông tin chi tiết dạng cột, thông thường dùng để in các thẻ
- Tabular: Dùng để in thông tin chi tiết dạng bảng, thông thường là các danh sách

- Group-Total: Thể hiện thông tin dạng bảng ngoài ra còn có các tiêu chí chung ở đầu và thống kê ở chân mỗi nhóm
- Summary: Nội dung tóm lược theo mỗi nhóm

3. Các thành phần: Giống như trên form chỉ thêm vùng
-Group header: Đầu nhóm
-Group footer: Chân nhóm
-Để tạo nhóm:
+ ViewSorting and grouping
+ Nhấp nút

-Xác định các giá trị trên cửa sổ:
+ Field/Expression: Tên trường hoặc biểu thức cần tạo nhóm
+ Sort order: Cách sắp xếp
+ Group hearder: Tạo tiêu đề (YesNo)
+ Group footer: Tạo chân nhóm (YesNo)




4. Tạo trường đánh số thứ tự
tạo Textbox và đặt thuộc tính
Control source: =1
Running sum: -No
-Over group
-Over all
Chương VI: Tập lệnh (Macro)
- Là một tập hợp của một hay nhiều hành động. Mỗi hành động thực hiện một thao tác nào đó
- Để sử dụng Macro ta phải gọi (Chạy- Run) Macro
1. Các thành phần trên cửa sổ tạo Macro
Thành phần chính xác định Macro là hành động và các tham số
-Action: Tên hành động
- Action Arguments: Các tham số của hành động tương ứng
-Macro name: Sử dụng khi tạo một nhóm các Macro
- Các loại Macro:
+ Macro đơn: Một macro có một hay nhiều hành động
+ Macro group: Chứa nhiều macro mỗi macro thực hiện những hành động riêng
- Gọi Macro Name:
ViewMacro name
- Gọi Condition:
ViewCondition: hành động được thực hiện khi thoả mãn điều kiện nào đó
2. Các hành động thường dùng và các tham số tương ứng
- Add menu: Tạo Menu riêng
+ Menu name: Dòng hiển thị
+ Menu macro name: Tên của menu sẽ thực hiện hành động
+ Status bar text: Dòng thông báo trên thanh trạng thái
- Apply filter: áp dụng điều kiện lọc
+ Filter name: Tên của query thực hiện điều kiện lọc
+ Where condition: Biểu thức điều kiện lọc viết bằng ngôn ngữ SQL
- Openform: Mở form
+ Form name: Tên form
+ View: Chế độ hiển thị
+ Filter name: Biểu thức lọc
+ Where condition: Biểu thức điều kiện
+ Data mode: Chế độ dữ liệu
+ Window mode: Chế độ cửa sổ
- Tương tự:
OpenReport: Mở Report
OpenQuery: Mở Query
OpenTable: Mở Table
OpenModule :Mở Module
3. Sử dụng macro
Khi các cần thực hiện macro ta thực hiện gọi. Thông thường là gán cho các sự kiện xảy ra trên các đối tượng
a. Các sự kiện thông dụng
Để vào thuộc tính sự kiện ta nhấp chọn đối tượng, mở cửa sổ Properties, chọn tab Event
- On openclose: Khi mởđóng
- On clickDBl click: Khi nhấp hấp kép
b. Cách tạo nút lệnh bằng Macro
- Tạo macro thực hiện hành động và lưu
- Trên cửa sổ thiết kế form tạo điều khiển nút lệnh
- Mở cửa sổ thuộc tính chọn Eventon click
- Chọn tên macro vừa lưu
* Cách gọi Macro trên đối tượng
Trên cửa sổ thuộc tính của đối tượng, vào Tab Event tại sự kiện cần gọi, chọn tên Macro
Chương 7: Đơn thể lập trình (Module)
Là các đoạn mã lệnh viết bằng ngôn ngữ Access Basic, thường để thực hiện những yêu cầu không tạo được bằng lưới thiết kế
1. Tạo module dùng chung
-Modules ew
Xuất hiện cửa sổ mã lệnh
-Tạo các đoạn mã lệnh cần thiết
-Đóng và lưu module
-VD: Để qui định một giá trị ngày thống nhất cho CSDL ta thực hiện
Tạo module Thu
Trên cửa sổ mã lệnh tạo hàm
Function NC()
NC=#1/5/02#
End function
Tại bất kì vị trí nào trong ứng dụng, cần sử dụng ngày chung ta gõ NC()
2. Tạo module đối tượng
- Thông thường là các đoạn mã lệnh gắn với một điều khiển nào đó. Khi sự kiện tương ứng xảy ra trên đối tượng thì hành động lập tức được thực hiện.
- VD: Tạo nút lệnh để đóng form khi người sử dụng nhấp nút lệnh